【2023年最新】RPAとExcelマクロ(VBA)でできることを徹底比較！

RPAとExcelマクロ(VBA)

日本が少子高齢化社会を向かえる中、人材不足の対策として組織の業務効率化を検討している企業が増えてきています。そんな中、業務効率化の施策として、今まで人の手作業で行っていた定型業務を自動化するRPA（Robotic Process Automation）の導入、利活用が進んでいます。しかし、Excelマクロでも業務自動化が可能です。RPAとExcelマクロとの違いはどこにあるのでしょうか？

Excelのマクロ機能でプログラムを組むことで、手作業だと数日かかるような定型業務を自動処理してくれるなど、Excelマクロは上手く活用できればとても便利です。

RPAツールとExcelマクロはできることはとても似ています。RPAツールとExcelマクロの共通点は「パソコン上の定型作業を自動化する」ことを目的としていることです。RPAもExcelマクロも「パソコン上の作業を自動化」するツールだとすると、具体的にRPAツールとExcelマクロにはどのような違いがあるのか疑問を持つ方も多いようです。今回は、それぞれを比較しメリットや違いについて、事例も交えて解説していきます。

RPAとは

RPAとはRobotic Process Automationの略で、仮想知的労働者とも呼ばれています。RPAはPC上の作業手順をロボットに記憶させることで、繰り返し行われる業務を自動化することが可能になります。また、ほとんどのRPAツールはプログラミングが出来なくても、業務の自動化を行うことができます。RPAは金融はじめ小売業界、医療業界、不動産業界、製造業界、サービス業界、教育業界など様々な業界で利用され始めており近年注目を集めています。

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Excelマクロとは

Excelマクロは、コンピューターの操作を自動化するための機能です。マクロは、エクセルなどのソフトで行われた操作をプログラム言語に変換してプログラムとして記録します。こうして記録された操作は何度も繰り返し再現することができ、PC上の操作を自動化することができます。この際に、記録されるプログラムをマクロと言います。

VBAとは

VBAはVisual Basic for Applicationsの略で、Microsoftのアプリケーションの拡張機能です。

マクロはプログラム言語によって記述されますが、このプログラムを記述するための言語をVBAといいます。つまりVBAは、「便利なマクロ機能を構成するプログラミング言語」ということです。VBAは基本的にPCのローカルで動作することを想定した言語で、環境設定がほとんど必要ないため、プログラミング初心者でも比較的すぐに始めることが可能です。ちなみに、マクロやVBAと聞くとエクセルのイメージが強いですが、ワードやパワーポイントなどにも同じくマクロとVBAの仕組みが備わっており、それぞれ「Word VBA」、「PoworPoint VBA」と呼びます。

RPAとExcelマクロを徹底比較

ここまでRPAとExcelマクロ、VBAとは何かを解説しました。それぞれどういったものであるか、理解していただけたかと思います。それでは、ここからはRPAとマクロ・VBAの機能を比較していきたいと思います。

マクロはどうしてもVBAを扱えるスキルが必要であり、使えるアプリケーションが限られます。一方、RPAはマクロに比べ比較的設定等に高度な知識やスキルは必要ありません。そのため、使う上でのハードルは、マクロよりRPAの方が低いといえます。ただし、誤解して頂きたくないのはRPAを使用する上である一定の知識やスキルは必要だということです。

また、RPAの業務自動化の範囲は、VBAやマクロと比べて圧倒的に広いです。
それぞれのカバー領域は、
・RPA：パソコン内のすべての操作
・VBAによるマクロ：Officeアプリケーション内の操作
となっています。

RPAでできること

RPAは基本的にPC上の操作すべてを自動化することが可能です。

例えば、売上データを社内で利用しているWebアプリケーションに転記しなくてはならないとします。グラフ作成まではマクロでも同様にできますが、Webアプリケーションを起動して各項目に売上データを書き込むことはマクロにはできません。しかし、RPAはこのようなWebアプリケーションの操作も自動化が可能です。

エクセルシートに記載された移動ルートをブラウザで検索し、交通費を調べてエクセルシートに書き込むなどの複数アプリケーションを行き来する作業も自動化できます。

Webアプリケーションを用いた作業が増えている現在、マクロだけで作業を自動化することは難しいため、ウェブサイトを介した作業を考慮するとRPAはとても有用だと言えます。

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VBAでできること

基本的にマクロやVBAは、Officeアプリケーションやドキュメント内での操作に限定されます。例えば、Excel上の売上データを月次別にグラフにするという作業を自動化するとします。このとき、Excel上でグラフ形式を指定したり別のドキュメント上のデータを参照したりといった作業をマクロで自動化することができます。VBAはプログラム言語なので、Excelデータの処理中に別のドキュメントを参照するなどのOffice製品での自動化は可能となります。

現場向けはVBAよりもRPA!?

マクロやVBAは、比較的ITスキルが高い人であれば使いこなすことが可能ですが、そうでない人には習得することが難しいかもしれません。VBAは実行環境が簡単であるものの、実際はVB（Visual Basic）と同様の文法で記述されるプログラム言語であり、プログラミングスキルが必要となります。しかし、そういったスキルを習得している人は多くないため、業務現場の人がExcelマクロ使いこなすのは難しいと言えます。一方RPAは、高いITスキルが高くなくてもクリック操作で簡単に自動化のプログラムを作成することができる製品が多くあります。

また、RPAは作業手順のテンプレートも充実していて、プログラミングのスキルのない現場の人でも細かい業務の自動化・ロボットの修正調整が可能です。RPAを用いれば、プログラミングスキルを持つ人に業務が集中するという問題も起こりにくいというメリットもあります。

さらにRPAは、サーバー上で動作する製品もあり、サーバーは大量のデータを処理することを想定して作られているため、大量のデータも高速で処理することが可能です。
一方、Excelマクロはパソコン上で動作するものであり、大量のデータを処理すると処理速度が非常に遅くなるというデメリットがあります。
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関連ページ：サーバ型RPA BizRobo! Basic
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膨大なデータ処理はRPAが向いている

基本的にExcelマクロはPC上で動作するように設計されているものなので、PCのスペックによりデータ処理時間がどうしても影響してしまいます。どうしても、PCの機能レベルに依存してしまうため、一度に大量のデータを処理するとなると、大きな負荷がかかり低速化や時には完全にフリーズしてしまうこともあります。一方で、RPAは企業サーバーやクラウドで動作することが可能なため、膨大なデータもPCのスペックに依存せずに高速で処理することが可能となります。

次のセクションで具体的なRPAの業務適応事例をご紹介しますが、RPAは商品情報・顧客情報・申込書など、膨大な量のデータ処理を行うのに適しています。金融・通信・小売などの業界では、システムをまたいだデータを管理するのに使われています。審査や照会・顧客データ・在庫確認・売上データなど、大量のデータを必要とするバックオフィス系の業務に向いています。それでは具体的なRPAの業務適応事例をみていきましょう。

RPAの業務適応事例

積荷商品の情報を検索し、更新がある場合に情報を書き換える業務

■導入前の課題
・不定期に情報が更新されるサイトから情報収集を行いたい
・商品情報が更新されておらず、チェックが空振りに終わることが頻発していた
・チェックの対象が大量にあるため、長時間の作業がほとんどが無駄になっていた

■効果
RPAを導入後、以下の業務プロセスに改善することが可能となった
1. ロボットは定期的に商品情報掲載サイトを監視し、更新があるか確認
2. 更新のあった商品の画像を取得し、担当者に連絡
3. 担当者は報告用ファイルを作成し、関係者に送信

また、情報更新があった場合のみ、かつ更新された商品の情報のみ取得できるため大幅に業務時間が短縮可能になった。そのため、徒労に終わってしまう作業がなくなり、担当者のモチベーション向上に大きくつながった

住宅ローン申込書の入力業務

■導入前の課題
・住宅ローンの審査に時間がかかっておりユーザーの満足度が低く、場合によってはクレームが発生していた
・審査時間の短縮によってユーザー満足度を向上し、成約率を高めることを目的として業務を選定した
・審査データ確認/入力作業の負荷が非常に大きかった（1回の申込あたり200項目）
・住宅ローンの申し込み書は紙媒体で受け付けるため、生産性の向上が困難であった

■効果
・BizRobo! Document を用いて、紙書類のデータ化と審査手続きを自動化
・既存の業務フローにこだわらない柔軟な発想により、全体で大幅な工数削減を実現
・審査時間を大幅に短縮し、顧客満足度の及び成約率向上につながった

税務署から依頼される、顧客取引を照会する業務

■導入前の課題
・導入前は 7,300 件の 照会依頼が未処理のまま残っていた
・15人体制で取り組んでいるにもかかわらず、税務署からの依頼を迅速に対応できていなかった

■効果
・7000件以上残っていた未処理の照会依頼を2ヶ月で0件にすることができた
・全社で年間3500時間以上の余剰時間を創出
・担当者の数を15人から4人に削減し、人手が必要な他の部署に配置転換することができた

商品の納期見通しを通知する業務

■導入前の課題
・全国100拠でそれぞれ取引先（計2万社）を有しており、処理量が非常に多かった
・数100種類の商品の納期を日次で処理する必要があったため、業務担当者が電話対応などでカバーしていた
・納期回答書が取引先によって異なるケースがあり、そのため処理が煩雑になっていた

■効果
・年間200時間程度の余剰時間を創出
・日次で実施していた当業務の負担が例外パターンを除いてほぼゼロとなった
・従来多発していた入力ミスや回答への催促がなくなり、スピーディーに対応できるようになった

在庫の変動を複数サイトに反映する業務

■導入前の課題
・実店舗の在庫管理・販売を複数のECサイト経由でしており、1時間かけて在庫更新の作業を実施する必要があった
・頻繁に商品リストが更新されるため、更新作業のための担当者が常に付きっきりになる必要があった
・新たなECシステムの構築も検討したが、外部ベンダーへの依頼コストや実装までのスピード感を比較し、BizRobo! RPAを採用した

■効果
RPAを導入することにより、以下のステップで業務プロセスを自動化することが可能になった。
1. ロボットはECサイトの販売管理画面を参照し、売上情報を転記
2. 複数店舗の売上情報をエクセルに集約
3. 直前までの実店舗の在庫リストと突合し、差分を更新
4. ECサイトの販売管理画面で在庫情報を更新
5. ECサイトへの更新を確認

また、在庫更新業務は始業時に1時間をかけて担当者が実施していたが、作業負担がゼロとなり、更新を日次から1時間毎にすることができた。結果として、在庫情報Webサイトへの反映時間を大幅に短縮することが可能となった。

RPAを導入に向けて

RPAはサーバ型RPAやクライアント型RPA、クラウド型RPAなど様々なタイプのRPAがあります。社内の状況に応じて適切なRPAツールを選定することが重要です。また、導入はゴールではなくスタートです。社内のRPA推進体制準備からRPA教育までしっかり進めることがとても大切なポイントです。「BizRobo!」は無料のRPA体験ウェブセミナーから様々な手厚いサポートサービスまでご用意しております。

まとめ

本記事では、RPAとExcelマクロ・VBAでの自動化について比較してきました。RPAとマクロでは、自動化の対象となる領域、操作の簡単さ、処理速度など様々な違いがあります。今回ご紹介してきた通り、全体的な業務における業務プロセス改善や自動化という観点では、RPAの方が優れていると言えます。
RPAで業務改善をご検討中の方はBizRobo! RPAの無料トライアルを試してみるのも良いでしょう。
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