業務自動化とは？注目される背景やメリットデメリット・具体的な方法などを全解説

業務自動化とは、システム導入などIT技術を活用することで社内の業務を自動化することです。

少子高齢化による人手不足や、昨今の働き方改革の推進によって、多くの企業で業務自動化が検討されています。

業務自動化を行うと、業務効率化やコスト削減が実現するなど多くのメリットがある一方で、導入にコストがかかることや不具合が生じると業務が止まるというデメリットもあります。

そこでこの記事では、業務自動化の概要を解説し、その背景や対応するメリット・具体的な業務と自動化までの手順など、網羅的に解説します。

業務自動化を検討されている方は、ぜひご覧ください。

業務自動化とはIT技術を活用し社内の業務を自動化すること

業務自動化とは、IT技術を活用しながら社内の業務を自動化することを指します。

これまでは人が行っていた単純作業やルーチンワークと言われる定型業務をICTツールに任せ、人手不足の解消や業務効率・生産性向上に役立てることが可能です。

IT技術が進歩したことで、データ入力や表作成などの簡単な事務作業に加えて、社内固有業務であっても流れや作業内容が決まっているものに関しては、ツールでも人と同じまたはそれ以上のクオリティを出すことが可能になりました。

RPAやAI・プログラミングなどのツールを活用することで、多くの企業でルーチンワークが自動化されています。

昨今の人手不足が叫ばれるなかで、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増えているのも業務自動化が進む理由の一つです。

DXとは、企業がAI、IoT、ビッグデータなどのデジタル技術を活用して、業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出、旧来のシステムからの脱却や企業風土の変革を実現させることを目的としたものです。

業務自動化による生産性向上は、DXの目的を果たす一端であるとも言えます。

業務自動化が注目される背景

本章では、業務自動化が注目される背景について解説します。

業務自動化が社会的に注目され、多くの企業が導入を検討しているのには、以下2点の背景が存在します。

・背景①：少子高齢化による人手不足の進行
・背景②：働き方改革推進とコスト削減を目的とした労働時間の短縮

それぞれ解説していきます。

背景①：少子高齢化による人手不足の進行

背景の1つ目は、少子高齢化により人手不足の進行です。

業務自動化が注目される代表的な理由として、国内の労働力不足が挙げられます。

少子高齢化のスピードが加速し、人手不足問題が各社で顕著となっていること、今後の労働人口が減る見込みから逆算し、別の形で労働力を確保する必要があることから、24時間365日稼働できる労働力としてRPAが注目されているのです。

将来的に多くの企業が直面する労働力不足の課題解消に役立つと大きな期待が寄せられています。

背景②：働き方改革推進とコスト削減を目的とした労働時間の短縮

2つ目の背景として、働き方改革推進とコスト削減を目的とした労働時間の短縮に迫られていることが挙げられます。

少子高齢化による人手不足が進行する状況下で、従来と同じように社内の業務を進めていると、従業員1人あたりの業務が増えてしまい労働時間の超過を招くことになります。

業務自動化を行いロボットに働いてもらうと、社内業務の一部をロボットに代替してもらえます。結果として労働時間の圧縮につながり働き方改革が実現し、労働時間が減ることでコスト削減にもなるのです。

また、単純作業はヒューマンエラーの発生を避けられません。業務自動化によってこれらを解決すると、業務品質向上も同時に可能となります。

業務自動化が進まない理由

社会的なニーズと注目度の両方が高い業務自動化ですが、実際のところ業務自動化を上手く進められていない企業も多数存在します。

本章では、業務自動化が進まない理由を紹介します。

・理由①：業務の実態を把握するのが難しい
・理由②：業務自動化に最適な業務かどうか見極めにくい
・理由③：業務自動化の効果を定量的に測りにくい
・理由④：プロフェッショナル人材を確保できない

具体的に見ていきましょう。

理由①：業務の実態を把握するのが難しい

1つ目の理由として、業務の実態を把握するのが難しいことが挙げられます。

業務自動化を行うにあたっては、「何の業務なら自動化できるのか」を考えなくてはなりません。つまり業務の実態を把握することが不可欠であり、これを抜きに自動化を進めても、結果として上手くいかないというケースは多々あります。

自動化を目指して現在の業務を把握する際に、手順書やマニュアルが古いことから業務内容が可視化されていないケースや実態にそぐわないケースも見受けられます。

この場合、業務内容を調査するためにヒアリングを行いますが、通常業務と並行して進めることに時間と手間がかかってしまい、頓挫してしまうことがあるのです。

理由②：業務自動化に最適な業務かどうか見極めにくい

2つ目の理由として、業務自動化に最適な業務かどうかを見極めにくいことが挙げられます。

業務自動化で使用される各種ITツールにもそれぞれ特徴があります。業務によっては人の手や判断が入って初めて成立する作業もあるため、自動化できるかを適切に見極める必要があります。

例えば、業務が途中で分岐していてロジックが複雑なものや、作業が属人化しているもの、承認作業を挟むものなど、流れはルーチンでも人の手を介する業務は多いものです。

人が介在する業務を自動化しようとすると難度が高くなる傾向にあり、自動化したくてもできないという状態に陥ってしまいます。

なお業務自動化に向けて動き出す事前準備時点での見極めが甘く、後の作業がうまくいかなくなったり頓挫したりすることもあるでしょう。

理由③：業務自動化の効果を定量的に測りにくい

業務効率化の効果を定量的に測りにくいことも、業務自動化が進まない理由の1つです。

多くの企業は営利目的で活動していることから、自動化や効率化の効果を数値化して定量的に示せないと、関係者の理解や協力を得られません。

「業務が楽になる」「業務品質が上がる」「これまでよりも作業時間が短くなる」というように効果を主観的に提示しても、費用をかけてツールを導入する以上は具体的な判断基準を求められるのはやむを得ないのです。

そこで「半日かかっていた作業が30分になる」「自動化により毎日2時間の作業時間が浮く」など、業務自動化による具体的な効果を提示しましょう。

効果を具体的に示せない以上、業務自動化を進めるのは難しくなりがちです。

理由④：プロフェッショナル人材を確保できない

プロフェッショナル人材を確保できないことも、業務自動化がストップしてしまう理由に挙げられます。

業務自動化を実現するITツールは、現場担当者やノンIT人材でも利用できるものが多数ありますが、自動化したい業務規模や導入するツールによっては、プログラミングに長けておりシステム構築が可能なプロフェッショナル人材が必要です。

外部ベンダーに依頼してシステムを構築してもらうことも手段の一つですが、業務自動化は日々の業務に直結するものであり、システムエラーとなった場合に昼夜問わずスピード感を持って対応可能な体制を敷いておくことが望ましいでしょう。

システム部門以外の他部門との連携が発生する観点からも、社内でロボットの手配が可能な能力やスキルを持つ人材を確保したうえで業務効率化を進める必要があります。

業務自動化のメリット

業務自動化のメリットは、以下の3点です。

・メリット①：業務効率化により人的リソースの最適化が叶う
・メリット②：コスト削減と人員不足解消が同時に実現する
・メリット③：ヒューマンエラーが防止され業務品質が向上する

業務自動化を検討されている方は、ぜひご覧ください。

メリット①：業務効率化により人的リソースの最適化が叶う

業務効率化により人的リソースの最適化が叶うことは、業務自動化の大きなメリットです。

定型化されているルーチン作業を自動化すれば、本来力を入れるべきコア業務に多くのリソースを集中できます。

例えば営業部門なら名刺や顧客名簿の管理、顧客情報のシステム入力など、直接的に売上につながらない業務を行う必要があります。

しかしツール導入等によってこれらの定型業務を自動化すれば、浮いた時間を活用して営業戦略を練ることや、商談の数を増やすことが可能です。

人間にしかできない業務に人的リソースをあてがえば、社内人材の最適化が叶います。

メリット②：コスト削減と人員不足解消が同時に実現する

コスト削減と人員不足解消が同時に実現するのは、業務自動化の大きなメリットです。

業務自動化を行うことで社内業務の一部をロボットが代替することになるため、作業に充てる人員数や作業時間を減らすことができます。

結果として人件費削減と人員不足解消が同時に実現するのです。

作業の一部を派遣社員に委託していたなら、派遣社員の採用が不要となりますし、社員が作業を担っていた場合でも、残業時間の削減につながり、残業代を削減できるでしょう。

ツールの導入に費用がかかるものの、長期的かつ社内全体で見ると費用の圧縮が可能と言えます。

メリット③：ヒューマンエラーが防止され業務品質が向上する

ヒューマンエラーが防止され業務品質が向上する点も、行事自動化を行うメリットと言えます。

人が業務を行ううえで、ケアレスミスや抜け漏れなどのヒューマンエラーは避けられません。どんなに気をつけていても、1つや2つはミスをしてしまうものです。

しかし業務自動化を行いロボットやツールを導入すれば、ミスを防止しながら速いスピード感と高いクオリティで業務進行が可能となります。

ロボットやツールを使って自動化することにより業務の質が高い水準で一定となるため、ミスを発見するためのダブルチェック作業の工程も削減できるでしょう。

業務自動化のデメリット

業務自動化のデメリットは、以下の4点です。

・デメリット①：導入にコストがかかる
・デメリット②：自動化を行なった業務の有識者が減る
・デメリット③：不具合が生じると業務が止まる
・デメリット④：雇用が減少する可能性がある

メリットと合わせてチェックしておきましょう。

デメリット①：導入にコストがかかる

導入にコストがかかるのは、業務自動化のデメリットと言えます。

業務自動化に必要となるツールは、無料で使えるものから月額100万円近くするものまで、初期費用を含めた導入コストに幅があります。

業務自動化の魅力の一つにコスト削減が挙げられますが、自動化ツールの導入や運用にもコストがかかります。

このため導入すべきツールの選定は慎重に行い、社内全体の費用対効果と合わせて検討することは欠かせません。

自社に最適かつ優れた費用対効果のツールを導入・運用できれば、人件費や業務時間を大幅に削減でき、トータルコストの抑制につながります。

デメリット②：自動化を行なった業務の有識者が減る

業務自動化を行った場合、社内における当該業務の有識者が減ってしまう可能性があります。

長期間にわたり業務の自動化に頼っていると、自動化した業務を自力で作業できる人材が減ってしまうことは避けられません。

業務を自動化した直後は良くても、担当者変更や退職によって対応可能な人材がいなくなってしまうと、問題が発生した際の対処が難しくなります。

このため業務自動化を行う際には、人手で作業する場合の業務手順やロボットに教えた作業手順をマニュアル化しておくことがおすすめです。

デメリット③：不具合が生じると業務が止まる

不具合が生じると業務が止まってしまうことも、業務自動化によるデメリットと言えます。

ロボットのエラーやサーバーの不具合が発生すると、自動化されていた業務がストップしてしまい、アナログで作業を行う必要が出てきます。

生産性が低下することはもちろんのこと、ロボットやツールへの対応に時間がかかる場合は人手で作業を進めなければ業務が止まってしまうことから、社内運営に影響を及ぼす可能性もある一大事です。

またルールをロボットに教えた場合、教えたルールに沿って業務が進んでいきます。このため、万が一誤った情報を教えてしまいエラーにならなければ、正しい結果とは異なる内容のアウトプットが出力されてしまうでしょう。

このような事態を避けるために、定期的なシナリオ確認やメンテナンス・セキュリティレベルの確認など、被害を最小限に食い止めるための対策を事前に検討しておきましょう。

誤作動が起きた際に素早く対処できるよう、有事の際の担当者を決めておくことも大切です。

デメリット④：雇用が減少する可能性がある

最後のデメリットとして、雇用が減少する可能性があることが挙げられます。

業務自動化を行うと人件費削減や業務効率化が実現しますが、これは裏を返すと雇用が減少する可能性があることを意味します。

どのような業務を得意とするかは人によって異なり、頭で考えて新しいアイデアを生み出すことが得意な人がいれば、反対に目の前の仕事を黙々と進めていくことを得意とする人もいます。

このため業務自動化によって削減した業務に従事していた人材を別の部署に転換しても、新しい配属先での仕事が合わずに退職してしまったり、自分に合う求人募集が見つからず苦慮する人は一定数出るでしょう。

業務自動化によって、社内の人材を別部署に配置した場合は、新しい部署でも活躍していけるような周囲のサポートは欠かせません。また上長も配慮を行いながら業務を進める必要があります。

業務自動化に向いている業務例

業務効率化に向いている業務の特徴に、「定期的に発生する」「ルールが決まっていて再現性がある」「大量の業務」の3点全てを満たすことが挙げられます。

そこで本章では、業務自動化に向いている社内業務例について、部門別に解説します。

・部門共通
・人事業務系
・経理・財務業務系
・受発注業務系
・CRM系

これらの業務に共通して言えるのは、業務自動化することで、担当者の作業時間削減・業務効率化と入力ミスなどのヒューマンエラー削減が同時に叶うことです。

社内に自動化できそうな業務がないか、ぜひチェックしてみてください。

部門共通

各部門で共通する業務の一例として、以下のような業務も業務自動化できます。

・データ入力
・日報作成
・広告や日次など各種レポート作成
・競合の価格調査

詳しく見ていきましょう。

データ入力をはじめとする、あらゆるデジタルデータの登録・更新・変更や、日報・月報作成は、業務自動化が可能な業務です。

PC上で動作する業務ならほぼ全て自動化が可能で、各種専用ツールやExcel・メールツール・チャットツールを利用した動作も、業務自動化ができます。

レポート作成に関しては、広告運用の費用対効果を集計する際の特定キーワードにおけるCPA（顧客獲得単価）やCPC（クリック単価）などのデータをGoogleアナリティクスから抽出したり、抽出した数値をグラフ化したりといった作業も自動化が可能です。

レポート作成に必要な、データ収集や分析・検証も可能ですので、効果的に活用すると良いでしょう。

人事業務系

人事系の業務は、一例として以下のような業務で業務自動化が可能です。

人事系部署の多くでは流出の許されない個人情報を扱っていることや、書類による定型業務が多いといった特徴があり、他部署と比較して業務自動化しやすい業務が多いと言えます。

・勤怠集計・通知・管理
・有給取得状況や残業時間などの労務管理
・人事評価に付随する業務

なかでも勤怠集計・通知・管理は、業務自動化しやすい業務の一つです。

担当者への確認依頼メールを自動送信するというような、複数のアプリケーションを跨いだ作業も可能で、年末調整のような年に1度の業務もルールが変わらないものは自動化できます。

また、勤怠管理ソフトに登録された社員の勤怠情報をロボットに収集させれば、各社員の有給休暇消化率の定期的なチェックや、過重労働を行なっている社員へのアラートを自動的に行うことも可能です。

各部署の上司が個別に確認していた労務管理が一元化され、離職率低下やワークバランス改善に効果を発揮するでしょう。

人事評価に付随する業務も、人事面談のような各社員によって内容が異なる業務は難しいものの、人事評価の集計・評価結果の資料化・人事評価案内のメール送付など、社内で手作業をしているルーチン業務の多くは自動化できます。

経理・財務業務系

経理・財務系の業務はルーチンワークが多く、業務自動化が可能な業務が多数存在します。

・請求書や作業報告書の作成・発行業務
・経費精算集約
・資産管理業務

請求書や作業報告書の作成・発行は、業務自動化が可能な業務の一つです。

システム入力済みの注文データから請求書作成に必要な数値情報を抽出し、毎月特定のタイミングで請求書を作成、必要に応じてプリントアウトまでするなど、これらのルーチン業務が業務自動化の対象となります。

経費精算集約についても、交通費精算における一連の作業（例：交通費検索・最安値と最適経路検索・申請内容と記載運賃の突き合わせ）などを自動化可能です。

毎月定型で発生する経費精算の承認処理も併せて自動化すれば、業務が完結するまでのスピードを大幅に上げられるでしょう。

資産管理業務は、減価償却の開始時・終了時に自動メール送信や通知をするようRPAに学習させれば、抜け漏れがない適切な資産管理につながります。

受発注業務系

受発注系の業務は多くの作業で流れが決まっており、業務自動化しやすい業務が多数存在します。

・受注情報・在庫確認業務
・発注リスト転記・受注時のデータダウンロード業務
・売掛入金確認・消込業務
・買掛金処理・支払い帳票の作成

受発注系の業務のように、複数のシステムやアプリにまたがることが多い業務こそ業務自動化が効果的です。

商品価格の変更、在庫数の変動、新商品の追加、注文内容の確認など、商品情報変更のタイミングでRPAを活用するようシナリオを組めば、それまで手動で行なっていた確認や連携が不要となります。

また、入金時の売掛入金確認・消込業務も、銀行システムから取得した入金情報と社内の会計システムが保有する消込情報を突き合わせし、未入金情報をリスト化するまでの一連の作業をRPAツールで自動化するなど、ストレスがかかりやすい業務の軽減にもつながります。

顧客からメールで受信した発注リストを自社の受注管理システムに転記したり、顧客のシステムを定期的に確認し受注がある場合にデータをダウンロードするような、ルーチンでありながら抜け漏れ誤りが許されない作業も、業務自動化が最適です。

CRM系

CRM（顧客関係管理）関連の業務では、以下の業務を中心に業務自動化が可能です。

・顧客情報のシステム登録
・SNS上の口コミ収集
・定期的なメール配信
・問い合わせ対応

新規顧客を獲得した際に発生する顧客情報のシステム登録業務は、自社で連携するシステムが多いほど手作業が大変です。

そこでRPAを活用して自動化すると、専用フォームへの一度の顧客情報入力によりRPAがそれぞれのシステムにログイン・情報を自動登録してくれます。

また、自社商品や自社に対するSNS上の口コミや、営業推進に活用するデータを収集する業務も、業務自動化が可能です。

定期的にインターネットから情報収集してExcelで一覧化したり、具体的なキーワードを選定し収集した口コミをポジティブとネガティブで選別、特定のネガティブワードを検知した際のメール通知機能など、便利に各種データを収集できます。

加えて、自社フォーム等への問い合わせに対して、窓口担当者が確認する作業も業務自動化を行えば、事前に対象となる問い合わせとメール返信内容を設定しておくことで自動的返信と問い合わせ管理が同時に実現します。

業務自動化の具体的な方法・手段

業務自動化の具体的な方法や手段は、以下の通りです。それぞれ特徴がありますので、自社に合うものから取り入れると良いでしょう。

・方法①：RPAツールを導入する
・方法②：Microsoftのマクロ機能を活用する
・方法③：プログラミングを活用しシステム構築する
・方法④：AIツールを導入する

それぞれ解説します。

方法①：RPAツールを導入する

業務自動化を行ううえでもっともおすすめする方法が、RPAツールを導入することです。

RPAツールとは、ロボットに業務の流れ（シナリオ）を教えることで、社内の定型業務を自動化してくれるツールです。各種データ入力や定型分でのメール送付、経費精算など、幅広い業務を自動化できます。

RPAツールは作業手順やルールを教えると休みなく働いてくれるため、いわば24時間365日働ける労働者のようなものです。

ただしRPAツールは種類や費用感が幅広いため、導入時はツールを導入する目的や費用対効果を明確にし、自社に最適なツールを選ぶようにしましょう。

▶️RPAツールのおすすめを知りたい方は、「業務自動化ならRPAツールのBizRobo! がおすすめ」をご覧ください。

方法②：Microsoftのマクロ機能を活用する

Microsoftのマクロ機能を活用することも、業務自動化に有効な方法です。

Microsoft Office製品に搭載されているマクロ機能を活用すれば、複数の動作をまとめて自動化できます。WordやExcelへの入力作業や、データ集計・フィルの統合などが可能となります。

マクロはVBAと呼ばれるプログラミング言語で作成するため、プログラミングの知識を持つ人材が社内にいれば、追加コストはかかりません。

ただし、マクロを導入したらその運用と管理も必要です。手軽に作成できる点がマクロの良いところではありますが、チーム内でファイル共有をしようと思うと、似たようなマクロが乱立してしまい混乱する可能性もあるでしょう。

マクロを活用して業務自動化を行うなら、作成だけでなく運用と管理も合わせて検討しておきましょう。

方法③：プログラミングを活用しシステム構築する

プログラミングを活用してシステム構築する方法も、業務自動化を目指す企業におすすめです。

プログラミングの知識があると、業務自動化が可能なツールを含めてさまざまなプログラムを作成できるようになります。

自社でシステム構築すれば外注など関係者を増やさずに済むため、少ない費用で業務自動化を進められる点はメリットと言えるでしょう。

ただしプログラミングスキルを持つ人材がいない場合には、スキル習得に時間がかかりやすく、採用する場合でも別段でコストが発生します。

このため社内にプログラミング知識や開発経験がある人材がいる場合に、検討することがおすすめです。

方法④：AIツールを導入する

AIツールを導入する方法も、業務自動化に効果的です。

音声認識やデータ分析・チャットボットなど、ここ数年でAIは身近な場所で活躍することが増えました。AIは人工知能であるため、例えば画像や音声の認識を自ら行い、必要な判断を行いながら業務を進められます。

会議の会話を録音して文字起こしし、要点をピックアップして議事録化したり、複数人が同時に会話している場面において話者を見分けることも可能です。

コールセンターの電話対応や品質向上への活用を目的としたデータ収集など、定型業務を中心にさまざまな場面で活用が可能でしょう。

業務自動化を行う流れ

業務自動化を行う流れは、以下の6ステップです。1つずつ着実に進めていくことで、業務自動化に近づくでしょう。

・STEP①：業務自動化の対象業務をリストアップする
・STEP②：導入する自動化ツールを決める
・STEP③：スモールスタートで始めてみる
・STEP④：業務自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う
・STEP⑤：改善を行なったうえで本格導入する
・STEP⑥：保守運用を進める

業務自動化を本格検討している方は、ぜひチェックしてみてください。

STEP①：業務自動化の対象業務をリストアップする

業務自動化を行う際は、まず業務自動化の対象業務をリストアップします。

部署単位で社内業務を細かく洗い出したら、自動化したい業務をリストアップしていきましょう。

自動化に適しているのは、「定期的に発生する」「再現性がある（ルールが決まっている）」「大量である」の3点を満たす業務です。

作業の流れが一定のルーチン業務は、自動化の対象にしやすい一方で、人間の判断が必要な作業や、イレギュラーが発生しやすい複雑な作業は自動化の対象になりません。

STEP②：導入する自動化ツールを決める

対象業務をリストアップしたら、導入する自動化ツールを決定します。

業務を自動化する方法は、以下の4つの方法があります。

・RPAツールを導入する
・Microsoftのマクロ機能を活用する
・プログラミングを活用しシステム構築する
・AIツールを導入する

それぞれのツールで適用可能な業務範囲や、導入に必要なコスト・技術力・かかる工数が異なるため、どのツールを使用すべきかを考え検討しましょう。

STEP③：スモールスタートで始めてみる

自動化する業務と導入するツールが決定したら、まずはスモールスタートで初めてみることをおすすめします。

自社における業務自動化が適切かどうかは、実際にやってみないと分からないこともあります。まずは「データ集計を行う」「メールの自動送信でリマインドを行う」など、スモールスタートで試してみると良いでしょう。

特に初めて社内で業務自動化を行う場合は、対象業務を一度に自動化しないことをおすすめします。

ツールが想定していた通りに動かなかったり、社員や従業員が急な変化についていけなかったりと、さまざまな面で問題が発生することがあるからです。

まずは万が一うまくいかなくても社内外に影響が少ないような業務から初めてみましょう。

STEP④：業務自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う

スモールスタートで導入したら、業務自動化による効果測定と課題の洗い出しを行います。

業務自動化によって社内の業務の流れが変わることもあり、社員や従業員が変更に慣れるのに時間がかかることも少なくありません。

「業務を自動化する前の方が良かった」「かえって作業が増えているように感じる」というような反応が出る場合もあるでしょう。

その場合は、変更後の業務の流れを改めて洗い出し、他システムの導入や改善点の相談など、具体的な影響と解決策を洗い出していきます。

業務自動化に向けたツール導入で満足せず、効果測定と課題の洗い出し・改善をしなければ現場に根付かないこともあるため注意しましょう。

STEP⑤：改善を行なったうえで本格導入する

業務自動化のツール導入後に効果測定と課題の洗い出し・改善を行い、現状の業務における問題が解消されたら、本格的に導入を行います。

この場合、社員の利便性や満足度の向上を確かめてから本格導入を行うのが望ましいです。

ツールを導入しても、通常業務が滞りなく進まなければ意味がないため、改善対応は丁寧に行い、必要に応じて社内説明会等で社内のフォローを行ったうえで本格導入に進みましょう。

STEP⑥：保守運用を進める

本格導入後は効果測定と出てきた課題への対応を行いながら、保守運用を進めていきます。

導入当初に設定した環境を維持するためにも、問題発生時の方針は事前に決めておきましょう。具体的には、以下の問題が起きた場合に備えておくと安心です。

・誤作動の発生やエラーによる停止
・ツールが使用不可となった際の業務遂行方法
・情報漏洩時の対応
・誤処理を認知できなかった場合の回復手順
・業務の属人化防止対応（マニュアル作成）

このような事態が発生することを想定し、実際に起きてしまった際にすぐに対応できるよう、必要に応じて情報システム部やセキュリティ部門にも相談しながら準備しておくことが重要です。

業務自動化を行う際の注意点

業務自動化を行うには、以下2つの注意点を押さえる必要があります。

・注意点①：自社開発を行う場合は慎重に進める
・注意点②：中長期的な人材戦略と合わせて検討する

順番に解説します。

注意点①：自社開発を行う場合は慎重に進める

ツールの自社開発を行う場合は、慎重に進めましょう。

業務自動化にコストをかけたくないという理由で自社開発を行う場合もありますが、軽率な独自開発は好ましくありません。

自社開発を行うことで、開発した人しか理解できないシステムが完成しメンテナンスが困難になることは往々にしてあり得る話であり、会社にとっては大きなリスクとなります。

また独自開発をする際は、プログラミングスキルやIT人材などの専門知識を有したエンジニアが不可欠ですが、1人のエンジニアに任せると属人化に繋がりやすく、その人が退職や部署異動をした際に引き継ぎがうまくいかないこともあります。

業務自動化を進める際は、できるだけ低コストでやりたいという思いを持ちつつも、社外ツールの利用を含めて広い目線で検討をすることが大切です。

注意点②：中長期的な人材戦略と合わせて検討する

中長期的な人材戦略と合わせて検討することも、業務自動化を行う際に注意すべきポイントです。

業務自動化にあたり特にツールを導入する場合は、適切な教育や人員配置は欠かせません。

導入する自動化ツールにより必要となる専門性は異なりますが、自動化の規模が大きくなるほど、そのツールに精通した人材が必要となると思って間違いないでしょう。

社外に委託する場合でも、社内でメンテナンスを行う際や夜間の緊急対応の際に自社社員の稼動が必要となるなど、どのような場面でどのレベルの人材が必要となるのかを中長期的に検討・把握しておくことは欠かせません。

業務自動化と合わせて、必要なスキルを蓄えられるように自社社員を教育するのも一つの手段です。自社にとってどのような手段が望ましいのか、中長期的な視点で人材戦略を検討しましょう。

業務自動化ならRPAツールのBizRobo! がおすすめ

業務自動化を検討しているなら、RPAツールである『BizRobo!』がおすすめです。

もちろん無料トライアル期間がついていますので、本格導入前の確認もしっかりできて安心です。

以下の順番で解説していきます。

・BizRobo! の魅力①：独自の機能で業務自動化の幅が広い
・BizRobo! の魅力②：サポートコンテンツが充実している
・BizRobo! の魅力③：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
・BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
・BizRobo! の料金プラン
・BizRobo! の導入事例

早速みていきましょう！

BizRobo! の魅力①：独自の機能で業務自動化の幅が広い

『BizRobo!』の魅力1つ目は、独自の機能で自動化の幅が広がることです。

他のRPAツールではエラーが起きたりする不安定なプロセスも『BizRobo!』なら、機械学習機能を用いて安定して稼働します。

また、ローコード開発で視覚的にロボットの開発ができるのも特徴で、プログラミングの技術がなくても『BizRobo!』ではステップをつなげていくことで業務の自動化をできます。複雑なコードを書く必要もありません。

加えて「バックグラウンド実行」と呼ばれる効率性能が高いロボットの実行方法を採用しています。

バックグラウンド実行とは、日常業務で私たちが使っているPCの裏側でロボットに働いてもらうことで、RPA業界で唯一の技術です。

さらに「Kapplet（カプレット）」と呼ばれる手軽にロボットを実行できる一般ユーザー向けWebアプリ（ロボット実行アプリ）を展開しており、場所や時間を選ばず、ロボットに働いてもらうことができます。

BizRobo! の魅力②：サポートコンテンツが充実している

『BizRobo!』の魅力2つ目は、サポートコンテンツが充実していることです。

タイムリーな困りごとを解決するチャットサポートをはじめ、開発者の不安や疑問を取り除く複数のサポートが用意されています。

活用定着支援をはじめ、利用者の悩みに迅速に対応できる専任体制を構築しています。さらに開発・運用フェーズに応じたコンテンツ学習をしておくと、つまずきポイントを事前に回避することも可能です。

またSNS形式のオンラインコミュニティやイベントでは日々あらゆるノウハウがシェアされ、活発なユーザー同士の交流が行われています。

ユーザーであればどなたでも参加可能ですので、導入の際はぜひ参加してみてください。

BizRobo! の魅力③：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる

『BizRobo!』の魅力3つ目は、1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せることです。

『BizRobo!』は本格導入前に1ヶ月無料でトライアル利用ができ、充実した技術サポートやラーニングコンテンツを含めて無料で利用できます。

自社業務を本当に自動化できるのか、費用対効果が見合うかどうかなど、30日間しっかりと検討してから利用開始できるため安心です。

BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心

『BizRobo!』の魅力4つ目は、インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心できる点です。

『BizRobo!』の開発環境はインストール数に制限がなく、開発者が増えるたびにライセンスコストが増加する心配は要りません。

他のRPAツールでは、ロボットを作ることはできたものの、それに伴い追加PCやライセンスが必要となり想定していた費用対効果が出せないという事態が起きがちですが、『BizRobo!』なら追加コスト不要で全社員に開発環境を提供することも可能です。

つまりロボットが増えるほど費用対効果が出る料金体系であり、ロボットを作るほどコストメリットを感じることができます。

BizRobo! の料金プラン

『BizRobo!』では、以下3種類の料金プランが用意されています。

・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に

自社のニーズに合いそうなところから、ぜひご覧ください。

【BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に】

「BizRobo! mini」は、まず小さく始めてみたい方におすすめのプランです。

RPA導入初期につまずきやすいお悩みに対して考えぬいた製品であり、初めてのRPA導入でも無理なくスタートできます。

一般的に別売りされていることが多い自動実行（スケジュール）機能が標準搭載されており、夜間や休日などの営業時間外でもロボットを自動で動かすことが可能です。

また、稼働したロボットの履歴を見られるのも特徴の一つです。「BizRobo! mini」ではスケジュール実行の記録を取れるので安全に運用できます。

スモールスタートから始めて自由に拡張でき、RPAを段階的に社内に浸透させたいと考えている方にも有益なRPAツールです。

【BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に】

「BizRobo! Lite」は、組織での利用を検討中の方におすすめするプランです。

スタートしやすい料金設定で、デスクトップ利用からサーバ利用までAll-in-Oneで提供しています。同時実行数に応じた課金体系であることから、スモールスタートが可能で後から実行数を追加できるため安心です。

サーバ上で管理は出来てもロボット実行はPC上のみになりがちな他社RPAツールと比較して、「BizRobo! Lite」ではサーバ上のみで管理や実行までが完結可能です。

希望する同時稼働ロボット数やロボット開発ツール数に応じて2つの料金プランが用意されており、実効性の高い料金体系を選びやすいのもメリットでしょう。

【BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に】

「BizRobo! Basic」は、RPAを活かして組織拡大を目指す方向けのRPAツールです。

「費用対効果が出やすい」「管理しやすい」「開発しやすい」の3点を満たすことから使いやすさに定評があり、ノンITの方でもロボットを開発することができるため、業務を知っている現場担当者自身が自動化に向けた仕組み作りを構築できます。

トライアルから導入後の推進まで、各フェーズでRPAプロジェクトを拡大する際に陥りがちな困りごとを徹底的にサポートしてもらえるのも特徴です。

トライアル時はチャットサポート・導入後はオンボードミーティングなどによる伴走支援など、RPA運営チームの設置と合わせて現場を支援する仕組みが整えられています。

BizRobo! の導入事例

ここでは、『BizRobo!』の導入事例とユーザーの声を紹介します。

・導入事例①：BizRobo!×地元パートナー企業への移行で年間1,320時間相当の余力を創出

香川県で店舗や宅配事業を展開する生活協同組合コープかがわは、2019年パソコン上の定型作業を自動実行するRPAツールを導入し、2023年に「BizRobo! mini」を導入（移行）しました。

新たな開発運用の委託先として地元四国のパートナー企業を選んだことで開発が加速し、販売実績の集計や特売品の登録など、現在合計7業務で稼働するソフトウェアロボットが、年間1,320時間相当の余力を創出しています。

RPAの導入によってヒューマンエラーが減少し、業務の標準化も進み柔軟な働き方を実現するなど現場にとってのメリットも大きいものでした。

今後はこうしたデジタル活用の利点が職員に浸透するよう、事務系全部署でのRPA活用を目指す方針です。

・導入事例②：BizRobo! 導入により年間900時間相当の人的リソースを創出！RPA利用による既存業務の置き換えにとどまらない抜本的改革

広島県内で住宅リフォーム事業などを展開する株式会社マエダハウジングは、価値あるサービスの提供と社員の幸福を両立する経営理念の実現に向けた一環として「BizRobo! Lite＋」を2021年秋に導入しました。

翌年新卒入社した社員がほぼ1人で担ってきた社内開発では、新鮮な視点で現場の声を拾うことで改善のポイントを発見し、既に年間900時間相当の人的リソースを創出しています。

デジタル化を機に、既存業務の置き換えにとどまらない抜本的な改革を進める方針を示しており、今後はRPAの社内開発者をさらに育成するとのこと。

全社的な施策を統括する専門部署の創設も計画中で、特に業務負担が重そうな部署を訪れ、担当者へのヒアリングを通じて新たな効率化のターゲットを探っています。

・導入事例③：約500種類の対象業務を自動化し、年間2万9,000人時を創出！BizRobo! 導入により従業員がより働きやすい会社へ

全国にドラッグストアチェーンを展開するマツキヨココカラ＆カンパニー（旧：マツモトキヨシホールディングス）は、2018年から「BizRobo! Basic」を導入しています。

同社ではRPAを過剰に特別視せず、ツールの一つとして現場担当者が開発・運用を行える体制作りに取り組んできました。結果、現場での導入が着実に進み、3年間でRPA化した業務は約500種類、創出した時間は年間2万9,000人時に及びます。

現場担当者の早朝対応からの解放、繁忙期の負担軽減などの効果があり、実際に休みを取りやすくなった担当者も。

また、担当者の作業を代替するだけでなく複数のロボットを組み合わせて仕組み化し、RPAだからこそできる作業も生まれました。今後はより効率的にロボットを開発できる仕組みの構築を目指しています。

まとめ

業務自動化とは何か、注目される背景や進まない理由、メリットデメリットや導入の流れなどを解説しました。

業務自動化とは、システム導入などIT技術を活用することで社内の業務を自動化することで、少子高齢化による労働力不足や昨今の働き方改革の推進によって、多くの企業で検討・導入が進められています。

各社で業務の実態把握が困難であることを理由に、自動化が進まないケースも多くありますが、最適なツールを選択し順を追って準備を行えば、業務自動化が叶うケースも多くあるでしょう。

業務自動化を検討する際には、RPAツールである『BizRobo!』の活用をおすすめします。

『BizRobo!』は、他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコストを魅力とするRPAツールで、1ヶ月の無料トライアル期間を活用して本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認できます。

まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。

業務自動化に関するよくある質問

最後に、業務自動化に関するよくある質問をまとめました。

自社の業務自動化を検討するうえで、ぜひ疑問解消の参考にしてください。

Q1.業務自動化とは？

業務自動化とは、システム導入などIT技術を活用することで社内の業務を自動化することです。

 

これまでは人が行っていた単純作業やルーチンワークと言われる定型業務をICTツールに任せ自動化することで、人手不足の解消や業務効率・生産性向上に役立ちます。

IT技術の進歩によって、データ入力や表作成などの簡単な事務作業や流れと作業内容が決まっている業務に関して、ツールでも人と同じまたはそれ以上のクオリティを出すことが可能になりました。

RPAやAI・プログラミングなどのツールを活用することで、多くの企業でルーチンワークが自動化されています。

Q2.業務自動化が注目される背景は？

業務自動化が注目される背景は、以下の2点です。

 

・少子高齢化による人手不足の進行
・働き方改革とコスト削減を目的とした労働時間の短縮

少子高齢化のスピードが加速し、人手不足問題が各社で顕著となっていることや、今後の労働人口が減る見込みから逆算し、別の形で労働力を確保する必要があることから、24時間365日稼働できる労働力としてRPAが注目されています。

また、業務自動化を行いロボットに働いてもらうと、社内業務の一部をロボットに代替してもらえます。結果として労働時間の圧縮につながり働き方改革が実現し、労働時間が減ることでコスト削減にもなるのです。

Q3.業務自動化が進まない理由は？

業務自動化が進まない理由は、以下の4点です。

 

・業務の実態を把握するのが難しい
・業務自動化に最適な業務かどうか見極めにくい
・業務自動化の効果を定量的に測りにくい
・プロフェッショナル人材を確保できない

業務自動化を行うにあたっては、「何の業務なら自動化できるのか」を考え、自動化できるかを適切に見極める必要があります。

人が介在する業務を自動化しようとすると難度が高くなる傾向にあり、自動化したくてもできないという状態に陥りやすいのです。

また、業務効率化の効果は定量的に測りにくいものも多く、自動化や効率化の効果を数値化して定量的に示せないと、関係者の理解や協力を得られません。

業務自動化を実現するITツールは、現場担当者やノンIT人材でも利用できるものが多数ありますが、自動化したい業務規模や導入するツールによっては、プログラミングに長けておりシステム構築が可能なプロフェッショナル人材が必要です。

業務自動化にあたってはこれらの問題にぶつかりやすく、問題が解消せずにプロジェクトが頓挫してしまうことも少なくありません。

Q4.業務自動化のメリット・デメリットは？

業務自動化のメリット・デメリットは、以下の通りです。

 

【業務自動化のメリット】
・業務効率化により人的リソースの最適化が叶う
・コスト削減と人員不足解消が同時に実現する
・ヒューマンエラーが防止され業務品質が向上する

【業務自動化のデメリット】
・導入にコストがかかる
・自動化を行なった業務の有識者が減る
・不具合が生じると業務が止まる
・雇用が減少する可能性がある

業務自動化を行うと、業務効率化と人的リソースの最適化が同時に叶います。これまで人手で行っていた業務をロボット等が代替することで、従業員の作業が減るからです。

また従業員の作業が減ることで人件費などのコスト削減と人員不足の解消も実現します。ロボットが作業することでヒューマンエラーがなくなり業務品質が向上する点もメリットと言えます。

一方で、業務自動化のためにツールを導入した場合、導入に一定のコストがかかります。また人手で業務を進める人がいなくなることで、業務に関する有識者が減る点は対策が必要でしょう。

ロボットに不具合が生じれば業務が止まる懸念があることや、万が一設定（シナリオ）を誤ると異なるアウトプットが出力され、人力で業務のリカバリが必要となることも考えられます。

また、業務自動化によって手が空いた従業員を他部署に配置転換した場合、従業員が仕事をしにくくなったり、社会全体として求人募集が減ってしまうことで雇用が減少する可能性も否めません。

社内の配置転換においては、新しい部署でも活躍していけるよう周囲のサポートが必要となることもあるため、その可能性も含めて業務自動化を進めることが重要です。

Q5.業務自動化にはどんな業務が向いている？

自動化できる業務の特徴として、「定期的に発生する」「再現性がある（ルールが決まっている）」「大量の業務」の3点全てを満たすことが挙げられます。

 

具体的には、人事、経理・財務系、受発注業務、CRM、部門共通のデータ入力など、上記3点を満たす業務においてRPAに置き換えできる業務が多数存在します。

全部門
・データ入力
・日報作成
・広告や日次など各種レポート作成
・競合の価格調査

人事業務系
・勤怠集計・通知
・有給取得状況などの労務管理
・人事評価に付随する業務

経理・財務業務系
・請求書の作成・発行業務
・経費精算集約
・資産管理業務

受発注業務系
・受注情報・在庫確認業務
・発注リスト転記業務
・売掛入金確認・消込業務
・買掛金処理・仕訳入力

CRM系
・顧客情報のシステム登録
・SNS上の口コミ収集
・メール配信
・問い合わせ対応

各種ツール等を活用して業務自動化を行うことで、業務効率化と人的リソースの最適化・コスト削減とヒューマンエラー防止による業務品質向上が同時に実現します。

Q6.業務自動化の具体的な方法は？

業務自動化を叶える具体的な方法は、以下の4点です。

 

・RPAツールを導入する
・Microsoftのマクロ機能を活用する
・プログラミングを活用しシステム構築する
・AIツールを導入する

業務自動化を行ううえでもっともおすすめする方法は、RPAツールの導入です。

RPAツールとは、ロボットに業務の流れ（シナリオ）を教えることで、社内の定型業務を自動化してくれるツールです。各種データ入力や定型分でのメール送付、経費精算など、幅広い業務の自動化が可能となります。

Microsoft Office製品に搭載されているマクロ機能を活用すれば、複数の動作をまとめて自動化できます。WordやExcelへの入力作業や、データ集計・フィルの統合を行いたい場合は、マクロ活用でも良いでしょう。

なお、プログラミングを活用してシステム構築すると、少ない費用で業務自動化を進められます。

AIツールを導入する方法も、業務自動化に効果的です。AIは人工知能であるため、例えば画像や音声の認識を自ら行い、必要な判断を行いながら業務を進めてくれるツールです。

Q7.業務自動化を行う流れは？

業務自動化を行う流れは、以下の6ステップです。1つずつ着実に進めていき、業務自動化を実現させましょう。

 

・STEP①：業務自動化の対象業務をリストアップする
・STEP②：導入する自動化ツールを決める
・STEP③：スモールスタートで始めてみる
・STEP④：業務自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う
・STEP⑤：改善を行なったうえで本格導入する
・STEP⑥：保守運用を進める

業務自動化を行う際は、まず業務自動化の対象業務をリストアップします。部署単位で社内業務を細かく洗い出し、自動化したい業務をリストアップしていきます。

RPAツールやマクロ機能など、導入する自動化ツールを決定したら、まずはスモールスタートで初めてみましょう。ツールが想定していた通りに動かない、社員や従業員が急な変化についていけないなど、各所で問題が発生しやすいため、対象業務は一度に自動化しない方が得策です。

スモールスタートで導入したら、業務自動化による効果測定と課題の洗い出しを行います。課題がある場合は、導入後の業務の流れを改めて洗い出し、他システムの導入や改善点の相談など、具体的な影響と解決策を洗い出します。

これらの効果測定と課題の洗い出し・改善を行い、現状の業務における問題が解消されたら、本格導入を行います。ツールを導入しても、通常業務が滞りなく進まなければ意味がないため、改善対応や社内対応は丁寧に行いましょう。

本格導入後は効果測定と出てきた課題への対応を行いながら、保守運用を進めていきます。問題発生時の方針は事前に決めておくことがおすすめです。

また、実際に起きてしまった際にすぐに対応できるよう、必要に応じて情報システム部やセキュリティ部門にも相談しながら準備しておくことも重要ポイントと言えます。

Q8.業務自動化を行う際の注意点は？

業務自動化を行う際は、以下2点に注意しましょう。

 

・自社開発を行う場合は慎重に進める
・中長期的な人材戦略と合わせて検討する

ツールの自社開発は、慎重に進めましょう。自社開発を行うことで、開発した人しか理解できないシステムが完成しメンテナンスが困難になることは往々にしてあり得る話であり、会社にとっては大きなリスクとなるからです。

また、業務自動化にあたり特にツールを導入する場合は、適切な教育や人員配置は欠かせません。導入する自動化ツールにより必要となる専門性は異なりますが、自動化の規模が大きくなるほど、そのツールに精通した人材が必要となるケースが多いです。

業務自動化と合わせて、必要なスキルを蓄えられるように自社社員を教育するのも一つの手段ですので、中長期的な視点で人材戦略を検討しながら業務自動化に取り組みましょう。

Q9.業務自動化におすすめのツールはある？

当記事では業務自動化に最適なツールとして、RPAツールである『BizRobo!』をおすすめしています。

 

『BizRobo!』は以下4つの魅力が存在し、私たちをルーチン業務から解放してくれます。費用対効果抜群で、生産性向上にも大きく寄与するでしょう。

・独自の機能で業務自動化の幅が広い
・サポートコンテンツが充実している
・1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
・インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心

他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコスト・1ヶ月の無料トライアルなど、『BizRobo!』なら本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認したうえで導入できます。

なお『BizRobo!』には以下3種類の利用プランが用意されていますので、自社のニーズに最適なものを選びましょう。

・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に

まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。