今さら聞けない自治体DX、自治体BPRとは？最新の業務改革事例も解説

近年、多くの民間企業でデジタル活用による、DX(デジタルトランスフォーメーション)が急速に進んでいます。一方で自治体も2021年9月1日にデジタル庁が発足し、これから自治体のデジタル活用及び自治体DXの取り組みを推進する動きが全国で活発化しています。

本記事では、自治体DXとは具体的にどのようなものなのか、これからDXを推進して行くにあたり参考事例となる自治体DXや自治体の業務改革事例をご紹介します。

DXとは何か

DXとはDigital Transformationの略称で日本国内では経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」を機に日本全国にDXという言葉が広まりました。経済産業省のDXレポートによるとDXは「企業がデータとデジタル技術を活用してビジネスモデルを変革するとともに、競争上の優位性を確保すること」と定義されています。

しかし、このDXという言葉を最初に用いたのは、スウェーデンのウメオ大学のストルターマン教授と言われています。同教授が2004年に発表した論文で「DX」を「デジタル技術の浸透が人々の生活のあらゆる面に影響を及ぼす変化」と説明し、情報技術と社会システムの融合による変化を、社会的な視点からとらえた概念としてトルターマン教授が紹介しました。

自治体DXとは

自治体DXとは、どのような意味でしょうか。実は自治体DXは総務省のレポートでも自治体DX推進計画として紹介されており、明確な定義及び意義付けを総務省がしています。 2020 年 12 月 25 日に閣議決定した「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針」において、目指すべきデジタル社会のビジョンとして「デジタルの活用により、一人ひとりのニーズに合ったサービスを選ぶことができ、多様な幸せが実現できる社会～誰一人取り残さない、人に優しいデジタル化～」が示されています。

現状のアナログ業務体制や国民へのサービス遅延などを改善するために、自治体DXは必須だと考えられています。このビジョン達成のためには自治体DXを進めることは非常に重要で、まずは以下２点を進めることが重要だと示されています。

・自らが担う行政サービスについて、デジタル技術やデータを活用して、住民の利便性を向上させる
・デジタル技術やAI 等の活用により業務効率化を図り、人的資源を行政サービスの更なる向上に繋げていく

出典：総務省 「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」

デジタル技術を活用した行政サービスの改革を進め、単にデジタル化だけではなく、デジタル技術を手段として有効活用することにより、社会のあり方をより良い方向へ変革する取り組みのことを指します。自治体DXの中でも、近年急速に動きがあるのが自治体の業務改革である、自治体BPRです。自治体BPRの取り組みについて詳しくみていきましょう。

自治体BPRとは

BPRとは、Business Process Re-engineeringの略語で日本語に訳すると「業務改革」や「業務再設計」という意味で使われています。そのため、BPRは自治体や企業の目標や目的を達成するための、組織構造、業務フローを再構築するという意味になります。

このBPRが自治体でも推進されていますが、なぜ自治体でもBPRが必要となるのでしょうか？それは旧態依然とした、自治体の業務プロセスに原因があると考えられます。

民間企業は新たな業務改善や効率化に関わるサービスが提供され始めると、製品・サービスの比較検討をおこない比較的速く導入ができるため、業務フローも定期的に改善されていきます。

しかし、自治体や行政は予算取りや業務プロセス改善における検討・申請・承認に長期的な時間が必要となるため、導入も遅くなります。また、定期的に業務が変更する場合もあるため、根本的な改善がなかなかしづらい状態です。

自治体BPRを進めるためには、プロジェクト組成をし中長期的なスパンで根本的な業務プロセスの見直しと定期的に改善できる仕組みづくりを構築することが必要となるでしょう。具体的な業務改革、自治体BPRについては以下の記事を参考にして下さい。

関連記事：自治体BPR(業務改革)とは？自治体の業務改革を進める上で必要な５つのポイントと成功事例を徹底解説！

自治体が抱えている課題

自治体や行政が抱えている問題は多く存在し、近年では新型コロナウィルスによるコロナ対策など感染症への対策も必要となり、業務範囲がとても幅広くなっています。しかし一方で、自治体の労働人口は減少傾向にあり多くの自治体・行政が人手不足に悩まされています。

労働人口の減少

日本にとって人口減少は大きな課題です。日本は2008年をピークに総人口が減少しており、人口減少による少子高齢化が年々深刻となっています。国立社会保障・人口問題研究所の調査による予測によると、2050年には日本の総人口は1億人を下回ることが予測されています。

この総人口減少により人口構成も大きく変化し、15歳〜64歳の生産年齢人口は2017年の7,596万人（総人口に占める割合は60.0％）が2040年になると5,978万人（53.9％）と減少することが予想されます。

これだけの人口減少が進むみ、地方人口が急速に減少することで、サービス産業の撤退や自治体によるサービス提供が困難となることが予測されます。また、税収減による行政サービス提供を維持できるのか、や地域公共交通の維持問題、空き家、空き店舗、工場跡地、耕作放棄地等の増加への対応など、対応業務は増加傾向となる一方で労働者が不足している状態に陥ると考えられます。

アナログ文化の課題

自治体にはまだまだ多くのアナログ文化が存在します。特に「紙からデジタルへ」のデジタイゼーションはこのアナログ文化を撤廃する動きの一つとなります。

いままで紙業務を主軸に業務プロセスが構築されていましたが、多くの企業がデジタルを活用した業務プロセスに移っていることもあり、自治体と民間企業や国民の間に大きな乖離が生まれています。例えば、FAXは過去に多くの企業や世帯が活用していましたが2009年以降FAXの保有率は減少傾向にあり、現在では情報伝達機器としては相応しくないと言えるでしょう。

出典：総務省「通信利用動向調査」

このような状況から自治体のデジタル化は優先事項の一つと考えられます。紙業務から脱却することで、今までの転記作業や紙資料の入力業務などはRPAを活用することにより、業務プロセスを改善し、効率的な業務プロセスへの移行が可能となります。

しかし、デジタル活用を進めるにはITやデジタルに精通したデジタル人材が必要となります。

デジタル人材の不足

デジタル人材は民間企業でも自治体や官公庁でも不足しており、デジタル人材不足は国内の大きな課題と言えるでしょう。効率的な業務プロセスの構築と運用を進めるためには、デジタル人材の採用が必要となりますが、少子高齢化による労働人口減少などを考えると現実的ではないでしょう。

総務省が発表した地方公共団体の総職員数の推移調査によると、平成6年をピークに職員数は大きく減少しています。令和2年に積極的な採用などで人員は増加していますが、以前のように職員を急増することは難しいでしょう。

そこで必要となるのが、デジタル人材の教育投資です。少ない人数でより効率的な業務プロセスを運用するために、職員の教育が必要となります。実際にいくつかの自治体ではデジタル人材への教育投資をおこない業務効率化を成功している例も出てきています。

関連記事：自治体・官公庁の人手不足問題とその対処法とは？人手不足対策を徹底解説！

自治体DX事例

各自治体でDXに向けた取り組みが進められている中で、自治体DXの例も総務省より「自治体DX推進手順書参考事例集」として発表されました。ここからは総務省の発表している自治体DX事例集を中心に自治体DXについてみていきましょう。

DX事例① とよなかデジタル・ガバメント宣言 【大阪府豊中市】

概要

大阪府豊中市では、市長が「とよなかデジタル・ガバメント宣言」を発出し、庁内外へ向けてDXに対するビジョンを表明しました。 この宣言を踏まえ、ビジョンの実現に向けた「とよなかデジタル・ガバメント戦略」を策定し、DXに向けた活動を開始しています。これらの活動の中心となるのはデジタル技術を活用し【暮らし・サービス】 【学び・教育】【仕事・働き方】のあり方を変革していく方針です。

また、戦略の策定に止まることなく、業務改革を行うことができる人材を育成するための「DXセミナー」を開催し、人材教育へも積極的に行っており、RPAなどの活用に向けても積極的に活動しています。

出典：総務省「自治体DX推進手順書参考事例集」P.7

DX事例② デジタル化ファストチャレンジ 【宮城県仙台市】

概要

宮城県仙台市では「できることはすぐ実行」をスローガンに掲げ、デジタル化ファストチャレンジとしての以下の取り組みを主軸に始めています。

①「窓口手続のデジタル化」･･･押印の廃止、添付書類の簡素化、キャッシュレス決済の導入等
②「デジタルでつながる市役所」･･･オンラインでの子育て相談、市民対応にモバイル端末の活用
③「デジタル化で市役所業務の改善」･･･ WEB会議システムの活用、AI・RPAの活用等

また、DXを「単なる新しいデジタル技術の導入ではなく、制度や政策、組織の在り方等を新 技術に合わせて変革し、地域課題の解決や社会経済活動の発展を促すこと」と定義することで仙台市としてデジタル活用に向けた明確な方針を掲げ活動しています。

出典：総務省「自治体DX推進手順書参考事例集」P.9

DX事例③ フィールドワークを通じたスマート人材育成 【三重県】

概要

三重県は自治体DXを可及的速やかに実施すべく、人材への教育投資に力を注いでいます。令和２年度から三重県庁内公募を実施し職員20名に、デジタルを活用し社会課題の解決を進めるための職員の育成に取り組み始めました。

また、近年重要視されているAIによるデータ活用やその他、DXのプロジェクトマネジメントなどの座学の研修をおこない、市町でのAI・RPA導入・活用について学び、県内事業者のスマート漁業、生産者のスマート農業といった現場でのフィー ルドワークを実施し、これらのナレッジ活用を進めています。

さらに、前年度の課題などを洗い出しすことでプログラム改善を予定しており、デジタル人材教育への熱量の高さが伺えます。

出典：総務省「自治体DX推進手順書参考事例集」P.20

DX事例④ 書かない窓口、ワンストップ窓口の実現 【北海道北見市】

概要

北海道北見市では、業務の効率化による書かない窓口、ワンストップ窓口の実現に向けて効率的な業務改革、所謂、自治体BPRを行いました。

この自治体BPRを行うことにより、職員が来庁者の本人確認を実施し、来庁者から必要な証明書を聞き取りながらシステムを利用し、申請書の作成支援を行います。来庁者は申請書に署名をするだけでよく、申請手続が利用者も職員も楽になり、簡略化されました。

また、ワンストップ窓口（自治体BPR）を実施し業務集約することで、他課の手続を住民異動窓口に集約し情報連携することで、来庁者の移動や、課を回るごとに発生する重複する本人確認、異動内容を説明することなくスムーズに申請等の対応ができるようになりました。

RPAを活用した業務では、利用証明書交付申請と住民異動届受付時のデジタルデータを活用することにより、証明交付と住民異動入力業務をRPAにより一部自動化しています。今後RPAによる更なる業務自動化が期待されています。

出典：総務省「自治体DX推進手順書参考事例集」P.36

自治体のRPA事例

本記事でご紹介した通り、自治体DXや自治体BPRにはさまざまな推進方法があり多くの自治体の業務効率化にRPAやAIが活用されています。一方でRPAがうまく活用できず、失敗に終わってしまった自治体も存在します。RPA導入を検討されている方や失敗しないための進め方などを詳しく知りたい方は当社にお問い合わせください。

また、自治体でのRPA活用について詳しく知りたい方は以下記事を参考にして頂ければ幸いです。

関連記事：【2021年版】自治体事例集からわかる「自治体×RPA」と自治体BPRによるスマート自治体の未来

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、自治体DXや自治体BPRについて基本的な考え方や自治体の課題についてご紹介し、具体的な自治体DXについても事例を交えて解説しました。これから人手不足が深刻化していく中で、デジタルを活用していかに社会課題の解決や自治体内部の業務プロセスを改善していくかが重要となるでしょう。自治体DXの実現に向けて、RPA活用をご検討の方はぜひ当社へお問い合わせください。