職員の声を受けてスモールスタートを決断

香川県高松市に本部を置く生活協同組合コープかがわは、1966年に設立。半数に迫る世帯加入率は全国平均を上回り、19万人超の組合員を数える現在、年商にあたる「供給高」は約201億円。店舗14カ所のほか、共同購入・個人宅配の拠点である7カ所の「支所」などを通じて事業を展開している。

同組合の本部では2019年から「業務効率改善プロジェクト」がスタート。具体的な取り組みを探る中で、データ転記に代表されるパソコン上での定型作業の自動化がクローズアップされ、それを比較的容易に実現できるRPAの導入検討を行った。

検討を進める中で同組合は、ソフトバンク株式会社から「BizRobo!」をベースに開発されたRPAソリューション「SynchRoid」を提案され、検討。小規模からでも実運用を通じて有用性を見極めることとし、PC1台で稼働するクライアント型のライセンス「SynchRoidライトパック」の導入を決めた。

地域密着型のパートナーを持つBizRobo!に移行

RPA導入4年目の2023年4月から、同組合はSynchRoidライトパックに相当するライセンスで、RPAテクノロジーズ株式会社が提供する「BizRobo! mini」に移行。地元四国を本拠とするBizRobo!パートナーである株式会社デジタルテクノロジー四国を、開発運用の新たな委託先に選定した。

これは、ソフトバンクからの開発支援を受けて導入したソフトウェアロボット2体が、一定の成果を挙げた結果だ。具体的には、同組合で有用性が確かめられたRPAの活用を加速するため、メンテナンスや開発支援で一層きめ細かな対応が期待できる近隣のパートナーが望ましいと判断したためだという。

同組合本部の財務・総務部門である管理部で、RPA化する作業の取りまとめなどを担う笠井延昭氏は「新たなパートナーのもと、より密で丁寧な対応が得られ、ロボット開発のペースも上がりました」と評価する。

7業務で15体のロボットが稼働中

2023年5月現在、同組合では商品管理や販売管理、デジタルマーケティングなどの7業務で、合計15体のロボットが稼働している。

このうち店舗運営部では、店舗別のLINE公式アカウントで提供する購入特典の利用状況などを取りまとめ、各店に送信する月次の作業をロボットに移行。宅配運営部では、従来各支所の副支所長がExcelで行っていたコース別販売実績の集計を、一括自動処理に切り替えた。

また、組合員に発行しているプリペイドカード関連の集計管理ではBizRobo!の活用により、新規登録などで年間2万件程度発生する管理画面への入力作業が不要となった。

SynchRoidで開発されたロボットもBizRobo!で稼働を続けており、毎月約1,500アイテムが関係する特売に関しては価格や特売期間を基幹システムに登録する作業が、また各支所で取り扱う金銭に関しては日報の入力作業が、それぞれ自動処理されている。

週次で各支所／コース別の実績情報を集計する業務

RPA導入を機に業務の標準化も進展

7業務に導入したRPAによる自動実行で、同組合は合計で年間1,320時間相当の人的リソース創出に成功。中でも、副支所長による販売実績の集計を自動処理に切り替えた効果は特に大きく、これだけで年間612時間相当の余力創出につながっている。

「手入力していた内容がひとりでに処理されるようになり、とても楽になった」など、担当業務にBizRobo!が導入された職員本人から歓迎の声が多く寄せられているほか、RPA導入に伴って業務そのものが簡素化し、明快な手順に統一される標準化の効果も得られている。

笠井氏は「煩雑な手作業が解消されたことで、普段の担当者が休んだときでも、同僚が代行できるようになりました。『不在時もスムーズに進められる業務が増えたので、気兼ねなく有休を取得できる』といった、働き方へのプラスの影響もみられます」と評価する。