従来の採用動向という外的要因で変化するモデルに課題を抱いていた

株式会社インターワークスの取締役で、グループ会社・日本データビジョン株式会社の代表取締役社長の太田氏によれば、近年、民間企業は新卒採用に積極的で“売り手市場”にあるという。就職先を複数の内定企業から選べる分、学生1人あたりのエントリー社数は減少。就職活動期間の短期化も進むなど、採用戦線は様変わりしつつある。優秀な人材をライバル企業に先駆けて獲得しようと、競争化が顕著になってきている。

そうしたなか、「採用アウトソーシング（採用代行）」のニーズが高まっている。一方で、同社が担う採用アウトソーシングの領域は、処理するトラフィックに正比例して利益を生むビジネスモデルだ。学生1人あたりのエントリー数が減ることは、その分同社の売上が減少することを意味する。「採用動向をよりどころとする属人的なビジネスモデルに、そもそもの課題を感じていた」と太田氏は話す。

サーバ型の拡張性の高さを活かし、新卒採用の変革を目指した

太田氏いわく、採用アウトソーシングの業務はモジュール化しやすい作業が多く、RPAに非常に適している。そこで、同社ではBizRobo!活用による新卒採用の変革を目指した。

同社がBizRobo!を導入したのは2016年。当時はRPAという言葉はそれほど普及していなかったが、「このまま属人化したビジネス慣習が続けばHR業界全般が斜陽産業になってしまうことは明白だった」と太田氏は語る。重視したのは、サーバ管理ができる点。新卒採用は繁忙期・閑散期の差が顕著であり、そうした“波”への対応がかねてからの課題だった。

BizRobo! はサーバ上で一元管理されるため、“閑散期・繁忙期の波”に常に適したかたちでロボットを拡張・管理できる。「閑散期には数十体程度、繁忙期には数百体のロボットと、そのときどきの状況に合わせて調整できる点が大きな決め手となりました」（太田氏）

毎日発生するデータ移行の作業を自動化

インターネット上の求人サイトで採用活動を行う企業の多くは、ATS（Applicant Tracking System）と呼ばれる有料の採用管理システムを使用している。ATSにより、採用企業は複数の媒体に求人情報を出す場合も、求人管理・応募者情報管理・選考プロセス管理・内定者情報管理等々を一元的に行える。日本データビジョンはこれらATS運用業務も代行している。

一般的に、情報管理にエクセルなどの表計算ソフトを使ったときに比べ大幅に人的工数を削減できるATSだが、それでもなお、運用では採用代行先の企業とデータをやりとりする際に最新のデータに更新する“データ移行”という業務が発生する。同社ではこれらATS運用業務にBizRobo!を導入した。

1企業30分以上かかっていた作業が5〜10分に削減、効果はそれ以上

BizRobo!の導入で、これまで1企業あたり1日30分以上かかっていたデータ移行が、5〜10分程度まで削減。さらに、同作業をスタッフが行なった場合に発生する見直し・やり直しの手間も考えれば「効果はそれ以上」と太田氏は話す。

採用の現場では、合格通知を出した対象者が次の段階に進まないようなケースもある。そのような場合に、対象者の最新情報がなければ呼び出しをかけるなどの措置が取れず、その企業の採用活動はふりだしに戻ってしまう。BizRobo!導入によるデータ反映のスピードと正確性の大幅向上で常に対象者の最新の情報をすぐに確認できるようになり、機会を逃さず即座に“次の手”を打てる環境ができた。「BizRobo!導入による最大の効果は、現状把握とリスト化のスピードアップ。採用企業と当社、双方にとっての業務効率化が進んでいます」（太田氏）