自社の強みを支えるチャット活用文化を生かす

短期間で事業成長したサングローブ株式会社では、制度や基幹システムの導入とデータ統合・運用が人員拡大のスピードに追いついていない課題があった。日頃収集した顧客情報がエクセルデータ、デスクトップのメモ帳機能、あるいは紙ベース等ばらばらのメディアに保管され、各種データやそれに付随する業務が部門や各人に分散・属人化。さらに、重複業務が至るところでなされるため、会社全体での業務非効率も引き起こしていた。

一方で同社では日々の業務情報を社内チャットで共有する文化が根付いていた。営業支援の基幹システムの導入も検討したが、5年以上現在の方式で走ってきたため、急に社員の仕組みを変えれば「仕事のゴールがデータ入力になってしまうのではと懸念した」と同社執行役員・高田氏は話す。従来通りチャットで活発にコミュニケーションを取る文化を残しつつ、顧客情報の統合ができないかと考えていた折、RPA技術を知った。

もともと同社マーケティング部門で市場調査におけるデータ収集にWebスクレイピング技術を活用していた知見から、チャットを含むインターネット上の情報を一定の条件で集めまとめる作業をRPA化すれば効率的であるとすぐに想像できた。そこで、RPAの導入による統合データベースの構築の検討を開始。2020年4月、高田氏は若手社員から4名の兼任スタッフを選抜し、マーケティング部門内にRPA導入推進チームを設置した。

BizRobo! Liteの対応可能な業務領域の広さもを評価

ツール選定にあたってはRPAベンダー複数社からデモ・見積等を集め、ツールの機能性を比較検証。各種ツールをレビュー評価し、各部門業務でのRPA化に求められる要件を想定しながら必要な要件を備えるものを検討した。その結果選ばれたのがBizRobo!Liteだ。

RPA化したい業務の多くは、Webスクレイピング、デスクトップアプリケーションのデータ処理、ブラウザ上にデータ格納等が複数組み込まれた作業だった。さらに、エンジニア出身者でなくても操作・運用を行いやすいことも外せなかった。しかし、多くのRPAツールは一部が格段に優れていても一部に弱みがあった。その中でBizRobo!をトライアルで試してみたところ「対応可能な業務領域の広さに驚き、もともとRPA化したいと考えていたよりもはるかに多くの業務に対応できると容易に予想できた」という。

加えて、スモールスタートで始めたいと考えていたところに合致したのが、2020年にリリースされたBizRobo!シリーズの中位モデルのBizRobo! Liteだった。BizRobo! Lite
は同時実行数に応じた課金体制でスモールスタートが可能となり、ロボット開発・運用人数が増えた際に活躍する高度な管理機能やサーバ実行機能も搭載していることで導入の決め手となった。

RPAテクノロジーズ社カスタマーサポートのチャットサポートで開発がスムーズに

現在同社内で開発中のロボットは、主に社内SNSに投稿された顧客情報を集め、CRM（顧客情報管理）システムに集約する作業を担っている。社員はこれまで通りに情報を社内SNSに投稿するだけで、それらの情報がBizRobo! Lite によってCRM（顧客情報管理）システム ー サイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone」に統合される仕組みだ。これまで社内SNSで企業名や担当者名を検索したりして探していた顧客情報が、「kintone」１ヶ所で全て確認できるようになる。この情報の統合は特にインサイドセールスの商談に活きると期待している。

2020年8月時点では「本格始動に向けた準備段階」だと高田氏が話す。これまでに開発してきたロボット数はマーケティング部門内だけで約30体にのぼる。ロボット開発において中心的役割を担うプロジェクトメンバーはエンジニア経験がほぼなく、「実際にロボットを作ってみて、わからないことがあれば速攻聞く」というスタンスで開発を進めている。その中で心強かったのはRPAテクノロジーズ社のカスタマーサポートによるチャットサポートだ。抽象的なアドバイスではなく、その時つまずいている個別具体のポイントを示してくれるため、スムーズに理解が進む。また、疑問が出た際はすぐに問い合わせてその場で回答を得られることで、ロボット開発がスムーズに行え、未経験から約2ヶ月で顧客情報統合のソリューションを組めるまでになった。

BizRobo! Liteによって従来の自社の強みをそのまま活かせる

同社では現在BizRobo!導入活用についてのKPIは明確には設けていない。スモールスタートで始めるにあたり、「最初は勉強でいい」というスタンスで自由度の高さを持ちながら、メンバーのペースで開発を進めることを優先した。

一方でBizRobo!を活用した情報統合により「チャットを活用した既存の社内カルチャーをそのまま守りながら、情報統合と効率化が行える点の効果は高い」と高田氏は話す。

同社ではこれまで、営業部員がクライアント企業を訪問した後に、それらの情報共有を社内SNSのチャット機能で行っていた。こうした気軽なコミュニケーションが同社のスピード感や柔軟性、徹底してお客様に向き合うという強みを支えている。「社内SNSで共有された情報をBizRobo! Liteによりkintoneへ統合することによって、既存スタッフのやりやすい業務のやり方を活かし、かつ情報の分散という課題を解決できたことで、社員はこれまでをベースによりクリエイティブや顧客への価値提供に専念することができる」と高田氏は考えている。