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読み込み中...「システムで業務を自動化するにはどうしたら良い？」
「どのような手順で進めたら良いの？」
と悩んでいませんか。
システムで自動化できる業務の幅は広く、特に決まった流れで行われているルーチン業務の多くは自動化しやすいです。
システム活用によるシステムによる自動化は、人手不足の解消やコスト削減・働き方改革の推進など多くのメリットがある一方で、自動化の際にはいくつかの注意点も存在します。
そこでこの記事では、システムによる自動化の概要・向いている業務や手段、注意点や流れなどを網羅的に解説します。
システムによる自動化を検討されている企業担当者の方は、ぜひご覧ください。
システムによる自動化とは？
システムによる自動化とは、IT技術とシステムを活用しながら社内業務を自動化することを指します。
これまでは人が行っていたルーチンワークや定型の単純作業をICTツールに任せることで、人手不足の解消や業務効率・生産性向上に役立てられます。
IT技術の進歩により、表作成やデータ入力などの簡単かつ単純な事務作業に加えて、社内固有業務であっても流れや作業内容が固定化しているものは、システムでも人と同じまたはそれ以上のクオリティを出すことが可能になりました。
RPAツールやAIツールなどの各種システムや、プログラミングを活用して構築されたツールによって、多くの企業でルーチンワークが自動化されています。
加えて、昨今の人手不足が叫ばれるなかで、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する企業が増えているのもシステムによる自動化が進む理由の一つです。
DXとは、企業がAI、IoT、ビッグデータなどのデジタル技術を活用し、業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出、旧来のシステムからの脱却や企業風土変革の実現を目的としたものです。
このようにシステムによる自動化は、生産性向上やDXの目的を果たす一端であるとも言えます。
RPA（BizRobo!）を活用したシステム自動化例
本章では、RPAを活用したシステム自動化例を紹介します。
一般的にイメージしやすいルーチン業務に加えて、流れが決まっている定型業務であればRPAによるシステム自動化は可能です。
・勤怠管理業務
・経費精算業務
・請求書など各種帳票発行業務
・各種レポート作成
・顧客情報登録
・受注・在庫確認業務
・発注リスト作成
・入金突き合わせ・消し込み
・他社（競合企業）の価格調査
・定型作業に則ったメール配信
・問い合わせ対応
・Webサイトを経由した各種情報収集
気になる項目をぜひチェックしてみてください。
勤怠管理業務
勤怠管理業務は、RPAによるシステム自動化がしやすい業務の一つです。
勤怠管理システムから社員それぞれの残業時間を集計し、残業が多い従業員や部署をリストアップします。なお、担当者への確認依頼メールを自動送信するというような、複数のアプリケーションを跨いだ作業も可能です。
また年末調整のような年に1度の業務は、人間が作業すると1年ぶりで作業手順の失念や誤りが起こりがちですが、RPAは一度覚えた手順やルールは、期間が空いてもクオリティを落とすことなく完璧に実行します。
（業種：医療・ヘルスケア）
休職者・出向者・海外勤務者の勤怠を代行登録する業務
従来は月に1回、30分～5時間ほど時間をかけている業務であった。完全なルーティンワークであり、さらに作業漏れやミスも発生により月次勤怠情報の確定に遅れが生じることがあったことから、ロボットに代行させるのが適切と判断した。
『BizRobo!』導入後は、グループ会社含め、1ヶ月で20時間ほどの余剰時間創出に成功。作業漏れや登録ミスなどはなくなり、円滑に月次勤怠情報を確定することが可能となった。
経費精算業務
経費精算業務も、RPAによるシステム自動化をしやすい業務です。
一例として、交通費精算における一連の作業（例：交通費検索・最安値と最適経路検索・申請内容と記載運賃の突き合わせ）などを自動化できます。
また毎月定型で発生する経費精算の承認処理も併せて自動化すれば、業務が完結するまでのスピードを大幅に上げられるでしょう。
（業種：製造）
請求書の内容を経費として登録・印刷する業務
本来ならば項目を詳しく分けて経費登録を行うべきところ、項目増加により人手では対応できず、大まかな「外注費」「雑費」などの名前で登録していた。このような対応では明細登録を見ても内容が何も分からず、コスト分析業務が全く行えないことが課題であった。
『BizRobo!』導入後は、業務時間を40時間から2時間に圧縮成功。さらにロボットが代行するため、膨大な項目数を短時間で処理可能となった。明細登録の項目をより詳細に作成でき、詳細な伝票内容に基づいたコスト分析も行えるようになった。
請求書など各種帳票発行業務
請求書など各種帳票発行業務も、RPAによるシステム自動化が向いている業務です。
例えば、社内で保有する支払い情報をもとに、買掛金の処理業務や、会計システムへの仕訳入力・転記業務・支払い帳票の作成などを自動化できます。
RPAで自動化することでヒューマンエラーがなくなり、その先の処理もスムーズに進みやすくメリットが大きいのも特徴です。
（業種：官公庁・自治体）
複写機使用料の支払い帳票を作成する業務
単純かつ繰返し作業であることから、自動化による効果や他の業務へ拡大できる可能性が高いと判断。元データのエクセルのフォーマットが業者によって異なるが、そのような場合でもRPAが対応可能か検証したいと考えていた。
『BizRobo!』導入により、担当者の作業時間が従来は144時間であったところ、ロボット導入後は担当者の作業時間が6時間、ロボット稼働時間が1.8時間となった。
各種レポート作成
各種レポートの作成も、RPAによるシステム自動化が可能な業務の一つです。
具体的には、広告運用の費用対効果を集計する際の特定キーワードにおけるCPA（顧客獲得単価）やCPC（クリック単価）などのデータをGoogleアナリティクスから抽出し、抽出したデータを元に数値をグラフ化しレポートに起こすといった一連の作業です。
また売上アップに向けたサイト改善においては、常に最新のデータからの分析が必要となります。
そこでRPAを活用し、情報収集や定型レポートの作成をあらかじめ設定したタイミングで行うよう設定しておくと、定期的にレポートが作成され分析や対応といった次の行動を取りやすくなります。
（業種：食品・飲食）
店舗実績を月次経営会議の資料に反映する業務
2種類のPOSシステムから80店舗分の情報を抽出する必要があり、データ処理が煩雑であった。加えて経営陣から週次で詳細データ（客層、客単価など）の報告を求められ、資料作成工数が膨大に。エクセルマクロ等を用いて業務効率化を進めたが、効率化し切れず残業で対応していた。
『BizRobo!』導入後は、1～2営業日ほどかかっていた業務が半日で完了するようになり、より細かい分析を高頻度で経営陣に報告出来るようになった。担当者に対する評価も向上した。
顧客情報登録
新規顧客を獲得した際などに発生する顧客情報登録作業も、RPAによるシステム自動化に最適な業務です。
企業によっては複数のシステムが連携されているケースもあり、社内で連携するシステムが多いほど手作業が大変になります。
そこでRPAを活用して自動化すると、専用フォームへの一度の顧客情報入力によりRPAがそれぞれのシステムにログイン・情報を自動登録してくれます。
入力ミスによる誤りや一部のシステムへの登録もれ等のミスもなくなるため、より業務品質が高まるでしょう。
（業種：サービス）
セミナー参加者の情報を顧客情報システムに登録・更新する業務
6,000人規模の自社イベントの参加者情報を顧客管理システムに転記・更新する業務。顧客情報の登録に1件当たり5分かかっており、合計500時間以上かかっていた。スタッフ30名で毎日夜10時頃まで残業しており、精神的・肉体的な負担が大きかった。
『BizRobo!』導入後は、ロボットが夜間に全ての作業を実行。複数人が一斉に作業することで顧客管理システムの動作が遅くなる問題点も解消された。課題であった残業はほとんどなくなり、焦りからくるミスも減少した。
受注・在庫確認業務
受注情報や在庫の確認業務のように、複数のシステムやアプリをまたぐ業務にもRPAによるシステム自動化が効果的です。
商品価格の変更、在庫数の変動、新商品の追加など、商品情報変更のタイミングでRPAを活用するようシナリオを組めば、それまで手動で行なっていた確認や連携が不要となります。
システムをまたぐようにシナリオを組むことも可能であるため、自社専用のシステム開発は不要です。
（業種：製造）
倉庫の在庫を編集する業務
毎日決まったタイミングで行うルーチンワークであり、スケジュール管理が可能な『BizRobo!』で業務代行することが最適と判断。さらに時期による業務量の変動により、担当者の作業量も大きく変化することが難点であり、業務に費やす時間を一定に保ちたいと考えていた。
『BizRobo!』導入後は、在庫状況を自動的に確認することができるようになった。普段は定期的に稼働するようにしておき、時期によっては稼働回数を任意で増やすよう設定を行った。
発注リスト作成
受発注業務に欠かせない発注リスト作成業務も、RPAによるシステム自動化が最適です。
ただ発注リストを作成するだけでなく、顧客からメール受信した発注リストを自社の受注管理システムに転記することや、顧客のシステムを定期的に確認し受注がある場合にデータをダウンロードするような作業も自動化の対象となります。
CSVデータをエクセルに加工し、自社システムにインポートする作業までRPAツールを活用すれば、発注の自動化に大きく近づくことも可能です。
（業種：物流）
積荷商品の情報を検索し、更新がある場合に情報を書き換える業務
不定期に更新されるサイトから情報収集を行いたいが、商品情報が更新されていない場合はチェックが空振りに終わることが頻発していた。チェック対象が大量であり、長時間作業のほとんどが無駄になることが課題であった。
『BizRobo!』導入後は、情報更新があった場合のみ、かつ更新された商品の情報のみ取得できるため大幅に業務時間が短縮。作業が徒労に終わることがなくなり、担当者のモチベーション向上に大きく寄与した。
入金突き合わせ・消し込み
入金突き合わせ・消し込み業務も、RPAによるシステム自動化をおすすめする業務です。
取引先への請求情報と実際の入金情報を確認し、目視で照合→消し込みする作業は、取引先が増えるほど労力がかかるものです。
取引銀行のシステムから取得した入金情報と社内の会計システムが保有する消込情報を突き合わせし、消込ができなかった（未入金）情報をリスト化するまでの一連の作業をRPAツールで自動化すれば、見誤り等の人的ミスも減らすことができます。
（業種：飲食・食品）
請求データと入金データを照合する業務
取引先との入金日が月に十数回以上あり、都度集計業務が発生。システム化しても良い業務内容だったが、BizRobo!の方がコストが低く納期が早いと判断した。
『BizRobo!』導入により照合業務をロボットが全て代行するため、担当者は問題が発生している件にのみ注力できるようになった。加えて、空き時間を別業務に充てられるようになった。
他社（競合企業）の価格調査
広告や日時などのレポート作成・収集したデータの分析や検証と合わせて、他社（競合企業）の価格調査もRPAを活用したシステム自動化が可能です。
どのような企業でも、競合他社の価格調査は欠かせません。調査の際にチェックするポイントをRPAに登録すれば、価格調査を実施してもらえ、さらに調査情報を担当者にメール通知する・チャットツールに連絡することも可能となります。
（業種：卸売・小売）
競合店の価格を集計・出力する業務
競合店の商品数が非常に多く、人手でデータをまとめることは行えていなかった。また、Web上からデータを収集する類似業務が複数あり、ロボットのヨコ展開が行いやすいと判断した。
『BizRobo!』導入後は、競合店の価格情報をタイムリーに共有できるようになり、集計データは商品企画会議でも頻繁に使用されるようになった。
さらに価格情報以外にも、「天気・気温・降水量のデータ」「ゴム・合板・段ボールの相場価格」など、様々なデータを集計するロボットを同様の手順で作成し業務に大きく役立った。
定型作業に則ったメール配信
定型作業に則ったメール配信も、RPAによるシステム自動化が可能な分野です。
例えば採用業務では、会社説明会などの告知・応募者への面接日程のリマインドなど、定型作業によるメール送信をRPAツールで自動化できます。
送信日時の指定ができることに加え、社内システムに登録された送信先リストから対象者を抽出し、自動でメールを送れることから、業務負担の軽減に加えて連絡漏れや送信先誤りなどの人的ミスを防止できます。
（業種：インフラ・建設）
中途採用希望者に対して、説明会案内と予約受付を行う業務
職種ごとに応募条件が異なり、応募条件を満たすかどうか担当者が逐一確認する必要があり、手間となっていた。複数の転職サイトがあり各社でフォーマットが異なるため、担当者が手作業で作業を行っていたが、誤りが許されずストレスでもあった。
『BizRobo!』導入後は、担当者はルーティンワークから解放されストレスが軽減。さらに年間150時間の余剰時間を創出した。応募者からの申込みに対して迅速な対応が可能となった。
問い合わせ対応
自社への問い合わせ対応も、RPAを活用したシステム自動化が可能な作業です。
自社フォーム等に問い合わせがあった際に、窓口担当者が全て確認して回答内容を検討するのは労力がかかるでしょう。
そこでRPAを活用して自動化を行い、事前に対象となる問い合わせとメール返信内容を設定しておくと、自動的返信と問い合わせ管理が同時に実現します。
自動返信と同時に問い合わせ内容を社内システムへ転記したり、問い合わせ内容を担当部署にメール通知するなど、社内で行なっている一連の問い合わせ対応業務の自動化によって、さらなる業務効率化が可能です。
（業種：サービス）
自社のWebサイトへの掲載希望企業からの問い合わせをまとめる業務
自社Webサイトに案件や広告掲載を希望する企業から問い合わせについて、リスト化が必要であった。新規事業のため現時点の問い合わせ数は少ないが、今後問い合わせ数が飛躍的に増加する場合に備えたい。
『BizRobo!』導入後は、1件あたり5分かかる作業をロボットが完全代行。今後問い合わせが飛躍的に増加した場合の対応オペレーションも構築した。
Webサイトを経由した各種情報収集
自社商品や自社に対するSNS上の口コミや各種データなど、Webサイトを経由した情報収集業務も、RPAによるシステム自動化が可能です。
定期的にインターネットから収集してExcelなどに一覧化したり、具体的なキーワードをもとに収集した口コミをポジティブとネガティブで選別、特定のネガティブワードを検知した際のメール通知機能など、便利に各種データを収集できます。
収集された自社商品の口コミ評判や好感度を調査し、データ分析をする際にも大きく役立つでしょう。
（業種：メディア）
記事のネタ収集のため、数百のコンテンツ媒体からデータ収集する業務
毎日400～800もの媒体から情報収集する必要があり、人手では手に負えない業務量であった。FTP, WEB, テキストデータ, メールなど、複数種類の媒体からの収集が必要であった。
『BizRobo!』導入後は、あらゆる媒体からのデータ情報収集時間を大幅削減に成功。担当者を別業務にもアサイン出来るようになった。
システムで自動化する手段4選
システムによる自動化の具体的な方法は、以下の4つです。それぞれ特徴がありますので、自社に合うものを取り入れることをおすすめします。
・方法①：Microsoftのマクロ機能を活用する
・方法②：RPAツールを導入する
・方法③：プログラミングを活用しシステム構築する
・方法④：AIツールを導入する
それぞれ解説します。
方法①：Microsoftのマクロ機能を活用する
Microsoftのマクロ機能を活用することも、システムによる自動化に有効な方法です。
Microsoft Office製品に搭載されているマクロ機能を活用すれば、複数の動作をまとめて自動化できます。ExcelやWordへの入力作業・データ集計・フィルの統合などを自動化することが可能です。
マクロはVBAと呼ばれるプログラミング言語で作成するため、プログラミング知識を保有する人材が社内にいれば、追加コストはかからないでしょう。
ただしマクロを導入した場合、その運用と管理は必須です。手軽に作成できる点がマクロのメリットですが、チーム内でファイル共有をしようとすると、似たようなマクロが乱立してしまい混乱する可能性もあるでしょう。
マクロを活用したシステムによる自動化を行うなら、作成後の管理・運用も合わせて検討しましょう。
方法②：RPAツールを導入する
システムによる自動化を行ううえでもっともおすすめする方法が、RPAツールを導入することです。
RPAツールとは、ロボットに業務の流れ（シナリオ）を教えることで、社内の定型業務を自動化してくれるツールです。各種データ入力や定型分でのメール送付、経費精算など、幅広い業務を自動化できます。
RPAツールは作業手順やルールを教えると休みなく働くことが可能であり、いわゆる24時間365日働ける労働者のようなものです。
ただしRPAツールは種類や費用感が幅広いため、導入時はRPAツールの導入目的と費用対効果を明確化し、自社に最適なツールを選びましょう。
▶️おすすめのRPAツールを知りたい方は、「システムによる自動化ならRPAツールのBizRobo! がおすすめ」をご覧ください。
方法③：プログラミングを活用しシステム構築する
プログラミングを活用してシステム構築する方法も、システムによる自動化を行いたい企業におすすめする方法です。
プログラミングの知識があれば、日常の小さな手間を便利にするツールなど、さまざまな自動化システムを作成できます。
自社でシステム構築すれば外注などによる関係者を増やさずに済むため、少ない費用で自動化を進められる点はメリットでしょう。
ただしプログラミングスキルを持つ人材がいない場合には、スキル習得に時間がかかりやすく、採用する場合は別段でコストが発生します。
このため、社内にプログラミング知識や開発経験がある人材がいる場合におすすめする方法です。
方法④：AIツールを導入する
AIツールを導入することも、システムによる自動化に効果的な方法です。
音声認識やデータ分析・チャットボットなど、ここ数年でAIが身近な場所で活躍する機会が増えました。AIは人工知能であるため、例えば画像や音声の認識を自ら行い、必要な判断を行いながら業務を進められます。
会議の会話を録音して文字起こしする、要点をピックアップして議事録を作成する、複数人が同時に会話している場面において話者を見分けるなど、さまざまなことが可能です。
コールセンターの電話対応や品質向上への活用を目的としたデータ収集など、定型業務を中心に多くの場面で活用できるでしょう。
システムで自動化を行うべき理由
システムを活用して業務の自動化を行うべき理由は、以下3点です。
・理由①：人手不足解消とコスト削減の実現
・理由②：働き方改革の推進
・理由③：業務品質の向上
それぞれ見ていきましょう。
理由①：人手不足解消とコスト削減の実現
理由の1つ目に挙げられるのは、人手不足解消とコスト削減の実現です。
システムによる自動化が注目される代表的な理由に、国内の労働力不足が挙げられます。
労働力人口（15歳以上の就業者と完全失業者を合わせた人口）は、2022年平均で6,902万人と、前年と比較して2年ぶりに5万人の減少となりました（出典：総務省統計局）。
さらに少子高齢化のスピードが加速し人手不足問題が社会全体で顕著となっていること、今後の労働人口が減る見込みから逆算し、別の形で労働力を補填する必要性から、24時間365日稼働できる労働力としてRPAが注目されているのです。
また、少子高齢化による人手不足が進行する状況下で、従来と同じように社内の業務を進めていると、従業員1人あたりの業務が増えてしまい労働時間超過と比例して人件費の増加を招くことになります。
そこでシステムによる自動化を行いロボットに働いてもらうと、社内業務の一部をロボットに代替してもらえます。これにより労働時間が圧縮され、結果としてコスト削減につながるのです。
理由②：働き方改革の推進
2つ目の理由として、働き方改革の推進が挙げられます。
働き方改革とは、労働者がそれぞれの事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で選択できるような状況を作るべく、政府が行っている法改正などの取り組みのことです。
例えば、テレワークの導入、ペーパーレス化、会議や決済の効率化、残業時間の上限設定、育児休暇の取得促進、有給休暇の取得率向上など、働きやすい環境整備を目指して、さまざまな形で働き方改革は進められています。
働き方改革推進にあたっては、いずれの対策を検討するうえでも生産性向上の観点は欠かせません。例えば残業時間の上限を設定するには、ただ目標数値を決めるのではなく、具体的に残業時間を減らす取り組みが必要です。
また、テレワーク導入や会議・決済を効率化するためには、仕事への取り組み姿勢を従来の形から変えなくてはなりません。
特にこれまで対面で行なっていたものを非対面に変更しつつも業務を円滑に進めるには、コミュニケーション量の確保が不可欠であり、そのためにもルーチンワークは可能な限り自動化することが望ましいです。
このようにシステムによる自動化は、働き方改革の推進にも大きく役立っています。
理由③：業務品質の向上
システムによる自動化を行うべき最後の理由は、業務品質の向上です。
人が業務を行ううえで、ケアレスミスや抜け漏れなどのヒューマンエラーは避けられません。どんなに気をつけていても、ダブルチェックを重ねても、どうしても1つや2つのミスは発生するものです。
しかしシステムを活用して自動化を行えば、ミスを防止しながら速いスピード感と高いクオリティで業務進行が可能となります。
ロボットやツールなどのシステムによって自動化すると業務の質が高い水準で一定となるため、ヒューマンエラーがなくなると同時に業務品質が向上するのです。
加えて、ミスを発見するためのダブルチェック作業の工程等も削減でき、浮いた時間を別作業に充てられることで当該業務の品質も向上する可能性があります。
システムによる自動化の注意点
システムによる自動化を行うには、以下3つの注意点を押さえましょう。
・注意点①：自社開発を行う場合は慎重に進める
・注意点②：中長期的な人材戦略と合わせて検討する
・注意点③：運用面も考慮する
順番に解説します。
注意点①：自社開発を行う場合は慎重に進める
ツールの自社開発を行う場合は、慎重に進めましょう。
自動化システムにコストをかけたくないという理由で自社開発を行う場合もありますが、軽率な独自開発は好ましくありません。
自社開発を行うことで、開発した人にしか理解できないシステムが完成し、後のメンテナンスが困難になることは往々にしてある話です。当然、会社にとっては大きなリスクとなります。
また独自開発をする際は、プログラミングスキルやIT人材などの専門知識を有するエンジニアが不可欠ですが、1人のエンジニアに任せると業務が属人化しやすく、その人が退職や部署異動をした際に引き継ぎがうまくいかないこともあります。
システムによる自動化を進める際は、できるだけ低コストでやりたいという思いを持ちつつも、社外ツールの利用を含めて広い目線で検討をすることが大切です。
注意点②：中長期的な人材戦略と合わせて検討する
中長期的な人材戦略と合わせて検討することも、システムによる自動化を進める際の注意ポイントです。
システムでの自動化にあたり、特にツールを導入する場合は、適切な教育や人員配置が欠かせません。
導入する自動化ツールにより必要となる専門性は異なりますが、自動化する規模が大きくなるほど、そのツールに精通した人材が必要となると思って間違いありません。
社外に委託する場合でも、社内でメンテナンスを行う際や夜間の緊急対応時に自社社員の稼動が必要となるなど、どのような場面でどのITレベルの人材が必要となるのかを中長期的に検討・把握する必要があります。
なおシステムによる自動化と同時進行で、必要なスキルを蓄えられるよう自社社員を教育することも一つの手段です。自社にとってどのような手段が望ましいのか、中長期的な視点で人材戦略を検討しましょう。
注意点③：運用面も考慮する
システムによる自動化を行う際は、運用面も考慮しましょう。
ロボットのエラーやサーバーの不具合が発生すると、自動化されていた業務がストップしてしまい、アナログで作業を行う必要が出てきます。
生産性が低下することはもちろんのこと、ロボットやツールへの対応に時間がかかる場合は人手で作業を進めなければ業務が止まってしまうことから、社内運営に影響を及ぼす可能性もある一大事です。
またロボットに教えたルール（シナリオ）が誤っていた場合、正しい結果とは異なる内容のアウトプットが出力されてしまいます。
システムによって自動化を行うと、社内における当該業務の有識者が減ってしまう可能性が高く、業務をリカバリする際に手間取ってしまうことも。
このような事態を避けるために、定期的なシナリオ確認やメンテナンス・セキュリティレベルの確認・業務マニュアルの作成など、被害を最小限に食い止めるための対策を事前に検討しておきましょう。
誤作動が起きた際に素早く対処できるよう、有事の際の担当者を決めておくことも大切です。
システムによる自動化を行う流れ
システムによる自動化を行う流れは、以下の6ステップです。1つずつ着実に進めていけば、システムによる自動化に大きく近づきます。
・STEP①：自動化の対象業務をリストアップする
・STEP②：導入するシステムを決める
・STEP③：スモールスタートで始めてみる
・STEP④：自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う
・STEP⑤：システムの改善を行なったうえで本格導入する
・STEP⑥：システム保守運用を進める
システムによる自動化を本格検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
STEP①：自動化の対象業務をリストアップする
システムによる自動化を進める際は、まず自動化の対象業務をリストアップします。
部署単位で社内業務を細かく洗い出したら、システムで自動化したい業務をリストアップしていきましょう。
自動化に適しているのは、「定期的に発生する」「再現性がある（ルールが決まっている）」「大量である」の3点を満たす業務です。
作業の流れが一定のルーチン業務は自動化しやすい一方で、人間の判断が必要な作業や、イレギュラーが発生しやすい複雑な作業は自動化の対象から外すことが望ましいでしょう。
STEP②：導入するシステムを決める
対象業務をリストアップしたら、導入する自動化システムを決定します。
システムを活用して社内業務を自動化するには、以下の4つの方法があります。
・Microsoftのマクロ機能を活用する
・RPAツールを導入する
・プログラミングを活用しシステム構築する
・AIツールを導入する
それぞれのツールで適用可能な業務範囲や、導入に必要なコスト・技術力・必要工数が異なるため、どのシステムを使用すべきかをよく検討しましょう。
STEP③：スモールスタートで始めてみる
自動化する業務と導入するシステムを決定したら、まずはスモールスタートで初めてみることをおすすめします。
自社におけるシステムによる自動化が適切かどうかは、実際にやってみて初めて分かることも多々あります。まずは「データ集計を行う」「メールの自動送信でリマインドを行う」など、スモールスタートで試してみると良いでしょう。
特に初めてシステムによる自動化を行う場合は、対象業務を一度に自動化しないことをおすすめします。
ツールが想定していた通りに動かなかったり、従業員やスタッフが急な変化についていけなかったりと、さまざまな面で問題が発生しがちだからです。
まずは、万が一うまくいかなくても社内外に影響が少ない業務から初めてみましょう。
STEP④：自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う
スモールスタートで導入したら、システムによる自動化の効果測定と課題の洗い出しを行います。
システムを使って業務を自動化することで業務の流れが変わることは非常に多く、従業員が変更後の運用に慣れるのに時間がかかることも多いです。
「自動化する前の方が良かった」「かえって作業が増えているように感じる」というような反応が出る場合もあるでしょう。
その場合は、変更後の業務の流れを改めて洗い出し、システムの追加導入や改善ポイントの検討など、具体的な影響と解決策を洗い出していきます。
自動化に向けたシステム導入のみで満足してしまい、効果測定と課題の洗い出し・改善をしなければ現場に根付かないこともあるため注意しましょう。
STEP⑤：システムの改善を行なったうえで本格導入する
自動化システム導入後に効果測定と課題の洗い出し・改善を行い、現状の業務で発生している問題が解消されたら、本格的に導入を行います。
この場合、社員の利便性や満足度の向上を確かめてから本格導入を行うのが望ましいです。
システムを導入しても、通常業務が滞りなく進まなければ意味がありません。改善対応は丁寧に行い、必要に応じて社内説明会等で社内のフォローを行ったうえで本格導入に進みましょう。
STEP⑥：システム保守運用を進める
本格導入後は効果測定と出てきた課題への対応を行いながら、保守運用を進めていきます。
導入当初に設定した環境を維持するためにも、問題発生時の方針は事前に決めておきましょう。具体的には、以下の問題が発生した場合を想定しておくと安心です。
・誤作動の発生やエラーによる停止が発生した際の対処法
・ツールが使用不可となった際の業務遂行方法
・誤処理を認知できなかった場合の回復手順
・情報漏洩時の対応
・業務の属人化防止対応（マニュアル作成）
このような事態が発生することを想定し、万が一起きてしまったらすぐに対応できるよう、必要に応じて情報システム部やセキュリティ部門にも相談しながら準備しておくことが重要です。
システムによる自動化ならRPAツールのBizRobo! がおすすめ
システムによる自動化を検討しているなら、RPAツールである『BizRobo!』をおすすめします。
1ヶ月の無料トライアル期間がついていますので、導入前の確認もしっかりできて安心です。
以下の順番で解説していきます。
・BizRobo! の魅力①：独自の機能でシステムによる自動化の幅が広い
・BizRobo! の魅力②：サポートコンテンツが充実している
・BizRobo! の魅力③：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
・BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
・BizRobo! の料金プラン
早速みていきましょう！
BizRobo! の魅力①：独自の機能でシステムによる自動化の幅が広い
『BizRobo!』の魅力1つ目は、独自の機能でシステム自動化の幅が広がることです。
他のRPAツールではエラーが起きたりする不安定なプロセスも『BizRobo!』なら、機械学習機能を用いて安定して稼働します。
また、ローコード開発で視覚的にロボットの開発ができるのも特徴で、プログラミングの技術がなくても『BizRobo!』ではステップをつなげていくことで業務の自動化をできます。複雑なコードを書く必要もありません。
加えて「バックグラウンド実行」と呼ばれる効率性能が高いロボットの実行方法を採用しています。
バックグラウンド実行とは、日常業務で私たちが使っているPCの裏側でロボットに働いてもらうことで、RPA業界で唯一の技術です。
さらに「Kapplet（カプレット）」と呼ばれる手軽にロボットを実行できる一般ユーザー向けWebアプリ（ロボット実行アプリ）を展開しており、場所や時間を選ばず、ロボットに働いてもらうことができます。
BizRobo! の魅力②：サポートコンテンツが充実している
『BizRobo!』の魅力2つ目は、サポートコンテンツが充実していることです。
タイムリーな困りごとを解決するチャットサポートをはじめ、開発者の不安や疑問を取り除く複数のサポートが用意されています。
システム活用定着支援をはじめ、利用者の悩みに迅速に対応できる専任体制を構築しています。さらに開発・運用フェーズに応じたコンテンツ学習をしておくと、つまずきポイントを事前に回避することも可能です。
またSNS形式のオンラインコミュニティやイベントでは日々あらゆるノウハウがシェアされ、活発なユーザー同士の交流が行われています。ユーザーであればどなたでも参加可能ですので、導入の際はぜひ参加してみてください。
BizRobo! の魅力③：1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
『BizRobo!』の魅力3つ目は、1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せることです。
『BizRobo!』は本格導入前に1ヶ月無料でトライアル利用が付いており、充実した技術サポートやラーニングコンテンツを含めて無料で利用できます。
自社業務を本当にシステムで自動化できるのか、費用対効果が見合うかどうかなど、30日間しっかりと検討してから導入できるため安心です。
BizRobo! の魅力④：インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
『BizRobo!』の魅力4つ目は、インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心できる点です。
『BizRobo!』の開発環境はインストール数に制限がなく、開発者が増えるたびにライセンスコストが増加する心配は要りません。
他のRPAツールでは、ロボットを作ることはできたものの、それに伴い追加PCやライセンスが必要となり想定していた費用対効果が出せないという事態が起きがちですが、『BizRobo!』なら追加コスト不要で全社員に開発環境を提供することも可能です。
つまりロボットが増えるほど費用対効果が出る料金体系であり、ロボットを作るほどコストメリットを感じることができます。
BizRobo! の料金プラン
『BizRobo!』では、以下3種類の料金プランが用意されています。
・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に
自社のニーズに合いそうなところから、ぜひご覧ください。
【BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に】
「BizRobo! mini」は、まず小さく始めてみたい方におすすめのプランです。
RPA導入初期につまずきやすいお悩みに対して考えぬいた製品であり、初めてのRPA導入でも無理なくスタートできます。
一般的に別売りされていることが多い自動実行（スケジュール）機能が標準搭載されており、夜間や休日などの営業時間外でもロボットを自動で動かすことが可能です。
また、稼働したロボットの履歴を見られるのも特徴の一つです。「BizRobo! mini」ではスケジュール実行の記録を取れるので安全に運用できます。
スモールスタートから始めて自由に拡張でき、RPAを段階的に社内に浸透させたいと考えている方にも有益なRPAツールです。
【BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に】
「BizRobo! Lite」は、組織での利用を検討中の方におすすめするプランです。
スタートしやすい料金設定で、デスクトップ利用からサーバ利用までAll-in-Oneで提供しています。同時実行数に応じた課金体系であることから、スモールスタートが可能で後から実行数を追加できるため安心です。
サーバ上で管理は出来てもロボット実行はPC上のみになりがちな他社RPAツールと比較して、「BizRobo! Lite」ではサーバ上のみで管理や実行までが完結可能です。
希望する同時稼働ロボット数やロボット開発ツール数に応じて2つの料金プランが用意されており、実効性の高い料金体系を選びやすいのもメリットでしょう。
【BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に】
「BizRobo! Basic」は、RPAを活かして組織拡大を目指す方向けのRPAツールです。
「費用対効果が出やすい」「管理しやすい」「開発しやすい」の3点を満たすことから使いやすさに定評があり、ノンITの方でもロボットを開発することができるため、業務を知っている現場担当者自身が自動化に向けた仕組み作りを構築できます。
トライアルから導入後の推進まで、各フェーズでRPAプロジェクトを拡大する際に陥りがちな困りごとを徹底的にサポートしてもらえるのも特徴です。
トライアル時はチャットサポート・導入後はオンボードミーティングなどによる伴走支援など、RPA運営チームの設置と合わせて現場を支援する仕組みが整えられています。
まとめ
システムによる自動化の概念や、自動化の実例、具体的にシステムを活用して自動化する手段やプロセス、注意点と合わせて解説しました。
システムによる自動化とは、IT技術とシステムを活用しながら社内業務を自動化することで、人手不足の解消や業務効率・生産性向上に大きく役立ちます。
さらに働き方改革などの観点からも、多くの企業がシステムを活用した業務自動化を推進していますが、いくつかの注意点も存在するため、闇雲に進めることはおすすめしません。
本記事で紹介した業務の自動化に必要な流れを一つずつ押さえながら、着実に進めていきましょう。
なおシステムによる自動化を検討する際には、RPAツールである『BizRobo!』の活用をおすすめします。
『BizRobo!』は、他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコストを魅力とするRPAツールで、1ヶ月の無料トライアル期間を活用して本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認できます。
まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。
システムによる自動化に関するよくある質問
最後に、システムによる自動化に関するよくある質問をまとめました。
自社における自動化を検討するうえで、ぜひ疑問解消の参考にしてください。
Q1.システムによる自動化とは？
これまでは人手で行っていたルーチンワークや定型の単純作業をICTツールに任せることで、人手不足の解消や業務効率・生産性向上が実現するのです。
RPAツールやAIツールなどの各種システムや、プログラミングを活用して構築されたツールによって、近年で多くの企業がルーチンワークの自動化に取り組んできました。
表作成やデータ入力などの簡単かつ単純な事務作業や、社内固有業務であっても流れや作業内容が固定化しているものは、システムを活用して自動化することで、人と同じまたはそれ以上のクオリティを出すことが可能となっています。
Q2.システムによる自動化が向いている業務は？
・勤怠管理業務
・経費精算業務
・請求書など各種帳票発行業務
・各種レポート作成
・顧客情報登録
・受注・在庫確認業務
・発注リスト作成
・入金突き合わせ・消し込み
・他社（競合企業）の価格調査
・定型作業に則ったメール配信
・問い合わせ対応
・Webサイトを経由した各種情報収集
これらの業務の多くはルーチンワークであり、「定期的に発生する」「再現性がある（ルールが決まっている）」「大量の業務」の3点全てを満たしていれば自動化が可能です。
部門共通のデータ入力や日報作成、人事、経理・財務系、受発注業務、CRMなど、上記3点を満たす業務においてシステムによる自動化が可能な業務が多数存在します。
各種システムや自動化ツール等を活用して自動化を行えば、業務効率化と人的リソースの最適化・コスト削減とヒューマンエラー防止による業務品質向上が同時に実現します。
Q3.システムで自動化する手段は？
・Microsoftのマクロ機能を活用する
・RPAツールを導入する
・プログラミングを活用しシステム構築する
・AIツールを導入する
コストがかかりにくく一番取り組みやすいのはマクロ活用ですが、本記事でおすすめする自動化の手段は、RPAツールの導入です。
RPAツールとは、ロボットに業務の流れ（シナリオ）を教えることで、社内の定型業務を自動化してくれるシステム（ツール）です。
各種データ入力や定型分でのメール送付、経費精算など、幅広い業務の自動化が可能となります。
マクロ機能を活用すれば複数の動作をまとめて自動化できますが、Microsoft Office製品に限定されてしまうため、本当に実現したい自動化が叶わない可能性は多いでしょう。
なお、プログラミングの活用によるシステム構築やAIツールを導入する方法も業務を自動化するために効果的ですが、プログラミングに長けた人材が必要となると、難度が高まる傾向にあります。
Q4.システムで自動化を行うべき理由は？
・人手不足解消とコスト削減の実現
・働き方改革の推進
・業務品質の向上
システムで社内業務を自動化すると、人手不足解消とコスト削減が同時に実現します。
少子高齢化による人手不足が進行する状況下でシステムによる自動化を行いロボットに働いてもらうと、社内業務の一部をロボットに代替してもらえます。
これにより労働時間が圧縮され、結果としてコスト削減につながるのです。
さらに働き方改革推進にあたっては、生産性向上の観点は欠かせません。例えば残業時間の上限を設定するには、ただ目標数値を決めるのではなく、具体的に残業時間を減らす取り組みが必要です。
なおシステムによる自動化を推進すると、ロボットやツールが作業することで業務の質が高い水準で一定となり、ヒューマンエラーがなくなると同時に業務品質が向上します。
これらの理由から、システムを活用した業務自動化を速やかに進める必要があるのです。
Q5.システムで自動化する際の注意点は？
・自社開発を行う場合は慎重に進める
・中長期的な人材戦略と合わせて検討する
・運用面も考慮する
ツールの自社開発は、慎重に進めることをおすすめします。自社開発を行うと、開発した人にしか理解できないシステムが完成しメンテナンスが困難になることはよくある話であり、会社にとっては大きなリスクになり得るからです。
また、システムによる自動化を行う際に何かしらのツールを導入するなら、適切な教育や人員配置が不可欠となります。
導入する自動化システムによって求められる専門性は変わりますが、大規模に自動化を行うほど導入するシステムに精通した人材が必要となるケースが多いです。
システムによる自動化と合わせて、社員が必要なスキルを蓄えられるよう教育過程を用意するのも一つの手段ですので、中長期的な視点で人材戦略を検討しながら自動化に取り組みましょう。
また自動化システムを導入・構築した後の運用面も考慮しておきましょう。不具合が生じると業務が止まってしまったり、自動化したことで業務の有識者が減ってしまったりと、社内の業務がシステム任せになるのは好ましくありません。
導入後に起きうる非常事態を事前に予測し、情報システム部門等と連携しながら必要な準備を進めておくと安心です。
Q6.システムによる自動化を行う流れは？
・STEP①：自動化の対象業務をリストアップする
・STEP②：導入するシステムを決める
・STEP③：スモールスタートで始めてみる
・STEP④：自動化による効果測定と課題の洗い出しを行う
・STEP⑤：システムの改善を行なったうえで本格導入する
・STEP⑥：システム運用保守の方針を決める
システムを活用した自動化を行う際は、まず自動化対象となる業務をリストアップします。部署単位で社内業務を細かく洗い出し、システムで自動化したい業務をリストアップしていきます。
RPAツールやマクロ機能など、導入する自動化システムを決定したら、まずはスモールスタートで初めてみましょう。
ツールが想定していた通りに動かない、社員や従業員が急な変化についていけないなど、各所で問題が発生しやすいため、対象業務が複数あっても一度に自動化しない方が得策です。
スモールスタートで導入したら、自動化による効果測定と課題の洗い出しを行います。課題がある場合は、システム導入後の業務の流れを改めて洗い出し、他システムの追加導入や改善点の相談など、具体的な影響と解決策を洗い出します。
これらの効果測定と課題の洗い出し・改善を行い、現状の業務における問題が解消されたら、本格導入を行いましょう。システムを導入し自動化を行なって、通常業務が滞りなく進まなければ意味がないため、改善対応や社内対応は丁寧に行います。
本格導入後は効果測定と出てきた課題への対応を行いながら、システム保守運用を進めていきます。問題発生時の方針は事前に決定しておくことがおすすめです。
有事の際にすぐに対応できるよう、セキュリティ部門や情報システム部門にも相談しながら準備しておくことも重要ポイントと言えます。
Q7.システムで自動化する際のおすすめツールはある？
『BizRobo!』は以下4つの魅力が存在し、私たちをルーチン業務から解放してくれます。費用対効果抜群で、生産性向上にも大きく寄与するでしょう。
・独自の機能で自動化の幅が広い
・サポートコンテンツが充実している
・1ヶ月の無料トライアルで自社に合うかを試せる
・インストール数に制限がなくライセンスコストが一律で安心
他社にはない独自機能や一律で安心のライセンスコスト・1ヶ月の無料トライアルなど、『BizRobo!』なら本格導入前に自社の業務との親和性や費用対効果が見合うかをしっかり確認したうえで導入できます。
なお『BizRobo!』には以下3種類の料金プランが用意されていますので、自社のニーズに最適なものを選びましょう。
・BizRobo! mini｜まずは小さく始めてみたい方に
・BizRobo! Lite｜組織での利用を検討中の方に
・BizRobo! Basic｜組織拡大を目指す方に
まずは資料ダウンロードを行い、無料トライアルの導入をぜひ検討してみてください。
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