通関手続きの補助を行う業務
選定理由
・製品発注から販売までのリードタイムを短縮し、売上アップにつなげたいというニーズがあった
・海外支社では通関手続きが煩雑で、効率化を阻害していた
・海外支社で展開する製品ラインナップが増加しており、通関手続きも比例して増加していた
2. 通関手続き用システムに入力
3. 最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力
2. 通関手続き用システムに入力
3. 担当者は最終確認し、上長が通関手続き内容を承認
4. 入力漏れ、ミスがあった場合に修正内容を入力
効果
・従来は最大500分かかっていた手続き時間を20分に短縮
・1日がかりで行っていた業務を確認/承認作業のみの5分に短縮し、担当者の余力が生まれた
・リードタイムが短くなったことで商品ラインナップの増加につながった
合計残高試算をチェックする業務
選定理由
・毎月末に複数にわたるシステムから製品データと補修部品販売データを抽出し合計残高試算表を作成する業務であった
・月末にシステムからのダウンロード処理が集中し、待機時間が長く拘束時間が長かった
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
2. 相手先別にデータを加工
3. テンプレートエクセルファイルに貼り付け
4. 作成した合計残高試算チェック資料を対象者にメール送信
効果
・ロボットが業務を全て代行し、年間100時間の余剰時間を創出
・データの加工・添付ミスを撲滅し、正確性も高めることが可能となった
収支資料を作成し、配信する業務
選定理由
・業務システムから工場の収支データをダウンロードするのに非常に時間がかかっていた
・人手で作業を行うと、長時間拘束されてしまい、精神的な負担が大きかった
・複数資料を複数の対象者に送信するため、資料の添付し忘れやメールの宛先間違いが発生していた
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
2. テンプレートのエクセルファイルにデータを貼り付け
3. 作成した収支チェック資料を対象者にメール送信
効果
・年間130時間の余剰時間を創出した
・単純作業かつ長時間の待機から担当者が解放された
・データの添付ミスがなくなり、業務の正確性も高められた
月次の連結決算業務
選定理由
・親会社が使用する連結決算システムに、決算を毎月入力する必要がある
・M&Aを繰り返してきたため、社内システムが複数混在している
・システム間連携するためには相当な時間とコストがかかるため、システム投資判断ができていなかった
2. 担当者はエクセルに転記
3. 転記したデータをエクセル上で突合し、連結決算システムに入力
2. 連結決算システムへの投入用データを作成
3. 担当者はデータをコピー＆ペーストし、連結決算システムに登録
効果
・毎月12時間かけていた業務だが、担当者は一度のコピー＆ペーストと最終確認のみで完結できるようになった
・納期が厳しいため、従来は残業ありきであったが、これがゼロになった
・残業抑制だけでなく、担当者の身体/精神的負担軽減にもつながった
各取引先に入金を行う業務
選定理由
・取引先から毎月段ボール一箱分にもなる紙の支払い明細書が届くため、毎月その処理に追われていた
・紙データのため、RPA（BizRobo!）単体で実施するのは不可能な業務であり、OCRとの組み合わせが必須であった
2. 各々の担当者ごとに入金処理
2. スキャン用担当者が支払い明細書をスキャン。
（OCRの認識率が低いものは担当者が明細書をチェックし手入力）
3. ロボットは入金処理を行う
効果
・全社で毎月260時間かけていた業務を35時間に短縮し、担当者の余剰時間を創出した
・BizRobo!×OCR の組み合わせで、紙のデータ化とルーティンワークの代行を同時に成功した
基幹システムからデータを収集し、販売見込みを予測する業務
選定理由
・膨大な基幹システムからデータを収集する必要があり、人手で行うには限界があった
・データの収集に労力がかかっており、肝心のデータ分析や予測に十分な時間を使えていなかった
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因を考慮し、 担当者が個々に情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。
※売上・マーケティング・季節などの様々な要因に対し、キーワード検索等を用いて自動で情報を収集する。
2. 別の担当者がデータを分析し、販売見込みを予測する。
効果
・年間720時間の余剰時間を創出した
・データの収集範囲を広げ、正確性も高めることが可能となった
・データ収集はロボットが代行し、人間は分析と予測に集中できるようになった
商品情報をWebサイトから収集し、登録する業務
選定理由
・従来アルバイトを年に2回、20名雇っていた業務
・作業量が多いため、一時的に専用の人員を雇うしかできなかった
2. 担当者は様々なWebページから、自動車やタイヤに関する情報を収集
3. 社内のデータベースに転記
4. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用
2. 社内のデータベースに転記
3. 商品企画や営業戦略の立案を行う担当者が使用
効果
・年間2100時間以上の業務時間削減を実現
・任意のタイミングでデータ収集を行えるようになった
・データ収集の「短サイクル化」が可能となり、商品や営業戦略への反映速度が上昇
輸出入用Webサイトに物品内容を登録する業務
選定理由
・月に30件ほどある業務だが、物品内容の登録項目が多く、手順が非常に煩雑だった
・単純な転記作業の繰り返しであり、ヒューマンエラーの発生や担当者のモチベーション低下につながっていた
2. Webサイトにアクセスし、1件ずつ物品情報を登録
3. 登録した内容にミスがないか十分に確認
2. ロボットはWebサイトにアクセスし、全ての情報を自動的に登録
3. 担当者が確認
効果
・月30時間かかっていた業務を1時間に短縮
・これまで「事務作業が膨大」という理由で断念していた案件を受注でき、新規顧客の獲得につながった
客先納品書への必要事項を手書きする業務
選定理由
・レガシーなシステムを利用しており、作業を人手で行うと1件あたり1時間近くもの時間を費やしていた
・月に50件以上の件数があり、担当者は50時間以上を費やしていた
・PDFに注文書番号を手書きするなど、非システムかつ属人的な作業が残っていた
2. 納品書を印刷
3. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
4. 自社における注文番号をPDFに手入力
2. 納品書に記載されている注文番号を自社の基幹システムに照会
3. 自社における注文番号を納品書に記載
4. 担当者は納品書を印刷
効果
・以前は毎月50時間かかっていた業務が、数分で終了するようになった
・手書き要素がなくなり業務実行スピードも向上したため、顧客への対応が迅速に行えるようになった
受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務
選定理由
・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
効果
・１部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減
出荷状況のお問い合わせ対応業務
選定理由
・出荷状況の問い合わせ対応が毎日5~10件あり、その都度業務が止まり作業者の負担が大きい
・問い合わせごとに物流部門に確認する必要があり、対応にかかる工数が増大していた
・問い合わせを行うのは主に得意の取引先のため、丁寧に対応する必要があった
2. 物流部門に出荷状況を問い合わせる
3. 出荷状況を確認
4. 出荷状況を得意先で電話にて連絡
2. 問い合わせ番号をメールにて受領、問い合わせ対象をリスト化
3. ロボットが社内システムにて問い合わせ番号を参照し、発送状況を取得
4. 取得した発送状況を得意先にメールにて連絡
効果
・問い合わせ対応にかかる工数が大幅に削減され、うんざりする業務から解放された
・ロボット導入にあわせて、既存の業務のやり方を変えるBPRも実施できた
・ロボット導入により、自社内での業務効率化につながったのに加え、得意先の満足度も向上
受注データを自社システムへ取り込み、納品書を出力する業務
選定理由
・ヒューマンエラーが発生した際に、製品の納入遅れにつながる事態が発生していた
・同様な業務へ水平展開できることを念頭に、ロボット化を目指した
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. ダウンロードしたデータと自社システムのデータから、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
2. ダウンロードしたデータを自社システムに転記
3. データを抽出・転記し、納品書を作成
4. 納品書を印刷し、社内担当者と顧客に送付
効果
・１部署のみで年間200時間の余剰時間を創出、今後全社へ展開する予定
・業務プロセスを見直し、ムダな業務フローを省くとともに、業務の標準化も促進
・業務担当者のストレスを大幅に軽減
社用車のドライブレコーダーの運行データをダウンロード・整理する業務
選定理由
・1,000台以上の社用車があり、各々の運転者が各週に時間を見つけてドライブデータをダウンロードしていた
・1,000台以上のデータを１つにまとめる必要があるため、非常に時間がかかっていた
2. 運転者はダウンロードしたデータと業務記録を社内のシステムに登録
3. 事務担当者はシステムのデータを集計し、部署や場所ごとに整理してまとめた報告書を作成
2. ロボットはサーバーから全てのデータをダウンロード
3. ダウンロードしたデータを部署や場所ごとに整理し、報告書を作成
4. 担当者は確認
効果
・年間1万4,000時間相当の余剰時間を創出
・もともと1,000人の運転者が行っていた作業を、１台のロボットで代行可能
・業務を全てBizRobo!が代行し、運転者と事務担当者はルーティンワークから解放
ハウスメーカーからの修理を受付する業務
業種製造
担当部署カスタマーサポート部
選定理由
・繁忙期と閑散期の受付数の差が2倍程度あり、時期によっては大幅に顧客への連絡が遅れていた
・FAXやWEB申し込みの転記作業に時間がかかり、対応スピードが鈍化し顧客満足度が低下していた
・顧客ごとに申込みのシステムが違うため、電子データであっても人がデータを転記する必要があった
※FAXの申し込みが80％、WEB申し込みが20％。
2. 担当者はサポート管理システムに申し込み内容を手入力・転記
3. 転記内容をもとに申し込み内容を各支社にメールで送信
4. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメールまたは電話で連絡
2. FAXの内容はOCRを用いて電子データに変換
3. ロボットは電子化された申し込み内容をサポート管理システムに転記
4. 電子化データの住所を判断し、各支社にメールを送信
5. 顧客に、申し込みを受け取った旨をメール送信
効果
・繁忙期に修理手配が遅くなることに不満があったが、受付スピードの向上により満足度が向上
・担当者は緊急性かつ柔軟性の必要な電話対応に多くの時間を使うことが可能となった
請求書の内容を経費として登録・印刷する業務
選定理由
・本来ならば項目を詳しく分けて経費登録を行いたいが、項目が多くなると人手では対応できないため、大まかな「外注費」「雑費」などの名前で登録していた
・このような状況だと明細登録を見ても内容が何も分からず、コスト分析業務が全く行えない
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
2. 請求書のデータをExcelに転記し、加工(行の入れ替えなど)
3. 請求書データの項目をまとめ、SAPに伝票として登録。
4. 請求書のデータとSAPに登録された伝票を突合し、ミスがないか確認し、伝票を印刷
効果
・業務時間が40時間から2時間に
・ロボットが代行することにより、項目数が膨大でも短時間で業務を遂行できるようになった
・明細登録の項目をより詳細に作成でき、詳細な伝票内容に基づいたコスト分析も行えるようになった
通信費請求書を社内システムに登録・伝票として印刷する業務
選定理由
・人間が入力内容を肉眼で確認するために、一度請求書を全てコピーする必要があったが、これに時間がかかりかつ紙資源もムダとなっていた。
・書類をデータ化する部分と、データを転記・修正する部分両方に時間がかかっており、OCRとBizRobo!の融合が適していると判断した。
2. 請求書をコピー機で複製
3. 請求書の内容を伝票としてSAPに登録
4. コピーした請求書とSAPの伝票の内容を肉眼で見比べる
5. 伝票を印刷
2. OCRにより請求書の内容をcsvとしてデータ化
3. ロボットは請求書データをSAPに伝票として登録
4. csv化した請求書とSAPの伝票データを突合し、不一致部分があれば担当者にアラートを送信
効果
・１件あたりの登録作業スピードが13倍になった
・業務全体の処理時間を22時間から2時間に
・OCRとBizRobo!を組み合わせることで、紙媒体に関わる業務でも一気通貫でロボットが代行可能
倉庫の在庫を編集する業務
選定理由
・毎日決まったタイミングで行うルーティンワークのため、スケジュール管理が可能なBizRobo!で業務を代行することが適していると判断
・時期によって業務量が変化するため、担当者の作業量も大きく変化し、この業務に束縛される時間を一定に保つためにもロボットによる代行を実施
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除
2. Excelファイルの内容を社内データベースに取り込む
3. データベースの「作業負荷ステータス」をもとに在庫不足か判断
4. 在庫不足の場合、データベースに不足であるという情報を更新
5. 在庫不足の部分について、SAPから情報を削除
効果
・在庫が状況を自動的に確認することができるようになった
・普段は定期的に稼働するようにしておいて、時期によっては稼働回数を任意で増やせる
過重労働の可能性がある社員の上司にメールを通知する業務
選定理由
・社内において勤怠管理が厳しくなったため出来た新しい業務だが、忙しくあまり手が付けられていない
・ルールベースかつスケジュールが完全に定まっている(金曜日に１回行う)業務のため、RPAに任せやすいと判断した
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 取りまとめた課ごとのデータを、各課の上司にメール送信
2. 各従業員の労働時間を確認し、過重労働の可能性を判断
3. 過重労働の可能性がある従業員のデータを課ごとに取りまとめる
4. 各課ごとの従業員の労働時間をグラフにまとめる
5. 取りまとめた課ごとのデータとグラフを、各課の上司にメール送信
効果
・これまで担当者が忙しく定期的に行えていなかったが、ロボットに代行させることで、必ず週1回業務を遂行できるようになった
・従来はまとめてデータを送付するだけだったが、従業員のデータをグラフにしたものも添付するようになったため、上司は部下の労働状況を一目で把握できるようになった
RPAの開発状況を週ごとに集計し、メールで通知する業務
選定理由
・RPAを社内全体に展開していくなかで必要となった業務
・他のプロジェクト管理にも応用が可能なため、プロジェクト管理ロボットの第一号として作成した
2. 担当者はデータを確認し、部門全体のための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信
2. ロボットはデータを確認し、部門全体に共有するための資料を作成
3. まとめたデータを関係者に一斉送信
効果
・週報をもとにRPA推進やロボット開発の状況を議論することが可能となった
・定例会議で情報共有の時間が短くなり、次のアクションプランを考える時間を増やすことが可能となった
・他のプロジェクト管理にも同様のロボットを導入できた
製品品質情報の管理業務
選定理由
・品質が落ちてはならない
・納品時期が決まっている中で品質管理担当者が必ずチェックし、品質担保のうえ納品する必要がある
・担当者の数は増やせない中で業務量は一時的に大きくなるためRPAを導入して負担を減らしたい
2. 品質管理担当者がシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果の中から、品質をクリアしていないデータ(製品)をピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付
2. ロボットがシステムからデータを抽出
3. 品質管理すべき対象データとシステム内のデータを照合
4. 抽出した結果から、品質をクリアしていないデータをピックアップ
5. 不適合なものをエクセル報告書としてまとめ、他部署に報告書を送付
効果
・作業に関わる工数削減
・品質向上に向けた新規施策提案・実現に注力でき、不適合製品の減少につながった
・データを簡単に可視化できるようになった
化粧品の原料の安全評価に関する業務
選定理由
・一つの商品あたり数十件の原材料があり、それぞれについて複数のデータベースを確認する必要がある
・評価基準をクリアしたものでないと既製品として出せないので、複数のデータベースから評価を何重にも行う必要があった
・人手をかけて行うことが必要なため、業務量の削減が課題であった
2. 国内外の公的なデータベースの検索対象のリストアップ
3. 原料をデータベースで検索し、情報抽出
4. 抽出したデータを社内データベースに登録
5. データベースに登録した内容をもとに安全性の評価を実施
2. ロボットが国内外の公的なデータベースの検索対象のリストアップ
3. 原料をデータベースで検索し、情報抽出
4. 抽出したデータを社内データベースに登録
5. 担当者がデータベースに登録した内容をもとに安全性の評価を実施
効果
・膨大な量の検索・情報抽出作業および安全評価に関わる情報収集工数の削減
・安全性評価に人的リソースを割くことにより、安全性の向上と担当者の負担減少に寄与
経理・財務・企業情報・購買システムの情報を出力し共有する業務
選定理由
・５種類の社内外のシステムを用いてデータを抽出・加工するため、システム間のデータの行き来が面倒
・既存のデータを一カ所に集めるだけの業務のため、社員がモチベーションを維持しにくい
・それぞれの作業は単純だが、複数作業を行うと煩雑になりマニュアルでは効率が悪くなる
2. 固定資産システムを起動し情報を抽出
3. 企業情報システムを起動し情報を抽出
4. 購買システムから情報をダウンロード
5. データを加工し、一つにまとめたファイルを作成し、アップロード
2. 固定資産システムを起動し情報を抽出
3. 企業情報システムを起動し情報を抽出
4. 購買システムから情報をダウンロード
5. データを加工し、一つにまとめたファイルを作成し、アップロード
効果
・マニュアルで行っていた業務全てをロボットに代行させることに成功
・5種類のシステムを用いる業務でも、多くのアプリケーションに対応可能なBizRobo!は全て代行可能で他部門でもRPAの活用が始まった
仕向け先特定業務
選定理由
・補給品版情報を自社内の基幹システムで管理しているが、仕向け情報はシステムで自動処理できない
そのため大量の情報を人間が目視で検索・転記していた
・品番は約65種類あり、検索パターンや検索量が膨大
・1日約8時間、月に160時間かかるほど業務量が多い
2. 補給品版情報をシステムからエクセルに転記
3. 調達優先順位情報をシステムからエクセルに転記
4. 確認結果に基づき、仕向け先情報を設定
2. 補給品版情報をシステムからエクセルに転記
3. 調達優先順位情報をシステムからエクセルに転記
4. 確認結果に基づき、仕向け先情報を設定
(エクセルで品番情報などをまとめ、作成)
効果
・全体業務の75％をロボットが代行し、人間の作業量は160時間→40時間に減少
・ロボットが代行することにより、ロボが稼働している間に担当者は別の仕事が行えるようになった
商社向け見積業務
選定理由
・取引が1か月あたり80件以上あり、人間が行うとミスが少なからず生じていた
・業務にかかる時間そのものは短いが、書類データの転記やメールの送付など細々とした作業が多く、ロボット化して従業員が他の業務に充てる時間を増やしたい
2. 見積書のデータを社内システムに入力・転記
3. 販売代理店へ受領通知のメール送付
4. システム処理の結果を目視で確認し、事務作業を行う
5. 代理店に見積通知メールを送付(転記作業)
2. 見積書のデータを社内システムに入力・転記
3. ロボットが代理店へ受領通知のメールを送付
4. 担当者がシステム処理の結果を確認し、ロボットが事務作業を行う
5. 代理店に見積通リメールを送付(転記作業)
効果
・この業務は月に30時間ほどかかっているが、ロボット導入後は6時間ほどに短縮が可能
・出力ミスがゼロになった