職員が申請した通勤手当の認定業務
選定理由
・職員が申請した通勤手当の金額が妥当かどうか、路線情報サイトを検索して確認する業務
・一件あたり20分時間がかかっており、かつ2000件ほどの量があるため、業務量が膨大だった
1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
2. 担当者は職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請内容が適切な通勤手当と乖離している場合、職員に連絡
1. 各職員は住所・最寄り駅・通勤手当の金額を申請
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡
2. ロボットは職員住所と職場勘の距離を確認
3. 最寄り駅を検索し、適切な通勤手当を決定
4. 申請された通勤手当が妥当かどうか判断
5. 担当者は申請内容が妥当でない場合、職員に連絡
効果
・1件あたりにかかる時間が20分から7分に短縮
・職員は一部だけを確認すればよく、業務負荷が大きく軽減
・サーバー実行できるため、この業務と並行して別の業務を行えたり、夜間や休日にロボットを稼働することで、担当者の業務時間を圧迫することなく導入できた
公共料金の支払い事務
選定理由
・公共料金には「早収料金制度」があり、期限内に支払いができないと料金が高くなってしまうため、すばやく伝票を作成しなければならないが、人力では多くの時間がかかっていた
・上記の点が担当職員にとって精神的なストレスとなっており、解消したいとの要望が大きかった
1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
2. 財務会計システムにログイン
3. システム上に情報を手入力
1. 担当者は市内の全ての部署から公共料金情報を収集
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力
2. 引き落とし情報のファイルをロボット専用のファイルに格納
3. ロボットはファイルを読み込み、財務会計システムにログイン
4. 財務会計システムに情報を入力
効果
・業務時間は年間100時間から50時間に変化し、50時間の余剰時間を創出
・「期日を気にする必要がなくなった」と、現場担当者からは定性的な評価を得た
・担当者の作業はエラーの確認のみとなった