導入前から各部署へのヒアリングで100以上の業務が候補に

マツキヨココカラ＆カンパニーではデジタル戦略の一環で、働き方改革を実現するツールとして2018年夏からRPAを導入している。当時はまだ流通・小売業でのRPA導入事例が少なかったが、現場の業務担当者が身近な定例業務を自らRPA化する想定で導入の検討を開始した。

導入は営業統括本部IT統括部MDシステム課主査の安久澤隆生氏が主導。まず行ったのは、各部署へのRPAで代替できる業務のヒアリングだ。「現場からはすぐに100以上の業務が上がりました。その後の社内説明会でも初回で70〜80人が参加し、期待値の高さがうかがえました」（安久澤氏）

安久澤氏は自分でいくつかのRPAツールを試用して比較、BizRobo!を含む2社まで絞り込んだ。そこで、以前よりソフトウェアなどに関してサポートを受けていたBizRobo!パートナーのヴィンクス社に相談し、3ヶ月の準備期間を経て同社とともにBizRobo!導入を進めていった。

現場社員が取り組みやすいように独自のガイドラインを作成

BizRobo!の導入は「①サーバ型でロボットの数が増えても管理しやすく、セキュリティが高い」「②動作の安定性が高く、幅広い活用が可能」「③利用者数、ロボット数に依存しないライセンス体系」「④ヴィンクス社の手厚いフォロー体制」が決め手となった。中でも当時はRPAに関する情報が今ほど存在しておらず、手探りの部分も多い中、ヴィンクス社のサポート体制には助けられたという。

同社ではBizRobo!の導入初期から、ロボットの開発や運用は現場の担当者が行う方針をとっている。安久澤氏はその理由を「業務で扱うパソコンや機械と同じように使うツールの一つだと捉えていたため」と話す。そのため、RPAも現場で開発・運用するのが良いと考えた。「RPAを特別扱いしない分、社員が抵抗感を抱かずに取り組めるよう、社内運用のガイドライン作りには時間をかけました」（安久澤氏）

各部署のロボットの担当者は立候補で募り、多くの社員が手を挙げた。その大半が、プログラミングやRPA未経験の社員だ。当時、BizRobo!活用のアイデアとして多かったのは商品検索システムを改善するためのもの。各部署に目標を設定してもらい、通常業務と並行してRPAの知識の習得と開発を進めていった。

「ロボットだからこそできる業務」も生まれる

特に活用が進む部署の一つが商品部だ。同部DB課では、買い付けのための資料集め、データの抽出や加工に多くの時間が割かれていた。当時商品部に所属していた玉岡和之氏（現在は営業統括本部 海外事業推進部）は、こうした単純作業の約9割をロボットに代替。「手が空いた分、データの分析や今後の対策に注力できるようになり、心のゆとりが生まれパフォーマンスが上がった」と話す。さらに単純作業のロボット作成から知識を積み重ね、作業量が膨大で人力では難しかった商品リベート管理業務のRPA化を実現し、大幅な効率化を達成した。

管理本部総務部管財課でも活用が進む。その一つが、同課の大島紀代子氏が取り組んだ、財務経理部から上がるデータを一つの台帳にまとめる作業だ。システムからの資料ダウンロード、データ抽出、エクセルへの転記、台帳の形式への整理、事業会社へのメール送信といった一連の作業を、複数のロボットを組み合わせ、スケジューラー機能も活用して全てRPA化。社員が行うのは最初のスタートボタンのクリックや読み込みフォルダへの格納のみになった。

財務経理部では、尾見さやか氏が2020年8月からロボット開発を担当。経費の振替業務のRPA化に着手し、全11工程のうち、振替先および金額の確認、Excelへの転記など3工程をロボットが担う。これにより作業時間は従来の約半分にまで削減された。

週一のロボット管理と現場の自立性により安定した運用を実現

同社がこれまでにRPA化した業務は約500種類にのぼり、現場担当者の早朝対応からの解放、繁忙期の負担軽減などの効果があった。創出した時間は年間2万9,000人時にも及ぶ。

「私はこの創出時間を『ご利益』と呼んでいます。当初はご利益の時間を確認しながら進めていましたが、運用が進むにつれてそうした定量的なもの以外にも大きな効果があることがわかってきました」（安久澤氏）

たとえば、1週間に5分だけの作業にロボットを1体使っているケース。費用対効果の面で疑問に感じ、作成した担当者に聞いたところ、担当者はそれまで当該作業のために金曜日に休みを取れなかったという。「数字だけでは見えない、質的なメリットがあるのだと気づきました。現場の担当者が個人の裁量で作るからこそ、こうしたロボットの使い方が見出せたと感じます」（安久澤氏）

ロボットは安久澤氏と営業統括本部IT統括部MDシステム課の古賀義孝氏が週に一度台帳で管理し、野良ロボが発生しないようにしている。ロボット数が多くても2名で管理できているのは、ヴィンクス社のサポートと、現場の担当者が自律的にロボットを扱える環境が整っているからこそだ。