RPAで情報収集を自動化！導入メリットと効果的な活用方法を詳しく解説

1 ビジネスでの情報収集の課題

人・モノ・金と並んで重要な経営資源とされる「情報」。中でも、爆発的な勢いで日々増え続けるインターネット上の情報から、いかに有益な内容を見つけて活用できるかが、今日ではビジネスの成否を左右するカギとなっています。

そうした中、ネットでの情報収集に力を入れたいときに、多くの場合でネックとなるのが、以下のような課題です。

課題1：煩雑な作業に時間を取られる

ネット上での情報収集に際しては、いくつかのサイトに分散しているデータをその都度コピーし、1つのデータファイルに集約するといった単純作業がつきものです。

作業1回あたりの負担や時間がそれほどでなくても、より多くの情報を集めようとするにつれて作業量は増大し、工程は煩雑になり、トータルでは無視できない時間を要することとなります。

それでもなお、手作業以外の方法を選ばずにいると、担当者本人の負担が増していくだけでなく、時間不足から他の担当業務へのしわ寄せが生じるおそれもあり、途中で情報収集そのものを縮小・中止してしまうことにもなりかねません。

課題2：対象範囲が広くカバーしきれない

ある領域について、偏りのない正確な状況を知りたい場合には、その領域全体からまんべんなく、一定量以上の情報を集める必要があります。

この点をおろそかにして、もし不十分な情報を資料にしてしまうと、それに基づく判断も誤る可能性が高く、思ったような成果を出すことは困難になります。

とはいえ、例えば全国・全世界にわたる市場や、膨大なユーザーがいる商品に関して正確な情報を得ようとすれば、情報収集の対象は、個人の手作業では全く追いつかないほど広いものになります。

公的機関の統計やポータルサイトなどが役立つ場合もありますが、特に前例の少ない分野や、まとまった情報が表に出ない分野で事業を進める際には独自調査が不可欠であり、有力な手がかりがネット上で得られる場合も、広い領域をどうカバーするかが課題になります。

課題3：頻繁な更新のチェックが追いつかない

リアルタイムの在庫と価格を反映したECモールや、見るたびにトップ記事が変わるニュースサイトは典型ですが、インターネット上の情報は頻繁に更新され、絶えず内容が差し替えられています。

従って、もしネット上から常に最新情報を集めようとするならば、こうした更新スピードに追いつかなくてはなりません。

「紙媒体で発表していた時代より格段に更新頻度が上がった」「新たな発表を随時、多いときは1日数回行う」というWebサイトも珍しくなく、他業務のかたわら手作業で完璧なチェックをこなすのは、もはや不可能に近いといえます。

重大情報の見落としや、古い情報に基づく誤った判断をしないためにも、「最新情報を取りに行くのではなく、おのずと手元に集まってくる仕組み」をつくれるのが理想的といえるでしょう。

2 情報収集の課題を自動化で解決

このように、個人の手作業によるインターネット上の情報収集で直面する、さまざまな課題を一挙に解決できるのが「自動化」という方法です。

自動化することで、ネットでの情報収集作業は、自分で取りに行く「プル型」から、欲しいものが手元に届く「プッシュ型」にアップデートされ、これにより業務の「効率」と「質」を、そろって高めることが可能となります。具体的には、

• 手間と時間の削減…人が他の作業をしている間に作業を完了。手作業よりも格段に速い上、情報収集だけでなく、その後の集計作業なども一体的に自動化可能
• 収集の広範化と多頻度化…作業が速いため、手作業では到底及ばない広範囲から、詳しく・新しい情報を入手可能
• 抜け漏れのない正確性…多忙なときの後回しや失念が生じやすい手作業での情報収集と異なり、一定のタイミングで結果が確実に手元へ届く

が実現します。

3 情報収集の自動化が効果的な例

インターネット上で自動的に情報を収集する手法は、さまざまな業務・用途への応用が考えられます。そのうち、実際の有用性が確かめられている例としては、次のようなものが挙げられます。

用途1：営業先リストの作成

大手企業の事業拠点や市区町村役場などの住所は、全てインターネット上で公開されているため、自動化の手法を使えば、それらの情報がまとまった営業先リストが入手できます。

さらに応用を進めているユーザーの中には、営業先住所をリスト化するのに併せて、経路検索のWebサービスで示される自社オフィスから各営業先までの道のりを、自動的に画像保存している例もあります。この画像は、社内共有する営業用資料に添付されており、営業担当者が訪問前に行う準備作業の負担軽減につながっています。

用途2：ECの在庫管理の効率化

インターネット経由で型番や在庫、価格といった基本情報が確認できる商品を仕入れ、ECモールなどで販売している企業では、情報収集を自動化することで、在庫管理の負担を大幅に軽減できます。

例えば、あるEC事業者では、自社のECサイトと実店舗で併売している商品の販売状況確認や、取り寄せ商品の在庫確認作業に自動処理を導入。これにより、Webシステムを通じた最新状況のチェックを「1日1回」から「毎時1回」に多頻度化することで、品切れ商品の販売を防ぐといったサービス品質の向上を達成しています。

用途3：タイムリーな価格設定

EC・実店舗を問わず、買い手がさまざまな売り手を簡単に比較検討できる商品では現在、常に変動する価格相場を素早く正確にとらえ、自社の売価に反映することが販売戦略上重要になっています。

こうしたニーズに関しては既に、特定のECモール内で出品者中の最安値をチェックし、さらに下回る価格を自動設定できるサービスなどが普及しています。もっとも、この方法だけでは、他のモールなどと比較したときにも競争力ある価格設定が十分できないといった問題も残されています。

こうした場面で、ECモールの内外を問わず、ネット上での情報収集全般を自動化対象にできるツールを使えば、複数のモール間や、自社ECサイトとの間でも最新の状況を共有できるため、より柔軟、かつタイムリーな価格設定が可能となります。

用途4：オンラインマーケティング

商品・サービスを提供している企業にとって、SNSや口コミサイトに書き込まれるユーザーの感想は、リアルタイムに生の反響が確かめられ、プロダクトや販売戦略を改善・強化していく上でも参考となる“宝の山”です。

ネット上の口コミからフィードバックを得るための方法としては既に、自社公式SNSの投稿管理とセットで口コミ検索ができるサービスや、口コミに対する返信を代行するサービスなどがあります。ただ現在のところ、主要なSNSや口コミサイトを横断検索してコメントを自動収集できるサービスはなく、ネット上の情報収集を自動化するツールを使えば、そうした機能を自作することが可能です。

4 情報収集の自動化にRPAを活用するメリット

インターネット上での情報収集を自動化できる具体的な方法はいくつか存在しますが、その中でも有効な選択肢となるのが、パソコン上での定型的な作業を、ほぼ何でも自動実行できるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールの活用です。

他の方法と比較したときのRPAのメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

メリット1：プログラミング不要

RPAは、プログラミング言語を全く使わないか、ほとんど使わずに、本来プログラミングで実現するような機能を開発できる「ローコード」のツールです。

インターネット上での情報収集に関しては、既に触れた用途特化型の自動化サービスのほか、汎用的な自動化ツールも存在しますが、ツールの操作そのもの、あるいは収集したデータの処理にプログラミング言語の知識が求められる場合がほとんどです。

この点でRPAは、あらかじめ手順が決まってさえいれば、マウスとキーボードを使ってパソコン上で行う作業をほぼ何でも自動実行するため、情報収集はもちろん、収集したデータの整理や集計についても、基本的にノンプログラミングで自動処理できるのがメリットです。

メリット2：作業外注よりも自由度が高い

手作業によるインターネット上の情報収集を効率化する方法としては、自動化を自前で行う以外に、ノウハウを持つエンジニアなどに外注する選択肢もあります。クラウドソーシングサイトなどでは、こうした作業の委託が時間単価1,000円前後で行われており、単純なコスト比較では、RPAツールを導入して社内で処理する場合と変わりません。

もっとも、作業を外注する場合は、十分なスキルを持つパートナーを見極めた上で、詳細な作業内容を固めて依頼する必要があります。特に初期段階では、試行する中で当初のやり方を変えたほうがよいと判明するケースも珍しくありませんが、いったん外注で依頼した内容を途中から大きく変えるのは、追加の費用やコミュニケーションも生じるため容易ではありません。

この点で、プログラミング経験がない人でも扱えるRPAツールであれば、社内のスタッフが直接、自由に試行錯誤しながら、自社にとって最適な情報収集の方法を探り当てられるでしょう。

メリット3：情報収集以外の業務自動化も可能

インターネット上での情報収集を自動化する方法としては、無料で使い始められるWebサービスも存在します。ただ、こうしたサービスは情報収集に特化しており、データの加工やファイル形式の変換といった後工程の自動化は、有償のオプションとなっています。

この点でRPAは、パソコン上での定型作業をほぼ全て自動実行できるため、情報収集だけにとどまらず、集めたデータの振り分けや加工、指定ファイル形式での保存といった後続の工程に至るまで、一貫した自動処理が可能という強みがあります。

特に「バックオフィス業務の効率化」といった用途で既にRPAツールを導入しているユーザーは、情報収集用途での活用にも積極的に取り組むことで、社内の生産性をさらに高めることができるでしょう。

5 情報収集の自動化で「できないこと」

ここまで触れたとおり、ネット上から情報を自動収集するのが有効な業務は幅広く、手作業では到底なしえないような成果が得られるのは確かですが、一方でそうした方法が無制限に認められているわけではありません。情報を集める目的・方法・程度によっては、合法的に実現できない、あるいはそもそも物理的に実行できない場合もあります。

極端な例を挙げると、「あるWebサイトの全情報を権利者に無断で自動コピーし、競合サイトを公開する」、あるいは「情報収集するサイトのサーバーへ、自動接続を短時間に多数回繰り返し、障害を引き起こすほどの負荷をかける」といった行為は明らかに違法で、罪に問われる可能性もあります。

また、利用規約で自動的な情報収集を禁止しているサイトや、人間以外のアクセスを困難にしているサイト、過剰なアクセスを検知して制限・遮断するサイトも存在します。

6 RPAで情報収集を自動化するなら「BizRobo!」がおすすめ

自社にとって有益な用途で、なおかつふさわしい方法に留意しながら、インターネット上での情報を自動的に収集したいユーザーにおすすめしたいのが、RPAツールの「BizRobo!」です。その理由は、以下のとおりです。

ポイント1：Web上での操作に強いブラウザ内蔵型

パソコンの定型作業全般を自動実行できるBizRobo!は、もともとインターネット上の情報を自動収集する「Webスクレイピング」の技術をベースにした製品です。つまり、BizRobo!にとってネット上の情報の自動収集は“得意中の得意”といえるタスクです。

具体的な特徴で言うと、BizRobo!の開発環境は専用のWebブラウザや、「Google Chrome」「Microsoft Edge」と同じブラウザエンジン「Chromium」を内蔵しているためWebサイト・Webシステムの操作に強く、「ポップアップ表示があるサイト」「条件によって表示内容が変わる動的なサイト」といった、一般に自動実行が難しいとされる条件においても情報収集が可能です。

現在国内で出回っている主要なRPAツールの中で、こうした特徴を備えた製品はBizRobo!が唯一であるため、ネット上での情報収集用途を重視してRPAツールを選ぶ場合には、間違いなくベストの選択肢となるでしょう。

ポイント2：ターゲットの変化に迅速対応できる操作性

社員数50人に満たない中小企業から数万人の業界大手まで、あらゆる規模の組織で活用されているBizRobo!は、特別ITに詳しくない人でも簡単に使い始められる操作性を特長としており、開発時はもちろん、実稼働に入った後のカスタマイズや修正も、メニュー選択やドラッグアンドドロップといった直感的操作でできるようになっています。

情報収集の対象となるWebサイトでは、リニューアルで新しいメニューが増えたり、ボタンの配置が移動したりといった変更が、かなり頻繁に行われているのが実情です。そのため、変更前のサイトに合わせて設計していた自動化の仕組みを、変更後の仕様に合わせて修正する機会がどうしても多くなりますが、その際の操作が容易で、迅速に対応しやすいBizRobo!であれば、運用を止めない情報収集が十分可能となるでしょう。

関連ページ：BizRobo!とは

7 まとめ

日々拡大を続けるインターネット上から有益な情報を集め、ビジネスに生かす重要性が増している中で、情報収集を自動化するのは極めて有効な選択肢です。ネットからの情報収集を自動化することで、手作業での能力的な限界を克服でき、業務の効率性と質をそろって高めることが可能となります。情報収集の自動化が有用な具体的業務は多岐にわたり、特定分野の情報収集に特化したサービスもありますが、パソコンでの定型作業全般を、幅広く自動実行できるRPAを活用すれば、収集した情報の後処理を含め、一貫した自動化が実現できます。プログラミング知識がなくても使い始められるRPAツールの利点を生かし、現場の担当者が直接操作すれば、絶えず変化するネット環境にも即応しやすく、貴重な情報がいつでも、すぐ手元に届く仕組みを確立できるでしょう。