既成のサービスで解消しきれない定型作業の効率化策を探る

秋田県南部・由利本荘市の「たにあい糖尿病・在宅クリニック」は、隣のにかほ市と合わせた人口10万人のエリアで、在宅医療と、糖尿病内科を中心とした予約制の外来診療を行うクリニックだ。院長の谷合久憲氏は、この地域での病院勤務を経て2020年春に開業。期せずして新型コロナウイルス感染拡大と時期が重なり、増大する問い合わせには電話自動応答を、また新たな検査体制づくりには電子契約を活用するなど、DXの積極推進で未曾有の事態に対処し、コロナワクチン接種では地域の全医療機関でトップクラスの実績を上げている。

一方院内では、ワクチン関連の事務処理が多忙を極めた。個別のデジタルツールで局所的に効率化しても、それらをつなぐ転記などの定型作業や、さまざまな個別対応はなお残り、もともと事務担当でないスタッフも分担する状況が続いたことから、谷合氏は新たな方策を探っていた。

カスタマイズ性、コスト、業界に通じたパートナーの支援を評価

医療現場へのRPA普及を進める「一般社団法人メディカルRPA協会」の実績紹介などを通じ、谷合氏はパソコン上の定型作業を自動化可能なRPAに可能性を見いだした。

「感染症の報告のように全国で行う事務でさえ、自治体ごとに書式やデータの仕様がバラバラなのが、医療事務を取り巻く実状です。そのためデジタルを活用してクリニック全体の業務効率化を進めるには、汎用的で、しかも細かいカスタマイズが容易なRPAが唯一の方法と考えました」（谷合氏）

実際に導入するツールとして選んだのは、RPAテクノロジーズが提供する「BizRobo! mini」。これは事務作業を自動化する方法としてシステム構築よりも格段に安価というコスト面に加え、カスタマイズをはじめとする導入後の改良・拡張が容易なこと、さらに同協会の活動を地元秋田で担う、BizRobo!パートナーの株式会社Local Powerによる支援が決め手になった。

対象選定と開発に約3カ月、合計3業務で活用

BizRobo!によるソフトウェアロボットの開発運用は、導入企業が自前で行うケースも多くみられるものの、同クリニックでは新たなスキル習得よりも本業である医療を優先する観点から、全てLocal Power社に委託した。

具体的な対象業務の選定や開発におよそ3カ月をかけ、現在では合計3業務に関する作業でBizRobo!が稼働している。具体的には、「コロナワクチン接種希望者がWeb問診ツールで回答した内容を電子カルテに反映する作業」「保険診療の患者の医療費を請求する前に目視確認用のレセプト（診療報酬明細書）を印刷する作業」「来院予定の外来患者の電子カルテ準備」を、それぞれソフトウェアロボットが夜間にまとめて自動実行。翌診療日の始業までに処理を終える体制となっている。

保険診療の患者の医療費を請求する前に目視確認用のレセプト（診療報酬明細書）を印刷する作業

夜間に集中処理、日中の業務に余裕をもたらす

同クリニックが3業務に導入したソフトウェアロボットが、手作業に代わる自動処理を通じて創出した人的リソースは、業務のピーク時を基準とした合計値で、1日あたりおよそ2時間分に達する。

従来はスタッフが日中の業務時間内に、他業務の合間をみて処理していた作業を、BizRobo!が夜間にまとめて自動処理するようになったことで、スタッフの動きには余裕が生まれ、患者の受け入れなどでより柔軟な対応をしやすくなってきたという。

「個々のロボットに劇的な効果こそないものの、ロボットの数を徐々に増やし、1日数十分相当の効果を積み上げるにつれ、業務全体に良い影響を及ぼすのが実感できました。当日の受診者数も予測しづらい現場で、スタッフが抱える作業をBizRobo!に委ねて余裕を生み、対応の自由度を高められることには、直接的な数字以上の大きな価値があると思います」（谷合氏）