会社統合に伴い生まれた「業務効率化」の必要性

統合に伴い、同社ではフロントオフィスとバックオフィスをつなぐ「ミドルバックオフィス」において業務見直しが図られた。各社で遂行されてきた既存の業務フローや基幹システムの適合性・乖離性を見直す“フィット＆ギャップ分析”、そしてそれらの一本化に取り組んだ。その過程でいくつかの課題が浮き彫りになった。

「人材派遣業のミドルバックオフィスの業務は、登録スタッフや派遣先企業と交わす契約書作成・更新から、登録スタッフに対する人事管理的な役割まで非常に多岐にわたります。しかし統合により一本化したシステムの操作や業務フローに不慣れな社員が多く、業務生産性の改善が課題でした」（大江氏）

ミドルバックオフィスの業務効率化の実現を目的に、既存業務に縛られない手法を複数検討し、大江氏はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）導入に着手することになった。

低コストの導入支援により、ROIも検証できた

RPA導入にあたり、次の2点を重視して複数のRPAツールを比較・検討した。

まずは「操作性」。BizRobo!はミドルバックオフィスに在籍する“エンジニアではないスタッフ”でも、ある程度容易に取り扱えるほど操作がしやすかったという。もう1点は今後対象業務が拡大し、複数のロボットが稼働した際の「管理の利便性」。「サーバ型のBizRobo!は1つの環境で複数のロボットを稼働可能で、かつ、スケジューラーが最初から付いているので稼働状況の可視化や集中管理もしやすかった」（大江氏）

BizRobo!の試験的な導入を行い、最終的に本格導入を決断。本格導入まで約6カ月間を要したが、大江氏は「低コストでのテスト導入のご支援をいただけたことで、ROI（投資利益率）も検証でき、本格導入にも踏み切れました」と話す。

削減した時間をクリエイティビティの高い業務に充ててほしい

最初の対象業務は、求人サイトの入稿データ作成だった。同社の基幹システムには企業から預かった案件情報が登録されており、それらをもとに自社サイトのほか「リクナビ派遣」等の他社案件集積サイトに求人情報を掲載する。掲載にあたっては媒体ごとのフォーマットに合わせた入稿データを作成する必要が生じ、これが大きな負担となっていたという。

新規案件があるごとに、もとは1つの同じ情報を複数の仕様に変換することになるので、専任の担当者は毎日かなりの工数を割いていました。もしもこうした定型業務の工数を下げることができれば、削減された時間を求人効果向上のための記事作成や分析といった、クリエイティビティの高い業務に充てられるという期待が当初からありました」（大江氏）

人員補填や採用の抑制、さらには売上創出の効果も

同社は、企業のオーダーを預かる営業スタッフが外出先から案件情報を記録できるSFA（営業管理ツール）を導入している。SFAに記録された案件情報を先の基幹システムへ統合する際に発生する転記・入力・確認にも、これまで多大な工数が割かれていた。そこで、同プロセスの一部にもBizRobo!を導入した。こうした通常業務に加え、スポット的に発生する業務もデジタルレイバーへ代替し、現在は約120体が稼働している。大江氏は次のように総括する。

「BizRobo!導入によって“これまでと同じ業務量”を“これまでより少ない人数”でさばけるようになりました。さらに、新規人材の採用抑制や残業時間削減に加え、付加価値の高い業務に工数を展開したことで利益創出にもつながっています」（大江氏）