RPA活用で職員の作業時間短縮、人為的ミスの軽減を図る

千葉県 市川市でRPA導入の検討が開始されたのは、2018年4月頃だ。当初RPA推進業務を任されたのは、企画部　行財政改革推進課（現・行政経営課）の皆さん。当時、同課に在籍していた森本豪氏は、市川市での導入の背景にある「自治体ならでは」の課題を次のように説明する。

「どこの自治体でも同じだと思いますが、職員は恒常的にある窓口対応や膨大な作業量に対応しています。特に繁忙期は、職員の時間外勤務が常態化しがちです。市では、職員の給与をはじめさまざまな支出が市民の皆様の税金によってまかなわれているので、職員の健康維持を図りつつ、貴重な人件費を最大限に活用しなければならないという課題がありました」（森本氏）

もともとIT展示会などでRPAの存在を知っていた森本氏は「RPA活用により、職員の作業時間の短縮、人為的なミスの軽減を図り、業務量の削減を行いたい」と、導入検討を進めていった。

4つのツールを効果測定・比較検証

同年8月、RPA活用の事業化に向けた本格的な動きが始まったが、予算が合わず一度は見送りに……。しかし年度予算に差金が生まれ、全庁導入に向けたRPA導入を実施すべく、2019年1〜3月頃、複数のRPAツールのトライアル導入を行い、効果測定・比較検証を推進していった。

また、同時並行で2018年12月から「共同研究」として、帳票を用いたAI-OCR正読率検証を実施したという。

RPAの比較検証ではBizRobo!を含む4つのRPAツールが選定対象となった。比較のポイントとして「ロボットの作成に携わった職員による“操作面”」「ロボットの運用・管理における“機能面”」「スモールスタートから全庁利用までを踏まえた“費用面”」の3項目をスコアリングしたという。

「“操作面”では他社ツールにも総合スコアの高いものはありましたが、BizRobo!も少し学べば初心者でも比較的動かせるというポジティブな評価でした。またそれ以上に、デスクトップ型・サーバ型の両方があるためスモールスタートから大規模利用まで幅広い運用ができる点が魅力でした。特に大規模利用を想定したとき、サーバ型であれば作成可能なロボット数や使用するPC台数に制限がなく、ロボットを増築しても費用が増えないことがBizRobo!採用の決め手となりました」（森本氏）

AI-OCRとの連携も検討中

検証の後に行った対象業務選定にあたっては、時間外勤務が多い部課に対して重点的にヒアリングを行った。そのうえで、まずは「導入に意欲があり、RPA導入によって特に作業量軽減が期待できる部課」に対して導入しようと考えた森本氏。結果的に適用対象となった部課の1つが、子ども医療費・児童手当・児童扶養手当などを担当する「こども政策部こども福祉課」だった。

「同課には『こどもと別居された受給者（親）に対して、児童手当の受給資格を満たしているかどうか』等を確認する文書を作成・送付する定型業務があります。手紙・宛名作成のパッケージソフトを入れていないため、職員は基幹システムから受給者のご住所・お名前、さらには定型フォーマットなどを文書作成ソフトへコピー＆ペーストし、毎日数件ずつ文書を作成していました」（森本氏）

その文書作成業務の自動化へのBizRobo!適用を検証したところ、開発段階で一日30分かけていた作業がボタン一つで終わる見込みが立った。削減時間以上に、システム改修では対応が難しい単純作業から解放される意味が大きいという。今後は、他の児童手当業務にも適用範囲を拡げるとともに、その一部業務にはAI-OCRとの連携も検討しているという。

公務員が本来やるべき仕事に視野を広げるきっかけに

森本氏は2019年4月からこども福祉課に異動となり、同課ではBizRobo!適用範囲拡大に鋭意取り組んでいる。

「受給者への確認文書の自動作成業務単体だけでみれば、それだけで大きな業務量削減が期待できるわけではありません。しかし、こうした“別の業務システムからコピー&ペーストでデータを作成している業務”は、自治体の部課のなかには意外とたくさんあるんです。そのような小さな業務の効率化を積み重ねることで、今後の本格稼働では、大きな業務効率化を図れると見込んでいます」（森本氏）

BizRobo!導入からはまだ日が浅いため、大きな数値的成果は生まれていない。しかし森本氏は「操作研修での職員の様子などを見ていると『新しいツールを活用して、どのように“楽しみながら”業務改善につなげていくか』という意識の芽生えを感じた」と話す。

「やはり仕事は楽しくやりたいもの。本来の公務員の仕事は創造的なもので、事務的な作業ベースでやることではないと、個人的にも思います。BizRobo!は、窓口での市民とのコミュニケーションや個別のアドバイスのような、我々のような公務員が本来やるべき仕事、市民から本当に求められている仕事に視野を広げる、よいきっかけにもなるかもしれません」（森本氏）