【セミナーレポート】失敗事例、成功事例の両面から学ぶ！中小企業必見、RPA・AI-OCRを活用した働き方改革のポイントとは？

日本の労働生産性は主要先進国（G7）の中で最下位、ひとつの仕事にかけるコストが高すぎると言われています。生産性を高めるために働き方改革やDX化に取り組んでいるものの、なかなか上手くいかないと悩まれている方も多いのではないでしょうか。

今回は先日実施したセミナー「中小企業必見！生産性を確実に向上させるRPA・AI-OCRを活用した働き方改革のポイントとは？」のレポートを通じ、生産性を高める働き方改革のポイントをご紹介します。RPA導入検討中の方、現在の働き方改革に行き詰まりを感じている方はぜひご一読ください。

ライター紹介

長澤 史佳（ながさわ ふみか）

大学在学中に「ハフポスト日本版」と「Forbes JAPAN」にて記事執筆・編集・翻訳などを経験後、新卒で株式会社PR TIMESに入社し、PRプランナーとして化粧品メーカーや食品メーカーを担当。2022年よりRPAテクノロジーズ株式会社に入社し、コンテンツ企画や広報を手掛ける。

株式会社経理バンクについて

株式会社経理バンクは1986年に設立し、経理・会計業務の請負や経理BPOサービス、RPA導入支援サービスなどを主な事業内容としています。ミッションは「中小企業のバックオフィス業務をDXとアウトソースでトータルサポート」すること。協力企業やパートナー企業とともに、ミッション実現のため日々尽力しています。

また、経理バンクは全国に7拠点、合計約3000のクライアントを抱えるかがやきグループのグループ会社です。グループ内で経理・税務・労務・行政書士・監査法人・経営・M&A・知財・財産・不動産・人材派遣など、各分野に精通する専門家が揃っているので、ワンストップで対応できる体制を構築しています。

さらに、RPAテクノロジーズ株式会社をはじめ、DXやクラウドサービスなど専門性の高い企業とも提携し、導入・開発支援を行っています。

今でこそかがやきグループでは様々な企業の経営を支援していますが、現在に至るまでの過程ではたくさんの試行錯誤を繰り返してきました。その経験から、実際にどう行動したら成果が出たのかをご紹介していきます。

かがやきグループでの「働き方改革」のポイント

① ITツールをいかに選択していくか

「導入すると、効率化が実現します」というツールはよく目にしますが、それよりもそれぞれの会社にあったツールを選択することが重要です。また、バックオフィスで使うのか、各部署で使うのか、それとも全社的に使うのか、使用範囲をしっかりと認識してから選択しましょう。

② ペーパーレス化で様々なメリットが生まれる

社内にある紙をペーパーレス化することで、オフィス空間が広がったり、インク代や紙代などのランニングコスト削減だったりが見込めます。さらに、そこから業務時間削減につながったという例も存在しています。

③ RPAやAI-OCR導入だけで改革の目的は達成できない

RPAやAI-OCRは働き方改革において重要な手段ではあるものの、導入だけで改革は実現しません。経営者の強い意志や導入推進者と現場のコミュニケーション、またRPA開発者のやる気と焦らない姿勢などが実現に向けて大きなポイントとなってきます。

かがやきグループでのRPA・AI-OCRの失敗事例

失敗事例① | Excelから会計システムへの手入力をRPAで自動化

・導入前の想定

① データの転記作業なので、RPAに向いている

② スタッフが毎日、多くのお客様の経理処理を代行している

③ 全員が行っている作業のため、RPAの効果が最大限に活かせる

・失敗要因

① 日付や取引先名などデータを入力する箇所が多すぎてロボット開発が複雑になり、エラーが頻発した

② エラーが起こったため、現場からは「手入力の方が確実」という声が上がった

③ 何個もRPAを作る必要があり、開発者の人員が不足した

失敗事例② | 受領請求書をAI-OCRでデータ化

・導入前の想定

① 手書きではなく印字されている書類のため、AI-OCRの識字率が高い

② 大量に請求書があるため、効率化した場合の効果が大きい

③ 毎月同じ取引先もあるため、読み込めばAIが学習して識字率が上がる

・失敗要因

① 合計額の読み取りは可能だったが、明細を読み取ることができなかった

② 識字率が70%程度の場合、読み取れていない箇所を探す必要があり、業務負荷が増えた

③ 取引先によって請求書の種類が違うため、AI-OCRでの読み取り設定にも時間がかかった

RPA・AI-OCRはどのような業務に向いているか

RPA・AI-OCRでの失敗経験を基に、どのような業務に向いているかというと、RPAは単調かつ繰り返し行われる業務が向いていると考えています。ただし、その際にRPAで行うことがベストかどうかをセットで考える必要があります。使えないアプリやシステムもあるので、最初の段階ではデスクトップアプリケーションの自動化は避けるのをおすすめします。

AI-OCRは、定型フォーマットでシンプル、そして同一で枚数が多い帳票が向いていると考えています。AI-OCRの精度が低いとデータ補正に多くの時間がかかり、逆に手間となってしまいます。データ補正のことも考えた上で、ツール選びや運用体制構築を進めていきましょう。

RPA・AI-OCR等の導入ポイント

RPAやAI-OCRを導入する時に注目したいポイントはいくつかありますが、一番は「業務フローを見直す」ことです。RPAやAI-OCRに限らず、新しいツールやシステムを使おうとする時は業務フローの見直しを徹底的にしています。ここで見直しをしていないと「使い始めたけどなんだかうまくいかない、でも慣れてきたから大丈夫」という状態が続いてしまいます。導入を検討している場合、まずは棚卸をして、業務の見える化を進めていきましょう。

かがやきグループでのRPA・AI-OCR成功事例

失敗事例とそこからの学びをご紹介したところで、成功につながった事例もご紹介していきます。まずは売上データをエクセルに転記していくロボットです。導入前は月30時間かかっていたものが、導入後は約9割削減することができました。申告書の印刷は1件あたり5分ほどで大きな負担にはなっていなかったものの、導入後はかける時間がゼロになりました。最初から大きなロボットを作るのではなく、最初は小さいものでもロボットに任せ、それが積み重なって大きな効果を生み出しています。

AI-OCRでは、領収書のデータ化をスキャンとAI-OCR化アウトソーシングサービスを導入したことで、1社あたり1時間の削減につながりました。経理台帳のデータ化はまずフォーマットを統一し、読み取る項目も限定することでチェック業務のみで会計ソフトに取り込めるようになりました。

この記事のまとめ

• ・RPAやAI-OCRを導入する前に、どれだけ業務を掘り下げられるかの分析が重要
• ・業務の見える化をしっかりとした上で、RPAやAI-OCRが適しているのか判断しやすくなる

セミナー完全版につきましては、ぜひ下記からオンデマンド配信をお申し込みください。より詳細な説明に加えて、質疑応答などもご視聴いただけます。

また、今後もWebセミナーやすでに実施したセミナーのアーカイブ配信もご用意しております。ご不明点やRPAについてご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

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