生産性向上を図るデータ自動連携を計画

広島市に本社を置く株式会社マエダハウジングは、実績3万件以上の住宅リフォームを主力とする施工会社だ。2023年1月に創業30周年を迎えた現在、広島県内にショールーム6拠点を展開。新築や不動産売買仲介なども手がけるグループ6社で、社員約140人が従事している。

同社は住宅事業を通じた「お客様の満足」「社員の幸福」「地域への貢献を、同時に実現するとの経営理念を掲げる。その実現に向けて、代表の前田政登己氏はこう語る。
「価値あるサービスを提供する社員に、よりよい待遇で応えるには、人時あたりの作業量を増やす生産性向上が欠かせません。そこで事務作業においても、極力人の手を介さない自動処理を進めてきました」
施工や勤怠などの管理にWebサービスを導入して効率化を図ってきた同社は、これらのデータを自動連携する手段として、RPAに着目した。

自社環境に最適の製品特性と判断

オンラインでの営業活動など、コロナ禍を受けたデジタル活用が全社的なテーマとなった2020年からRPA導入の検討を開始した同社は、ロボット作成の容易さやサポート体制、活発なオンラインコミュニティなどを評価。約3カ月の製品比較を経て、2021年秋にサーバ型RPAツール「BizRobo! Lite＋」を導入した。

Webサービス間のデータ連携が念頭にあったことから、同社はRPAの選定においても、Webサービスであるクラウド型製品を有力候補としていた。ただ一方では、クラウドに移行していない社内業務も存在し、それらの効率化を進める必要もあったという。
最終的に、オンプレミス環境で構築するサーバ型ツールのBizRobo! Lite＋が採用されたのは、「Web・社内環境を問わず多様な業務に対応でき、1ライセンスで複数のロボットを同時実行できる」という特長が、同社に最適と判断された結果だった。

新入社員が開発の要を担う

同社では現在、ソフトウェアロボットが17業務で稼働中。さらに4業務で開発・検証が進められている。
BizRobo!の導入にあたって同社は、複数部門のメンバーでつくる「DX推進委員会」を通じ、自動化したいデータ転記作業を社内各所から募集。想定される効果が大きい順に開発に着手し、新卒入社した2022年4月からRPA担当となった、総務経理室の横畠祥氏が実装の大半を手がけてきた。

このうち勤怠実績の確認作業では、当初の勤務予定と勤怠システム上の打刻との照合や、不一致がある社員への確認・修正依頼メッセージの送信が自動化された。また、リフォームを終えた顧客へ一定期間ごとに送付するハガキの宛先リスト作成作業では、工事の日程・進捗・予算などを一元管理するWebサービス「ANDPAD」からのデータ取得や重複の確認、見やすい様式への変換などをBizRobo!が担っている。

工事完了のお客様に確認ハガキを郵送する業務

現場の声を聞き、活用のポイントを発見

BizRobo!による自動実行で同社が解消した手作業は、本社の事務部門だけで年間900時間相当。直接の算出対象とはしていないものの、RPA化に伴って不要になった各営業拠点からの報告業務も少なくなく、実際にはこれを上回る時間削減効果が達成されている。
数字に表れない定性面では、「勤怠の確認・修正を同僚に求める」という
ストレスフルな業務をなくせた点が、特に高く評価されている。

現在同社では、要望を受けた開発で実績を積んだ横畠氏が、特に業務負担が重そうな部署を訪れ、担当者へのヒアリングを通じて新たな効率化のターゲットを探っている。
「要望がなくても話をよく聞いてみると、担当者が1日がかりで処理している作業を、ほぼ完全に自動化できるといったケースもあります。時間削減はもとより、『楽になった』と担当者本人に喜ばれるのがうれしいです」（同氏）