貿易用の和文の書類を、海外の船会社用に英文に直す業務
選定理由
・複数の書類や対応表を一度に画面で開いて見比べる必要があるため、人力では対応しづらい業務だった
・時期によって業務量が増減するため、担当者のスケジュール管理が難しくなっていた
2. 日本語と英語を対応させたエクセルファイル(辞書として活用)を開く
3. エクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
※海外の船会社ごとにフォーマットが異なり、10数社に対して類似の業務がある
2. ロボットはエクセルファイルと照らし合わせながら、和文の書類内容を英文の書類内容に書き換え
3. ロボットは英文の書類を海外の船会社にメールで送付
効果
・ロボットが1週間で50枚の書類作成をミスなく代行できるため、担当者の余剰時間の創出につながった
・業務量が変動しても担当者に影響がないため、担当者のスケジュール管理に見通しが立ちやすくなった
客先納品書への必要事項を手書きする業務
選定理由
・レガシーなシステムを利用しており、作業を人手で行うと1件あたり1時間近くもの時間を費やしていた
・月に50件以上の件数があり、担当者は50時間以上を費やしていた
・PDFに注文書番号を手書きするなど、非システムかつ属人的な作業が残っていた
2. 納品書を印刷
3. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
4. 自社における注文番号をPDFに手入力
2. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
3. 自社における注文番号を納品書に記載
4. 担当者は納品書を印刷
効果
・以前は毎月50時間かかっていた業務が、数分で終了するようになった
・手書き要素がなくなり業務実行スピードも向上したため、顧客への対応が迅速に行えるようになった
案件管理情報を入力する業務
選定理由
・案件管理のための入力作業が10ステップ以上あり、時間がかかっていた
・案件ごとに入金や上司の承認作業があり、非常に煩雑だった
・業務が月末に集中し、担当者の業務時間を非常に圧迫していた
2. 案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 上司は承認する
2. ロボットは案件情報を基幹システムへ入力し、発注業務を行う
3. 仕入れ業務・売上計上・支払い手続きを行う
4. 担当者は確認し、上司は承認する
効果
・ロボットが業務の一部を代行することにより、担当者の業務量が5分の1になった
・月末に担当者の業務量が減り、受注獲得など売り上げ増大につながる業務を行えるようになった
自社のWebサービスにおける顧客アカウントを発行する業務
選定理由
・アカウント発行業務は顧客の要望ベースで随時発生し、営業担当に余計な工数がかかっていた
・アカウント発行に管理者権限が必要となり、管理者権限を有する社員が乱立し、困難だった
2. 担当者は申込データを顧客管理アプリに転記
3. 顧客管理アプリに登録後、アカウントが発行され顧客にメールで通知
2. ロボットは申込データを顧客管理アプリに転記
3. 顧客管理アプリに登録すると、アカウントが発行され顧客にメールで通知
効果
・アカウント発行がボタン一つで実行可能となり、営業担当の負担軽減
・管理者数が少なくなり、アカウント発行状況の把握と管理が容易になった
商品仕様の変更に伴い、契約情報を一括で変更する業務
選定理由
・8000件以上の処理数があり、システム登録と目視での確認に130時間かかっていた
・不定期かつ突発的に発生する業務であり、担当者は業務スケジュールの急な変更を余儀なくされていた
2. 受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
3. 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
4. ２～３の手順を件数分繰り返し
5. 入力後、ミスがないか再確認
2. ロボットは受注登録システムを開き、対象の会員コードを検索
3. 会員コードを選択し、契約情報を変更し登録
4. ２～３を件数分繰り返し
5. 作業完了の通知を担当者に送付
効果
・業務時間が130時間から10時間に減少し、担当者は最終確認のみで済むようになった
・以前は担当者が急いで行っていたためミスが発生していたが、人為的ミスがなくなった
・担当者が時間に追われることがなくなり、単純な作業ミスがなくなり、プレッシャーから解放された