RPA連携で自動化できる業務とは？相性の良いシステムや連携事例を紹介

「RPAツールを連携するとどんな業務が自動化できる？」「でも連携って難しいのかな？」と疑問を感じていませんか？

ルーティンワークの自動化が可能なRPAツールをRPAをERPシステムやSFA/CRM/AI-OCRツールと連携することで大幅に業務効率化を実現できます。

人が行うよりも、画面を切り替える手間や転写ミスがないか確認する、修正する手間が削減できるためです。

本記事では、RPAと連携可能な主なシステムや連携によって自動化できる業務内容について解説します。

最後まで読むと、RPA連携をするメリット・デメリットがわかるため、自社にRPAを導入すべきなのか、導入すると業務がどう変わるのかをイメージできるようになるでしょう。

生産性の向上やコスト削減のためにRPAツールの導入を検討されている方の参考になれば幸いです。

RPAと連携できる主なシステム

RPAと連携できるシステムとして以下が挙げられます。

ERPシステム

企業の資源を適切に分配するERP（Enterprise Resources Planning）とRPAの連携が可能です。

・ExcelデータをRPAによりERPに自動転記する
・ERPに登録されている未処理のデータを検知・通知

RPAで複数のExcelファイルからデータをERPに転記すると、手入力と比較して正確にそして迅速に作業を進められます。

また、ERPに未処理のデータがないか検知し、メールにて担当者に通知することも可能です。

・扱うデータが膨大である
・人手不足で担当者の負担が大きい
・タスク漏れによるトラブルが多い

このようなケースではRPAとERPの連携により、大幅な業務効率化が可能です。

SFA/CRMシステム

営業活動に欠かせないSFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）もRPAと連携可能です。

例えば、RPAとSalesforceを連携すると、以下を自動化できます。

・レコードの作成や更新
・ファイルのアップロード
・指定した条件を満たすレコードの検索

RPAツール『BizRobo!』なら、自動化したい業務を実行するロボットをダウンロードするだけで顧客情報を手軽に社内共有できるSalesforceとの連携が完了します。

こちら次動画でSalesforce関連の操作を簡単にBizRobo!へ実装する方法を解説しています。

また、業務を効率化するアプリ制作が可能なkintoneとRPAを連携すると、見積もり管理アプリから基幹システムへの転記・見積書の作成・ファイルの添付を自動化できます。

KintoneとRPAの連携による業務自動化については次の動画を参考にしてください。

AI -OCR

紙書類をデジタル化するAI -OCR（Optical Character Recognition/Reader）とRPAを連携すると、従来ならアナログで処理していた情報もデジタル上で自動処理が可能です。

・郵送やFAXで送られてくる注文書や請求書などをAI -OCRでデジタル化
・RPAで基幹システムに自動転記
・RPAで注文受付メールや注文完了メールを自動送付

以上のような業務フローが自動化され、担当者は誤入力など個別の対応が必要なケースを処理するだけで業務が完了します。

RPAとAI -OCRの連携により、紙業務の生産性向上について説明した過去セミナーについての詳細は、以下の記事でご覧いただけます。

参考記事：
【業務効率化】AI OCR×RPAで紙業務を劇的に削減！トップシェア製品DX SuiteとBizRobo!徹底解説

AIチャットボット

AIが自動応答するチャットボットにRPAを連携することも可能です。例えば、次の業務の自動化ができます。

・請求書などのデータを受信
・問題なければ会計ツールに自動転記
・確認が必要なケースは自動メール送付で従業員に通知

そのほか、勤怠管理システムとも連携すれば、出勤報告や残業申請などへの活用も可能です。

RPAを連携することで業務の自動化範囲が広がり、人が対応する手間が省けます。

経理・会計システム

経理や会計システムとRPAを連携すると、手入力の手間やミス削減を実現できます。

具体的には次の業務を自動化可能です。

・Excelや社内システムから会計システムへのデータ転記
・請求書や注文書の作成・送付
・収支や交通費の申告にミスがないかチェック

経理部門は金銭を扱う性質上、人力で行う際には入力ミスや計算ミスが起きないよう2重3重にチェックするなど手間がかかるものです。

しかし、RPAツールで自動化してしまえば、入力ミスが起こらなくなり作業効率アップ、担当者のプレッシャー軽減につながります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとRPAを連携すると、実労働時間と申請労働時間の乖離を自動計算し、労働環境の改善に役立てられます。

・勤怠管理システムへの打刻時間
・残業申請時間
・パソコンの稼働時間

これらのデータを自動集計し、照らし合わせることで実際の業務時間をより正確に把握します。

可視化されないサービス残業を減らしたい場合に、おすすめです。

勤怠管理システムとRPAを連携し、月30時間以上あったサービス残業をほぼゼロにした事例については次の記事でご覧いただけます。

参考記事：
「BizRobo!」と「SKYSEA Client View」とのデータ自動連携で実労働時間を可視化。建材試験センターのサービス残業をゼロにした取り組みとは？

タスクマイニング

RPAとタスクマイニングツールを連携することで、業務改善の推進に活用できます。

RPAの導入後に「具体的にどの業務を自動化すればいいかわからない」という状態に陥ることがあります。

想定していた業務を自動化した後に直面しやすい問題です。

このような状況下では、RPA担当者が各従業員にヒアリングするのが一般的です。しかし、場のセッティングに時間がかかったり、対応漏れが起きたりすることも多くあります。

タスクマイニングツールを活用すれば、事実ベースの業務効率化が可能になります。自動化の手順は以下の通りです。

・タスクマイニングツールで業務内でのPC操作を分析する
・繰り返し行われる作業、効率の悪い作業を可視化する
・RPAで該当作業を自動化する

タスクマイニングツールとRPA連携による業務効率化の概要と手法を説明した過去セミナーの詳細については、次の記事もご活用ください。

参考記事：
【セミナーレポート】タスクマイニングとRPAの連携で業務改善！CONTROLIO × BizRobo! 活用方法をご紹介

ユーザーデータ管理/収集システム

ユーザーデータの管理や収集を行うシステムとRPAの連携も可能です。

例えば、病院で扱われる電子カルテシステムや医事会計システムと連携し、月158時間（1,900時間／年）の創出に成功した事例があります。

・健診などの同意書の記入漏れチェック
・患者データをまとめたファイルの作成
・退院した患者データの削除忘れチェック

これらをRPAにより自動化し、月10時間かかる作業を月1時間で終わらせるなど大幅な業務効率化に成功しました。こちらの事例を紹介した過去セミナーについては、次の記事でご覧いただけます。

参考記事：
【セミナーレポート】全国に広がる病院DX！地方の中規模病院におけるRPA事例をご紹介

RPAをほかのシステムと連携するメリットデメリット

RPAと他システムを連携するメリットデメリットは以下の通りです。

・メリット①複雑な業務を自動化できる
・メリット②正確性や処理速度が格段に上がる
・デメリット①エラー時に業務停止するリスクがある
・デメリット②業務がブラックボックス化するリスクがある

業務改善の現場では、QCD（品質・コスト・納期）が評価指標になりますが、RPAではこれら3つ全てを改善可能です。

また、デメリットについては、導入時の入念なチェックや、業務の引き継ぎを徹底することにより防げます。導入を検討される方は、事前に対策についても確認しておくことをおすすめします。

メリット①複雑な業務を自動化できる

RPAを他システムと連携することで、従来であれば手作業が必要だった複雑な業務も自動化が可能です。

例えば、Excelを活用すると計算を一部自動化できますが、他のシステムへの数値の転記、数値データを使用した書類作成などは人が行う必要があります。

ここにRPAを導入し、Excelや会計システムなどと連携すると、それぞれのシステムを横断した業務の自動化が可能です。

初期設定は必要になるものの、設定さえしてしまえば業務担当者はRPAの作業結果を確認するだけで済むようになります。

仮にこのような事務作業を、1名のアルバイトに月160時間の稼働で依頼していた場合、RPAで自動化し確認作業のみで済めば、月に数時間の稼働で賄えるようになります。

時給1,000円であれば、月15万円前後の人件費削減につながります。

メリット②正確性や処理速度が格段に上がる

RPAツールで業務を自動化すると、正確性や処理速度が格段に上がります。

RPAには次のような特性があるからです。

・ミスをしない：指示通り業務をこなし、同じミスを繰り返さない
・疲れない：365日24時間稼働できる
・飽きない：単調作業も飽きずモチベ管理が不要

単調作業や早朝や夜間への対応に活用すれば、人件費を削減しつつ労働環境の悪化を防止することもできます。

デメリット①エラー時に業務停止するリスクがある

RPAは複数のシステムを横断して業務を行うため、エラーが出ると連携しているシステムが停止するリスクがあります。

エラーを改善するまでシステムを活用できず、業務が進まない事態が想定されます。

しかし、こういったエラーについては事前の対策が可能です。自動化ロボットを作成したら、期間や導入範囲を制限したテスト運用を行いましょう。

周囲への影響が少ない環境下でテスト運用し、エラーが出ても被害を最小限に抑えます。エラーを修正し問題なく稼働するのを確認してから、本格始動すれば問題ありません。

RPAの提供元が実施している導入サポートを活用するのも良いでしょう。

デメリット②業務がブラックボックス化するリスクがある

RPAで業務を自動化した後、担当者が離職した場合には、業務がブラックボックス化することがあります。

RPAが稼働していれば大きな問題にならないケースも多いものの、中長期的には以下のように大きなリスクとなり得ます。

・作業フローの見直しによる業務改善ができない
・RPAが停止した際の代替手段がなく業務停止する

特に、RPAが何らかのエラーを起こして停止すると、業務の遂行が困難になることも想定されます。事前の対策が必須です。

これらのリスクを防ぐためには、次のような対策が有効です。

・自動化前の作業プロセスをマニュアル化する
・離職などの際は引き継ぎを徹底する
・RPAの設定を定期的に見直しエラーを防ぐ

RPA連携の手順

RPAを導入する際には、以下の手順で行います。

・計画・設計
・テスト導入
・本導入
・運用・保守

まずは連携するシステムが少なく、単純な業務の自動化から始めて導入の流れに慣れるのがおすすめです。

計画・設計

自動化する業務を定め、実行するロボットを作成する段階です。

タスクマイニングツールを活用したり、部署ごとにヒアリングしたりして、単純作業でありながら多くの工数や時間がかかっている業務をピックアップしましょう。

初期段階ではRPAで何ができるかのイメージが薄く、現場から自動化したい業務が挙がってこないこともあります。

「RPAで自動化する業務」と伝えると、「できるのかできないのか」と考えイメージが沸かず止まってしまうからです。

こういった事態を防ぐため、「工数が多い業務」「単純だが面倒な作業」を挙げるよう指示しましょう。効率化を図ると大きな成果を出せる業務を可視化できるようになります。

テスト導入

準備が整ったらテスト導入を行います。テスト導入では範囲を最小限にし、1回のみ実行して問題なく稼働するかを確かめます。

・エラーは出ていないか
・指示にミスはないか（アウトプットが正しいか）

以上2点に問題がなくなるまで修正を繰り返しましょう。

修正が完了したら、導入範囲を広げていくことを想定して以下2点についても検討します。

・全体に導入すると時間効率はどのくらい上がりそうか
・導入後の作業フローはどう変わるか

これらをチェックし、RPAを組み込んだ際の業務フローや人員配置を定めておきましょう。

また、無料トライアルを活用するとコストを抱えずにテスト導入を実施できます。

本導入

テスト導入に問題がなければ実業務に導入し、決まった時間にロボットが稼働するようにスケジューリングを行います。

本導入後も定期的に効果測定をして、どのくらい業務効率化が実現したかを記録しておきましょう。

また、運用時のルールや操作マニュアルなども用意し、現場で運用していける環境を整えることも大切です。

運用・保守

運用開始後も常にエラーが出ていないか、さらなる効率化はできないかをチェックします。業務フローの変更があればロボットの仕様も変更しましょう。

また、業務がブラックボックス化しないよう、従来の業務フローやロボットの設定をマニュアル化しておくことをおすすめします。

RPAの導入や連携にはサポートを活用する

RPAの導入サポートを受けられる場合には、積極的に活用しましょう。RPA導入を数多く見てきたプロの視点からサポートを受けることで、効果的な運用を目指せます。

例えば、BizRobo!ではロボットを作成する手順を実際の操作画面で解説しているセミナー動画を公開中です。

ロボットを開発するための準備から解説しています。

より複雑な処理を可能にする条件分岐の概念などの解説も閲覧可能です。

RPA連携で業務自動化を目指すならBizRobo! がおすすめ！

RPA連携で業務の自動化を目指すなら『BizRobo!』がおすすめです。

1ヶ月間の無料トライアルでじっくり効果を実感してから導入できます。そのほかのおすすめポイントは以下の通りです。

・連携できるシステムが豊富にある
・低コスト＆ノーコードで無制限にロボットを作成できる
・内製化サポートが充実している
・BizRobo! の導入事例とユーザーの声
・BizRobo! の料金体系

BizRobo! の魅力①連携できるシステムが豊富にある

『BizRobo!』は連携できるシステムが50種類あります。多くのシステムと連携することで、シームレスな業務効率化が可能です。

例えば、広島市ではAI -OCRと『BizRobo!』を連携し、日々増えていく膨大な紙の申請書類を自動で処理しています。

少子高齢化による市民サービスの拡充のために、定型業務を減らし職員が市民の対応をするために導入し、以下の効果が得られました。

・コスト削減
・書類の処理速度アップ
・ミスの心配が不要になり精神的負担が軽減

広島市の『BizRobo!』導入事例については、次のページでご覧いただけます。

参考記事：
膨大な申請書類の処理作業にRPAを導入し業務を効率化。「職員でなければできない仕事」に注力できる環境を実現

また、「ライオンズマンション」で知られる株式会社大京は『BizRobo!』の導入により、年間約4,700時間相当の人的リソース創出に成功しました。

削減した人的リソースにより『BizRobo!』の初期費用を回収できる状態となっています。

社内システムとExcel、メールソフトを連携し、定期的に発生するエレベーター点検などを知らせるメール送付を自動化。

全国7,000組合への連絡を自動化することで大幅な業務改善につながっています。詳しく事例を知りたい方は、次の記事をご覧ください。

参考記事：
マンション管理のバックオフィスでBizRobo!が活躍。全国約7,000組合向けの業務を効率化

BizRobo! の魅力②低コスト＆ノーコードで無制限にロボットを作成できる

RPAツールを導入する際の悩みとして大きいのが、導入コストとプログラミング技術への懸念です。

『BizRobo!』は年間90万円（月換算7.5万円）からスモールスタートが可能で、かつ、プログラミング言語を使わずに使用できます。

ロボットの作成も無制限であるため、多くの業務を自動化するほどにコストパフォーマンスが上がるのが特徴です。

実際の導入事例では、1ライセンスで1,000体以上のロボットが稼働している企業もあります。

・RPAツールを使用したことがない
・コスト面がネックで稟議がなかなか通らない
・プログラミングを扱える人材がいない

このような場合でも『BizRobo!』であれば無理なく導入可能です。1ヶ月間の無料トライアルを活用して操作性の確認や効果検証を行い、上長の納得を得てから導入するとスムーズでしょう。

BizRobo! の魅力③内製化サポートが充実している

RPAはただ導入するだけでなく、自社で保守運用できる体制を整えることが大切です。

以下のように、『BizRobo!』は内製化サポートも充実しています。

・無料セミナー動画
・サイト内での解説記事
・研修の実施
・e-ラーニング

実際にこれらのサポートを活用しながら、プログラミング未経験の社員が2ヶ月でロボットの開発に成功した事例があります。

運営体制の構築について事例で知りたい方は、次のページも参考になさってください。

参考記事：
BizRobo!のサポート体制により未経験から2ヶ月で事例化！社内事例をクライアントへの提案に活かし新規ビジネス展開を目指す

BizRobo! の導入事例とユーザーの声

『BizRobo!』とSalesForceを連携することにより、請求書の処理業務を自動化した事例を紹介します。

ハウスメーカーの株式会社リガードは、DX化に向けて『BizRobo!』を導入し、SalesForceでの作業を効率化する「Connector（コネクター）」機能を活用しました。

・紙の請求書をAI -OCRでデジタル化
・請求書データをSalesForceに転記
・会計システムに反映

以上3つの業務をまとめて自動化し、月平均120社から届くおおよそ500件の請求書の処理にかかる時間の削減に成功。年間300時間を創出しました。

こちらの事例については、以下ページで確認できます。

参考記事：
開発運用の手間を減らすConnectorで、Salesforceへの登録・転記作業の自動化を加速

『BizRobo!』は業種問わず選ばれており、2023年7月時点で2,600社以上の導入実績があります。

以下のページでは、業種ごとの『BizRobo!』活用事例を図解で紹介しています。自社に導入した際の業務フローがどう変わるのかがイメージできるでしょう。

BizRobo! の料金体系

『BizRobo!』は追加料金なしのオールインワン料金体系で、以下3つのプランがあります。

導入規模に応じて最適なプランをお選びいただけます。

また、スモールスタートして運用体制が安定してからスケールすることも可能です。

RPA連携についてよくある質問

よくある質問に回答します。
・RPA連携できる主なシステムは？
・RPA連携するメリットデメリットは？
・RPA連携を行う具体的な手順は？
・RPAの導入や連携のサポートは受けられる？

RPA連携できる主なシステムは？

RPAと連携できる主なシステムとして以下が挙げられます。

・ERPシステム
・SFA/CRMシステム
・AI -OCR
・AIチャットボット
・経理・会計システム
・勤怠管理システム
・タスクマイニング
・ユーザーデータ管理/収集システム

それぞれRPAと連携するとどんな業務を自動化できるのかについては、こちらの章をご覧ください。

RPA連携するメリットデメリットは？

RPA連携をするメリットデメリットは以下の通りです。

・メリット①複雑な業務を自動化できる
・メリット②正確性や処理速度が格段に上がる
・デメリット①エラー時に業務停止するリスクがある
・デメリット②業務がブラックボックス化するリスクがある

デメリットについては、導入前にエラーが出ても被害が広がらないようテスト導入をしたり、業務をマニュアル化したりすることで未然に防げます。

それぞれの詳細について知りたい場合には、こちらの章をご覧ください。

RPA連携を行う具体的な手順は？

RPA連携は以下の手順で実施することで、リスクを最小限に抑えながら導入できます。

・計画・設計
・テスト導入
・本導入
・運用・保守

手順ごとの詳細については、こちらの章で確認してください。

RPAの導入や連携のサポートは受けられる？

RPAツールの提供元によっては、導入サポートを受けられるケースがあります。

サポートを活用して、ロボットを開発する方法などを身につけ、自社でRPAを運用できる体制を構築していきましょう。

例えば、『BizRobo!』では操作方法を解説する記事や動画、eラーニングの提供を行っています。

詳しくはこちらの章で確認いただけます。

まとめ

RPAは他のシステムと連携することで、従来では人の対応が必要だった定型業務を一括で自動化できるようになります。

社内の業務効率化を図っていくと、複数のシステムが乱立してデータが分散し、システム間の連携が難しい状況がしばしば発生します。

こういったデータの分散やシステム間の連携を解決するのがRPAです。人が介在する必要がなくなり、担当者はRPAのアウトプットを確認するだけで業務が完了します。

創出した時間は自動化が困難なよりクリエイティブな業務に活用でき、自社全体の生産性向上に役立ちます。

RPAの導入にはコストがかかりますが、自動化による人的リソースの最適化により基が取れるケースがほとんどです。

中長期の視点でコスト削減や生産性アップを目指していきたい場合には、導入を検討してみてください。