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読み込み中...「ルーチーンワークとは何か知りたい」「効率アップの方法を知りたい」と考えていませんか？
ルーチーンワークは手順の決まった単純作業のことで、工夫をすれば効率アップできるため自社全体の生産性向上に役立ちます。
当記事では、ルーチーンワークとは何かを言い換えや反対語とともに紹介します。
効率化の方法も解説するので、ルーチーンワークの意味を知りたい方だけでなく、生産性の向上を目指したい方もぜひご覧ください。
1.ルーチーンワークとは
ルーチーンワークとは、パターン化された業務や日常的に行う業務といった意味で使われる言葉です。たとえば、請求書の発行や書類作成などの仕事が当てはまります。
同じ作業を繰り返す仕事なので、マニュアルを整備するなどして効率化を図りやすいのが特徴です。
一方で、単調な作業によって飽きてしまい、集中力が落ちてミスが多くなりやすいと言われています。また、従業員の立場からすると、人によっては創造性を求められないためやりがいを感じにくいことがあります。
さらにルーチーンワークへの理解を深めるために、以下4項目について見ていきましょう。
①ルーティーンワークとの違い
ルーチーンワークとルーティーンワークに明確な違いはありません。発音が異なるだけで、同様の意味合いで使われています。
ルーチーンワークはもともと英語の「routine work」からきている言葉です。日本語的な発音にする際に、読み方が別れてしまったと考えられます。
また「ルーチンワーク」「ルーティンワーク」と伸ばさずに表記されたり、読まれたりすることもあります。
②ルーチーンワークの言い換え
ルーチーンワークは以下のように言い換えられます。
- 定型業務：パターン化された仕事
- 日常業務：日常的に繰り返し行う仕事
ルーチーンワークは以上2つの意味合いを両方含みます。明確にどちらかを示したい時は以上2つの表現を使うようにしましょう。
③ルーチーンワークの反対語
ルーチーンワークの反対語には以下が挙げられます。
- 非定型業務：パターン化されていない仕事、イレギュラーな仕事
- クリエイティブ：創造性が必要な仕事
たとえば、クレーム対応では顧客の要望を聞いて個別の対応が必要なため、非定型業務に属します。
芸術的な作品を作ったり、今までにない製品を開発したりする業務は、クリエイティブに当たります。
④ルーチーンワークの語源
ルーチーンワークの語源を知るには「ルーチーン」と「ワーク」の語源をそれぞれ見ていく必要があります。
「ルーチーン」の語源は、英語もしくはフランス語の「routine」と言われています。意味は以下の通りです。
- 日課
- 習慣
- 決まった手順
- いつも通る道筋
「ワーク」の語源は諸説ありますが、古英語（昔の英語）の「worc」と言われています。「行動」や「ビジネス」といった意味があります。
そのため、ルーチーンワークは「手順が決まった仕事」といった意味をもつのです。
2.ルーチーンワークが業務効率を下げることもある
ルーチーンワークは効率アップをしやすいタイプの業務です。逆に言うと、ルーチーンワークを効率化しないと、社内の生産性が落ちてしまいます。
ルーチーンワークの効率を下げてしまう要因として、以下3つが挙げられます。
①作業の流れが非効率な場合がある
ルーチーンワークのやり方が非効率だと、1件あたりにかかる時間が大きくなってしまいます。
1件の作業にかかる時間は小さなものかもしれません。しかし、ルーチーンワークは膨大な量をこなすことが多いため、トータルの作業時間には大きな差が生まれます。
たとえば、請求書1つを作成するのに3分かかったとすると、100件で300分、つまり5時間かかるのです。仮に、1つにつき2分30秒で作成できるようになれば、約4時間で100件作成できます。
自由に使える1時間を生み出せるのです。請求書の作成は毎月行うのが一般的であり、年間に換算すると12時間を生み出せる計算です。
仮に時給1,000円で従業員を雇っているとすると、年間1万2,000円のコストを削減できます。
このように、さまざまなルーチーンワークを効率化していけば、大幅なコスト削減や業務効率アップを狙えるでしょう。
「大して変わらない」と考えるのではなく、小さな改善を繰り返して作業効率をあげていくことが重要です。
②飽きて集中力が下がりミスが増える
ルーチーンワークは単調な作業であるため、飽きてしまい集中力が低下しやすいです。
結果としてミスが起こり、ミスがないかのチェック作業や修正作業に時間を取られてしまいます。
目標設定をして意欲を引き出したり、非定型業務と交互に取り組ませたりして、集中力を維持させる工夫が必要です。
③不要な作業をしている可能性がある
そもそも不要な作業をルーチーンワークにしてしまっているケースもあります。
たとえば、請求書の作成をエクセルなどの表計算ソフトで行うなどです。請求書作成ソフトや会計ソフトを使えば、入力するデータが少なくて済むので手間を減らせます。
AIやプログラミングを活用して請求書の作成業務自体を自動化すれば、さらなる効率化を狙えます。
「AIなどの最新テクノロジーは使うのが難しそう」と感じる方もいるかもしれません。しかし、知識がなくても使えるものや、知識の習得までサポートしてくれるサービスもあります。
使いやすいツールを上手く取り入れて、業務効率アップを狙っていくのがおすすめです。
3.ルーチーンワークを効率化する方法
ルーチーンワークを効率化する方法として、以下4つが挙げられます。
①作業プロセスを見直す
まずはルーチーンワークの作業プロセスを見直して、非効率な作業がないか確認しましょう。
たとえば、請求書の作成業務における以下のプロセスには改善の余地があります。
- 紙の書類からデータ入力している
- 毎回、計算式を入力している
- 印刷して郵送あるいはFAXしている
- メールが届くたびに作業を中断している
これらのプロセスは、次に紹介する方法で効率化できます。
②テンプレートやマニュアルを作成する
使い回しができるテンプレートを作成したり、効率の良い作業プロセスをマニュアル化したりする方法です。
たとえば、請求書の作成では、事前に計算式を入力したテンプレートを使い回すことで、計算式の入力を省略できます。
また、請求書の作成を行う時間とメール確認をする時間を分けることをマニュアル化するのも効果的です。
作業を中断しなくて済むので「何をしていたっけ？」と思い出す時間を削減できます。
そのほか、業務の手順を詳細に記述しておくことで、新人教育の手間も省けます。マニュアルを見ながら進めてもらい、わからない点だけ質問させたり、作業結果からフィードバックしたりすれば良いのです。
このように、テンプレートやマニュアルの整備はルーチーンワークの効率化に欠かせません。
③コア業務以外をアウトソースする
ルーチーンワークをアウトソースすることで、コア業務に集中できる状態を作る方法です。
日本では労働人口が減っており、人材を増やしてルーチーンワークに対処するのが難しくなってきています。
また、ルーチーンワークの多くは直接的に利益を生み出すものではありません。
ルーチーンワークを効率化し、いかにコア業務に時間や人材リソースを割くかが生産性を高める鍵になっています。
そのため、ルーチーンワークを外部に委託して、コア業務に集中するのがおすすめです。
④ITツールを駆使する
ITツールを活用して業務効率をアップさせる方法です。大幅な効率アップを目指すなら、業務を自動化できるRPAの利用がおすすめです。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアロボットを活用した業務の自動化を実現するツールを指します。
人への依頼とは異なり、RPAツールは以下4つが特徴的です。
- 休まない：夜間早朝や土日祝日でも休まず業務をこなす
- ミスしない：指示通り正確にこなす
- 辞めない：業務量が多くともストレスの概念がなく辞めない
- 高速で処理できる：人間よりも遥かに速く業務をこなせる
「担当者が休むと業務が滞る」「慢性的に人材不足である」という場合には、RPAの活用が役立ちます。
RPAについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
参考記事：RPA（ロボットによる業務自動化）とは
4.効率化しやすいルーチーンワーク
ルーチーンワークの中でも効率化しやすい業務として、以下が挙げられます。
- 経理の計算業務や数字の確認作業
- 名刺の整理や保管
- データの転写作業
- 会議
- 書類作成
- 連絡
- 情報収集 など
たとえば、経理業務では細かい計算が必要であり、入力ミスによる計算ミスも起こりやすいです。計算式や計算結果が正しいかどうかの確認作業に時間を取られがちになります。
すでに計算式が用意されている専用の計算ソフトを活用すれば、入力の手間が減ってミスを減らせます。また、計算結果を自動的にチェックしてくれる機能があれば、人が見直す必要もありません。
このように、ITシステムを活用できるルーチーンワークは効率化しやすいです。ITシステムは人とは比べ物にならないほど処理速度が速く、的確な指示さえ出せればミスをしないからです。
5.RPAで効率化できるルーチーンワーク
業務を自動化するRPAで効率化できる主なルーチーンワークを、RPAツール『BizRobo!』を例にして紹介します。
①情報収集
『BizRobo!』では、インターネット上の情報を自動的に収集できます。
人間が情報収集する際には、検索窓にキーワードを入力して検索し、1つずつサイトを開いて情報を確認する作業が必要です。
しかし、RPAツールを活用すれば知りたい情報を指示するだけで、自動的に情報が集まります。情報処理速度も人間には不可能なほど高速なので、膨大な情報を整理する市場調査などへの活用でより大きな力を発揮します。
具体的には「ECサイトにおける競合商品の価格をまとめる」などの業務が可能です。
情報収集を自動化すれば、データの分析や判断に時間を割けるようになります。競合とは異なるコンセプトやキャンペーンを打ち出せるでしょう。
②数値の確認作業
『BizRobo!』なら、数値が正しいかどうかの確認作業を自動化できます。請求書や給与明細の作成といった、正確性が求められる場面で役立ちます。
人の手でも行えますが、ロボットが実行することでミスなく迅速な処理が可能です。
金銭のやり取りが生じる場面でのミスは、大きなトラブルに発展するリスクがあります。正確性を求めるとチェック作業に時間がかかってしまいがちです。
また、精神的なプレッシャーも大きく、担当者の離職に頭を抱えることもあるでしょう。
RPAツールなら正確で高速な処理が可能ですし、離職リスクもありません。数値の確認作業や人材確保の手間を省けます。
③データ入力・転写作業
デジタルファイルから社内システムにデータ入力するなどの作業も、『BizRobo!』で自動化できます。
手入力はタイピングミスが起こりやすく、見直しや修正に時間がかかります。自動化すれば正確な転写が可能で、入力作業だけでなく確認作業も省けるのが魅力です。
また、紙書類をデジタル書類に自動変換するOCRツールを導入すれば、紙書類からの転写作業も自動化できます。
AIが搭載されているOCRツールなら、活字・手書き文字を問わずデジタルデータに変換可能です。OCRツールについては、次の記事を参考にしてください。
参考記事：OCRとは？OCRの歴史からAI-OCR導入のメリットとデメリットまで徹底解説！
④通知やファイルの送信
通知やファイルの送信もRPAツールで自動化できます。
たとえば、納期が迫っている業務について担当者に確認したり、書類が未提出の人に催促の連絡をしたりなどです。
営業のプレゼン資料を商談前にクライアントに送信するなど、デジタルファイルを送信する作業も当てはまります。
人がこの作業を行う場合には、以下の手順が必要です。
- 業務の進捗状況を確認する
- 連絡すべき人を洗い出す
- メールの文面を考えるor必要なファイルを用意する
- 該当者に通知する
複数のタスクが必要で手間がかかります。また、そもそも進捗状況を確認し忘れてしまうミスも起こり得ます。
『BizRobo!』などのRPAツールで自動化すれば、手間を減らせるだけでなく確認漏れも防げます。
6.ルーチーンワークを効率化できるRPA『BizRobo!』
RPAツールの中でも歴史がある『BizRobo!』の特徴を紹介します。
RPAツールの導入には、コストの確保や運用体制の構築などが必要です。『BizRobo!』はこれらの問題をサポートしてくれる仕組みがあります。
特徴①低コストで始められる
『BizRobo!』は年間90万円から導入できます。従業員を1名雇うより低コストなので、社内での承認を得やすいです。
また、RPAツールの中には問い合わせないと料金が分からないものや、オプションが多くトータルコストを見定めるのが難しいものも見受けられます。
『BizRobo!』なら、追加料金なしのオールインワン料金体系なので安心です。
料金プランは以下3つがあります。予算や導入範囲から自社に最適なプランが選べます。
- 『BizRobo! mini』：年間90万円
- 『BizRobo! Lite』：年間120〜180万円
- 『BizRobo! Basic』：年間720万円
それぞれの使用できる機能について詳しく知りたい方は、以下から無料資料請求を申し込んでください。
特徴②サポート体制がある
『BizRobo!』はサポート体制が充実しており、専任スタッフが対応してくれます。
RPAツールを活用するには、業務を実行するロボットを作成する必要があります。『BizRobo!』ではロボットの開発方法を学べるeラーニングが用意されており、初心者でも安心です。
特徴③運用拡大にも対応している
RPAツールの運用を拡大する場合には、専任スタッフのサポートを受けながら、段階的にスケールできます。
10年以上にわたって蓄積されてきた運用拡大のコツを基に、サポートしてもらえます。
7.RPAでルーチーンワークの効率化に成功した事例
RPAツールの導入によって、ルーチーンワークの効率化に成功した事例をご紹介します。
①転写の自動化で作業時間3分の1
クライアント：経済産業省様
課題：「紙とハンコ」の作業をIT化したい。
経済産業省は労働人口の減少に伴って、日本全体にITテクノロジーの導入による生産性向上を呼びかけています。省内の業務についてもIT化が必要と判断し、RPAの導入を決めました。毎年1,300人ほどが異動するため「人事給与システム」への情報登録が大きな課題でした。
＜具体的な課題＞
・ピーク時は人事給与システムへの登録作業に数人がかりで取り組んでおり、負担が大きい。かつ、ミスが許されない業務であり、プレッシャーがあった。
＜RPAによるソリューション＞
・人事異動の情報をまとめたエクセルファイルから、人事給与システムへの転記をRPAで自動化。
＜RPA導入後の成果＞
・従来の手作業で1件につき10分を要していた登録作業が、ロボット化で3分の1の約3分に短縮した。
・転記でミスを起こす可能性がなくなり、確認作業も軽減された。
②2名体制で月間3,650時間を創出
クライアント：株式会社ロフト様
課題：膨大な量の事務作業を効率化したい。
＜具体的な課題＞
・月間最大1,000件にもおよぶ請求書の作成業務が負担になっている。紙書類をエクセルや会計ソフトで処理しており、入力作業に時間がかかりミスも多い。
＜RPAによるソリューション＞
・紙書類をデジタル化するOCRツールと組み合わせ、請求書の作成業務をすべて自動化した。
＜RPA導入後の成果＞
・入力の手間やミスがなくなり、振り込み前に最終確認をするだけで済むようになった。
・RPA推進チーム2名によって、請求書の作成以外にも自動化し、月間3,650時間を創出した。
・各部門レベルでは80〜99％の時間削減効果を生んだ。
③年間およそ6,700時間相当の人的リソースを創出
クライアント：株式会社ファンケル
課題：人が介在する定型作業を減らして効率化したい。
＜具体的な課題＞
・流通部門の売上データ抽出、集計、自社システムへの登録、実績表の作成、結果を担当者にメールで送付、というプロセスを毎日行っており、時間がかかっていた。
＜RPAによるソリューション＞
・流通部門の売上データ抽出〜メール送信までの業務をRPAにより自動化。
・そのほか、複数システムの情報共有やWeb予約のデータ集計なども自動化。
＜RPA導入後の成果＞
・さまざまな既存業務を自動化し、年間およそ6,700時間相当の人的リソース創出を達成。
・ルーチンワークに取られていた時間を別の業務に充てられるようになった。
・手作業で起こりがちだったミスが減った。
④年間663時間の業務削減に成功
クライアント：名古屋大学医学部附属病院様
課題：働き方改革により、医師の過重労働・人手不足が深刻化していた。
＜具体的な課題＞
・医師の勤務時間計算が、紙書類で一つ一つ手作業で集計しており、手間がかかっていた。
＜RPAによるソリューション＞
・勤務時間をエクセルファイルにまとめ、RPAツールにて計算を自動化した。
・そのほかにも会議の案内メール送信など、効果が明確に現れそうな定型業務を優先的にRPAで自動化した。
＜RPA導入後の成果＞
・年間663.4時間相当の業務を削減できた。
・勤務時間の集計は従来1枚2分で400枚実行しており1ヶ月で13時間以上かかっていたが、RPAの導入によって年間160時間の短縮を実現した。
・業務負担が少なくなり、医師のサポートなどより専門性の高い業務に人材を配置できた。
⑤月間で約2000時間ものリソースを創出
クライアント：株式会社日立システムズ
課題：繁忙期の業務負担が大きく、個人作業により属人化も起きていた。
＜具体的な課題＞
・受注登録の作業で、50項目をすべて手入力するフローが負担になっていた。
・そのほかにも同様に手入力している業務が多くあり、効率化を目指したかった。
＜RPAによるソリューション＞
・約30体のロボットによって毎月3,000件におよぶ受注登録作業を自動化。
＜RPA導入後の成果＞
・受注登録作業では月間およそ300時間の削減に成功。
・グループで200体以上のロボットがさまざまな業務を自動化し、月間で2,000時間の創出を実現。
・作業工程の煩雑さから月1回の実施に留まっていたセキュリティに関する作業は、自動化により月4回可能になり、安全性も上がった。
8.この記事のまとめ
ルーチーンワークは、同じ作業を繰り返す仕事のことで、パターン化すると効率化を図れます。
しかし、パターン化したプロセスの流れが悪かったり、長く同じやり方をしているとうまく効率化できません。
定期的に作業プロセスを見直して、より効率の良いやり方がないか、取り入れられるITテクノロジーがないかを確認しておきましょう。
大幅な作業効率アップを目指すなら、ロボットが自動的に作業をこなしてくれるRPAツールの導入がおすすめです。RPAツールはルーチーンワークが得意であり、人間とは比較にならないほどのスピードで作業できるからです。
ちなみに『BizRobo!』は、低コストから始められます。無料トライアルも実施しているので、RPAツールを体験してみたい方はぜひご活用ください。
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