営業拠点の「働き方改革」を進める中でRPAに着目

九州の最西端・長崎県佐世保市で1949年に創業した油脂工場を起源に持つ協和商工株式会社は、建設資材の販売や冷凍食品の配送などに事業を拡大。現在は外食・中食・給食などへの業務用食品卸事業が売上の8割を占める。

2016年には、食品卸業界で全国初となるフードバンク団体を設立。子ども食堂の運営者などに無償提供する在庫を専用Webサイトで公開し引き取り予約を受け付けるなど、本業とテクノロジー活用を通じた地域貢献に取り組む。

約220人いる同社従業員のうち半数弱は、九州各地の拠点でエリア内の配送や営業と、それらに伴う事務処理に従事している。これらの通常業務に、季節商品の受注作業が加わる時期は残業も相次いでいたことから、同社は入力作業を本社に移管するといった「働き方改革」に着手。集約した定型作業の効率化策としてRPAに着目した。

地元企業による導入支援体制も決め手に

2018年末から約3カ月間、複数のRPA製品を実務担当者らが比較検討し、BizRobo! miniの導入を決めた。

ツールの機能・操作性やコスト面と併せて決め手の1つとなったのが、地元長崎でBizRobo!を取り扱う株式会社松本による導入支援を得られる点だった。同社に作成依頼したロボットの調整を手始めに、実践的なノウハウを吸収。業務改革の専任担当を含む「戦略システム室」の3人が、RPAの開発運用を導入後2カ月余で内製化した。

それまでの発注業務担当からBizRobo!の主担当に抜擢された野中氏は「もともとExcelを使う程度で、特別ITが得意でもなかった」。プログラミングもマクロ作成も未経験だった当時から、BizRobo!には競合製品より操作しやすい印象を持っていたといい「特に、実行する手順が操作画面の横方向に広く表示されて一覧性が高く、工程の流れを直感的につかめる点は優れていると感じました」と振り返る。

導入部署のメリットが大きい業務を優先

同社は現在「日々の売上状況を共有する社員向けメールの配信(図1)」「当日の積荷をドライバーに伝達するリストの出力」「入金伝票から基幹システムへのデータ登録」「中元・歳暮シーズン用商品の受注入力」など、およそ10業務にRPAを採用。オフィスソフト標準の自動実行機能であるマクロや、OCR（光学文字認識）といった手法との組み合わせで業務効率化を進めている。

ロボット化の対象は「通常業務後の対応を強いられるスポット業務」など、現場の負担が大きいものを中心に戦略システム室が選定してきた。そこでの工夫を近藤氏は「真価が社内に理解され、ロボット化の要望が出てくるようになるまでは特に、導入部署がメリットを実感できること、また当社のRPA活用はさらなる成長に向けた余力創出が目的で、誰かの椅子を奪うものではない旨の丁寧な説明を心がけました」と明かす。

（図１）日々の売上状況を共有する社員向けメールの配信ロボット

RPA導入を機に、他手法の活用も進展

RPAや、同時利用するソリューションを通じ、現在同社は年間2,000時間相当のリソース創出を達成している。

中でも、各拠点から本社に集約した受注業務をBizRobo!による自動処理に切り替えて年間800時間相当の余力をもたらした成果が大きく、人件費換算の効果測定では既に、BizRobo!の導入・維持コストを上回るメリットが得られている。

効率的な開発運用の観点から同社は、自動化する全工程をRPAで実装する計画だった当初方針を途中で変更。現在は単体のアプリケーションで完結可能な集計などの工程をマクロで処理した上で、基幹システムへのデータ登録といった工程間の“橋渡し”にRPAの用途を特化させつつある。

「間口が広いBizRobo!の導入が契機となり、それまで十分活用できていなかった手法とも組み合わせた、適材適所の取り組みが進められるようになりました」（野中氏）