メディア RPA活用事例

新聞折込の仕分けに必要な情報を入力する業務

業種メディア

担当部署販売システム部

選定理由

・紙面が55種類あり、それぞれに折り込むチラシの種類が700～800種類あり、作業時間が膨大
・全て手入力で情報システムに入力するため、作業ミスがありミス防止の確認業務に人手がかかっていた

1. 自社の情報システムに折り込みチラシの情報が入力
2. 担当者は販売管理システムに情報を転記・入力
3. 業務システムに情報を転記・入力
4. 業務終了後、関係者にアラートを飛ばす

1. 自社の情報システムに折り込みチラシの情報が入力
2. ロボットは販売管理システムに情報を転記・入力
3. 業務システムに情報を転記・入力
4. 業務終了後、関係者にアラートを飛ばす

効果

・転記作業をロボットが代行することにより、年間で2000時間の余剰時間を創出
・転記ミスがなくなり、チェック作業員が別の仕事に時間を割けるようになった

商品掲載サイトからアフィリエイトリンクを作成する業務

業種メディア

担当部署マーケティング部

選定理由

・アフィリエイトリンクを策する商品リストが数百以上あり、手作業では到底不可能だった
・商品名とアフィリエイトリンクが不一致となるミスが発生しており、ダブルチェックに時間と人手が必要だった

1. アフィリエイトリンクするターゲット商品のリストを作成
2. 担当者はアフィリエイトサービスサイトに移行し、特定商品のURLの一部をコピー
3. アフィリエイトリンクを作成
4. アフィリエイトリンクを自社で扱うWebページに埋め込む

1. アフィリエイトリンクするターゲット商品のリストを作成
2. ロボットはアフィリエイトサービスサイトで、商品のページのURLの一部をコピー
3. アフィリエイトリンクを作成
4. 全ての商品のアフィリエイトページを作成し、リストを担当者に送付
5. 担当者は、アフィリエイトリンクを自社で扱うWebページに埋め込む

効果

・大量のリンクを、ミスなく一度に生成できるようになった
・担当者は情報収集以外の、Webページ改善に注力できるようになった

社員の残業時間を集計し、担当部署ごとにまとめて保存する業務

業種メディア

担当部署人事部

選定理由

・勤怠管理から社員データを抽出・並び替え・整理するフローが25手順以上あり、煩雑な業務だった
・約20の部署ごとに別々のデータをメールで送信する必要があり、担当者に負荷がかかっていた

1. 各社員が勤怠管理システムに自らの勤怠時間を入力
2. 担当者は残業時間を全て抽出
3. 残業時間データを並び替え、部署ごとにまとめる
4. 集計したデータをエクセルに保存し、各部署にメール送信

1. 各社員が勤怠管理システムに自らの勤怠時間を入力
2. 残業時間を全て抽出
3. 残業時間データを並び替え、部署ごとにまとめる
4. 集計したデータをエクセルに保存し、各部署にメール送信

効果

・全ての業務をロボットが代行し、担当者のストレス削減ならびに余剰時間の創出
・月に1回しか行わないイレギュラーな業務がなくなったため、担当者のスケジュール管理が楽になった

記事のネタ収集のため、数百のコンテンツ媒体からデータ収集する業務

業種メディア

担当部署製作部

選定理由

・毎日400～800もの媒体から情報を収集する必要があり、人手では非常に業務量が多い
・FTP, WEB, テキストデータ, メールなど、複数種類の媒体から収集数必要があり、全ての種類に対応できるRPA製品のBizRobo!に業務を任せるのが適していた

1. 担当者は複数の媒体から情報を収集
2. それぞれのデータ形式に合わせて転記やダウンロードを実行
3. まとめたファイルをデータベースに入力
4. 上記を毎日400～800媒体に対して実施

1. ロボットは複数の媒体から情報を収集
2. それぞれのデータ形式に合わせて転記やダウンロードを実施
3. まとめたファイルをデータベースに入力

効果

・あらゆる媒体からのデータ情報収集時間を大幅削減し、担当者を別業務にもアサインすることも出来るようになった

官公庁のWebサイトの新着情報を取得する業務

業種メディア

担当部署広報部

選定理由

・官公庁のWebページ毎にレイアウトや取得項目が異なるため、Webページ毎に情報取得マニュアルを作成する必要があり、煩雑だった
・新着情報を即座に顧客に提供する必要があり、24時間働くロボットの方が最適

1. 担当者は官公庁のWebサイトにアクセス
2. 所定のページをクリックし、記事タイトルや内容などをコピーし、社内のまとめ用ファイルに転記
3. PDFファイルなどがある場合、ダウンロードして所定の場所に保存
4. 上記操作を各Webページにおいて繰り返す

1. ロボットは官公庁のWebサイトにアクセス
2. 所定のページをクリックし、記事タイトルや内容などをコピーし、社内のまとめ用ファイルに転記
3. PDFファイルなどがある場合、ダウンロードして所定の場所に保存
4. 上記操作を各Webページにおいて繰り返す

効果

・データ情報収集にかかる時間を大幅に短縮し、顧客対応に多くの時間を割ける
・類似の業務に対しても、ロボットを微修正することで対応でき、関連業務だけで20体以上のロボットを複数部署に展開

配信前の記事内容をチェックする業務

業種メディア

担当部署顧客サービス部

選定理由

・記事内容(プレスリリース等)における顧客ごとの必須ワード、NGワードを目検で確認する必要があり、担当者のストレス過多となっていた
・毎月10000本以上の記事があり、顧客数も増大しており、業務量に対して人手が圧倒的に不足していた

1. ライターが記事を作成し、社内サーバーに格納
2. 担当者が記事を確認し、記事内容とワードリストを照合し、目で確認
3-1. 記事内容に不備がなければ、記事をチェック済みフォルダに格納
3-2. 記事内容に不備があれば、コメントをつけた上でライターに返却

1. ライターが記事を作成し、社内サーバーに格納
2. ロボットが記事を確認し、記事内容とワードリストを照合
3-1. 記事内容に不備がなければ、記事をチェック済みフォルダに格納
3-2. 記事内容に不備があれば、コメントをつけた上でライターに返却
4. 記事内容に不備がない場合、ロボットが記事を投稿

効果

・チェック業務の工数が大幅に削減し、余剰時間を活用し、さらなる顧客獲得につながった
・ロボットが行うとチェックミスがなくなるため、チェックミスによるクレーム防止につながった
・記事内容のチェックのみならず、記事の投稿まで一気通貫でロボットが代行できる

勤怠入力漏れをチェックし、入力依頼メールを送信する業務

業種メディア

担当部署人事部

選定理由

・勤怠入力チェック対象リストを逐一確認しながら入力依頼メールを送信するため、見間違いによるミスが発生していた
・量の多いルーティンワークだが、非常に単調なため担当者のモチベーション低下につながっていた

1. 担当者は勤務入力チェック対象リストを印刷
2. リストを確認しながら、勤怠システムに勤怠入力がされているか確認
3. 勤怠入力がなされていない場合、該当者に勤怠入力の依頼メールを送付

1. 担当者は勤務入力チェック対象リストを作成し、ロボットに設定
2. ロボットはリストを確認しながら、勤怠システムに勤怠入力がされているか確認
3. 勤怠入力をしていない該当者に勤怠入力の依頼メールを送付
4. 勤怠入力をしていない該当者のリストを担当者に送付

効果

・担当者は内容確認するのみで、入力漏れもなくなり、より正確な労働時間の把握につながった
・既存システムを変更することなく、実働4日でロボットを作成することができ、システム改修と比べて大幅に短期かつ安価な業務効率化を実現

1ヶ月間実施するイベントの有料チケットの販売実績を把握する業務

業種メディア

担当部署イベント事業部

選定理由

・夏に行われる期間限定イベントの有料チケットの販売実績を把握し、販売企画を検討していたが手作業では困難
・毎日必ず集計するため、いかに短時間で大量の販売実績を集計するかがカギとなっていた
・販売パターンが日々変化するため、稼働後も修正が容易に可能なBizRobo!で代行するのが適していた

・データ収集に非常に時間がかかっており、データ分析に注力できていなかった

1. ロボットは、POSレジ・チケットサービス・自動券売機・天気情報などのデータを収集
2. 販売経路が分かるようにデータベースに登録
3. 担当者は集められたデータを確認し、翌日の販売数予測や企画を検討

効果

・POSレジ・チケットサービス・自動券売機など複数の販売経路別にデータをまとめ、短時間かつ正確に分析ツールに入力できる
・1日1回しか行えなかったデータ分析のための定例会が、1日に何度もタイムリーに行える
・イベント中に業務フローが変化したが、BizRobo!の内容を書き換えることで迅速に対応できた