IT投資が難しい管理系業務でも、RPAならスモールスタートが可能

2016年9月、店舗へのフォロー強化を目的に、本部の事務作業効率化を図り立ち上がった事務サポート部。ここでは、各種マニュアルの作成や請求書処理などの本部の事務作業を集約して担っている。発足当初は「手書き管理だった書類をExcelファイルにする」 「Excelマクロで処理する」といった、新たな投資を必要としない省力化に取り組んだ。しかし、いずれも人力での入力作業が必要で「入力作業に時間がかかる」「入力時に間違いやすい」といった課題があった

そんな中、事務サポート部部長・杉本陽一氏は2018年、あるIT展示会のBizRobo!パートナーであるヴィンクス社のコーナーでRPAのさまざま機能について知り、事務サポート部の主要業務である請求書処理に活用できると考えた。当該作業は月間最大1,000件に及んでいた。

同社には情報システム部が置かれているが、管理系業務に対するIT投資に承認を得ることは容易ではない。そうした状況下でもRPAならば、スモールスタートができると考え、導入を検討。2018年4月、PoC（プルーフ・オブ・コンセプト）としてRPAのトライアル検証を開始した。

PoCからヴィンクス社による月２回のサポートミーティングを実施

トライアルではBizRobo!を含む3社製品を比較検証した。実際に仕入処理の際に発生する「リベート（割戻）処理」について、リベートを基幹システムへ入力する業務を3製品それぞれ500件ずつ行い、性能や使い勝手を比較した。評価項目は「ロボットの作成のしやすさ」「マニュアルのわかりやすさ」「コミュニティの充実」「サポート体制」「自社システムとの親和性」「実行時のスピード」「導入実績」。いずれにおいてもBizRobo!は優良な成果を出した。特に処理にミスが少なく、実行スピードも他社製品より1件あたり約10秒速いなど、性能の高さが際立った。こうして2018年9月、BizRobo!本格導入の社内決裁を得た。

なかでも導入の決め手となったのは、ヴィンクス社による充実したサポートだ。PoC開始当初から担当者が来社、月２回・４時間のサポートミーティングを行った。ミーティングでは実際にロボット開発をハンズオンで行いながら、BizRobo!活用に関わる様々な相談にその場で担当者が応える。杉本氏は「一緒に開発を行えたこと」「いつも的確に疑問点に答えてくれたこと」が何より心強かったと振り返る。本導入後もサポートミーティングは月１回ペースで継続している。

他部門からの要望を受けRPA推進チームを発足

導入からしばらくは対象業務を事務サポート部内に限定し、杉本氏がロボット開発・運用を担当。当初1年間だけでも年間6,000〜7,000時間の削減効果を創出した。

特に効果が大きかったのが、請求書処理業務だ。これまでは取引先から送付された紙の請求書を既存の会計システムへ手入力し決裁していたが、現在はAI-OCR・Excelマクロ・BizRobo!を組み合わせ、情報取得・入力を自動化。担当者は基幹システムへの入力前に支払日・貸借金額等の誤りをExcel上で確認するのみになった。これにより入力のミスが大幅に抑制され、処理スピードも向上。さらに、決済時の確認項目がシンプルになり、誰でも当該業務を行えるようになった。

こうした成果を社内メールや役員前プレゼンでPRしたところ、他部門からもRPA化の要望が挙がるようになり、2019年9月、石川翔氏を専任スタッフとして事務サポート部内に「RPA推進チーム」を発足。全社的なRPA活用による効率化を進めた。2020年にはロボット活用の拡大を受け、2人目の専任スタッフに高橋玲子氏をチームに迎えた。

各部門からRPA化の相談を受けた際、石川氏はExcel等の代替手段がない業務やRPAのほうがシンプルかつ迅速に対応できる作業をロボット開発の対象にしている。特にRPA化で全社的に効果を生んでいるのは、データ抽出系の業務だ。また、本来システムで対応すべき業務は、ロボットを開発し、並行して情報システム部でのシステム整備を進めるようにしている。

情報システム部とも連携しBizRobo!運用体制を整備

2020年7月時点でのBizRobo!稼働数は187体、削減効果は月間3,650時間分に達する。特に複数の部門が日々行っている売上分析などのデータを出す業務をRPA推進チームに集約したところ、各部門で80〜99％の時間削減効果を生んだ。扱うデータは用途や部門により異なり、その量も膨大な上、データやファイル形式が特殊で属人化しやすい業務だった。しかし、どの部門においても「データを抽出し、フォーマットにまとめる」という点において同様の業務であるため、同じロボットをベースに編集するだけで対応できる。結果、大きな効果が生まれた。

また、BizRobo!導入の効果は時間削減のみでなく、事務作業におけるミス抑制も大きいと杉本氏は話す。経験を積んだスタッフを配置してもミスをゼロにすることは不可能だったが、BizRobo!ではログ管理でミスの原因を後追いできるため、限りなくミスをゼロに近いところまで抑制できるようになった。

現在は石川氏・高橋氏の両名によるRPA推進チームが現場部門からの依頼受付、ロボット開発・保守を担当。また、情報システム部ともライセンス管理・実行PC手配・アプリケーションのID管理等で連携する。社内では「これはRPAでやろう」「新規ビジネスではRPAで対応しよう」という動きが活発化しており、将来的には全社的運用によって、システム運用・保守にかかるコスト削減にもつながると期待している。