RPAの開発外注は定着に至らず

大阪府八尾市に本社を置く八尾トーヨー住器株式会社は、1974年設立。住宅用建材販売業・建築工事業等を営む。近畿地方各地に拠点を置き、工務店向けのアルミサッシ販売をはじめとする企業間取引を主力とする一方、住宅の建築やハウスクリーニングなどのBtoCビジネスも手がける、従業員数約150人の企業だ。

社員の能力が最大限発揮できる柔軟な働き方を目指し、営業社員へのタブレット端末支給や全拠点対象のフリーアドレス化、テレワークの積極活用などを進めてきた同社は、パソコン上での定型的な事務作業を効率化する狙いから、2019年にクライアント型RPAを導入。開発運用は外部企業に委託したが、社内に明確な担当者がおらず、エラー発生時の原因特定が遅れるなどして定着には至らなかった。

そのため同社は、社内開発主体のRPA運用に転換することを決め、担当者の選定とツールの再検討に入った。

他製品から乗り換え、社内開発体制を構築

2020年からRPA運用の見直しに入った同社は、別途AI-OCRの導入で接点があったRPAテクノロジーズ株式会社のRPAツールであるBizRobo!に着目。社内の実務に明るく、前職で基幹システム更新に携わった経験もあるスタッフが担当に就き、従来の他社製品と同じカテゴリーであるクライアント型製品「BizRobo! mini」を検証した結果、処理速度や安定性、スケジュール実行機能などで「圧倒的に優位」と判断され、全面移行が決まった。

BizRobo!パートナーである株式会社ミュートスの支援などを受け、通常業務の傍ら開発スキルを習得していた担当者は、途中で自身の担当業務を一覧にし、関係する資料を整理・集約。可視化されたことで業務分担に手を挙げる同僚も現れ、RPAに専念できる環境となった。

開発の加速に伴いツールのライセンスは、処理能力が高く全社展開しやすいサーバ型の「BizRobo! Lite＋」にアップグレードされた。

ロボットの実装と対象業務を、そろって最適化

ほぼRPA専任となったスタッフを含む3人の社内開発により、同社が作成した80体のソフトウェアロボットは現在、売上処理や管理会計向けのデータ取得、入金消込の基幹システムへの反映など、約20業務で稼働中だ。

このうち、仕入先メーカーの基幹システムで管理している自社の売上データをダウンロードし、推移や累計、部門別構成比といった経営資料を自動作成するロボットは、月数回の頻度で仕様変更される同システムを念頭に、対応する改修が見込まれる箇所を、共用可能な「部品（スニペット）」として作成。1回の改修で、関係する複数のロボットに反映される設計とした。

同時に、従来複数部署の10人以上が個別に手作業で作成していた資料間の重複する項目を、RPA化のタイミングで統廃合するといった見直しも進め、実装・業務の双方から標準化・効率化が図られた。

基幹システムへの入金入力業務

業務全般の改善・標準化にも貢献

導入開始以来、BizRobo!の活用で同社が創出したリソースは、累計1,300時間超。担当業務にRPAが導入されたことで、毎月10時間以上の単純作業から解放された社員も存在する。

BizRobo!がもたらす効果は、自動実行による時間短縮や負担軽減といった直接的なものにとどまらないという。例えば、RPA導入を契機に加速した標準化は、各営業拠点で用いる計数の方法や帳票の様式を統一するなど、業務の根幹部分まで及んでいる。

さらに、RPAという具体的な手法や、その適用例が社内に知られたことで、「最終的にRPA以外の手法を用いるケースを含め、従来みられなかったような業務改善の提案が活発に挙がるようになった」（金子氏）。そうした業務改善を実現する社内開発者の知見が、他の自動化技術などDX（デジタルトランスフォーメーション）の領域全般に広がった点も評価しているという。